Son varios los beneficios de convertir un archivo físico en uno digital. Aquí enumeramos algunos de ellos:
CONSULTA DOCUMENTAL
Gran eficiencia en la consulta de documentos y expedientes.
Consultas simultáneas de documentos digitales por una gran cantidad de usuarios.
Incremento en la productividad del personal.
Las imágenes digitales pueden incorporarse a cualquier documento electrónico, sistemas y aplicaciones diversas o bases de datos, a diferencia del papel.
ARCHIVO FÍSICO
Reducción de las áreas de archivo físico y ahorros monetarios.
Reducción de riesgos por pérdida de documentos.
Ahorros en papel, tonners, copiadoras, impresoras, mobiliario de archivos, etc.
A diferencia del papel, las imágenes digitales no pierden nitidez, ni se dañan gradualmente con el paso del tiempo.
CAMBIO CULTURAL
Se elimina la cultura de las fotocopias y los archivos personales dentro del escritorio.
Se comparten los documentos digitales a través de la red o de CD´s, NO A TRAVÉS DE FOTOCOPIAS.
Se modifica el paradigma que decía que para tener información hay que atesorar papel.
SEGURIDAD
Acceso mediante clave personal con contraseña secreta.
Seguridad a nivel documento: los usuarios solo pueden ver los documentos para los que están autorizados
Para alcanzar estos beneficios los invitamos a conocer la funcionalidad de Digitalización de Trebol en el siguiente link.
