Existe una falta de control y organización en el flujo de pago de facturas de proveedores? Las facturas son perdidas, tiene muchos reclamos de proveedores, se pagan cuentas dos veces o de proveedores inexistentes, muchos recursos alocados en esta tarea? Entonces le sugiero continuar leyendo este artículo, puede ayudarle a encontrar la solución a esos problemas.

Resumamos a continuación las diferentes dificultades que enfrentan las empresas a la hora de gestionar facturas de proveedores.

Recepción distribuida

Las facturas llegan al sector de Pago a Proveedores por diversos medios. Los receptores o mesas de entrada de las facturas no siempre están bien identificados, o bien se encuentran distribuidos en las diferentes sucursales de la empresa, tornando un caos para unificar y enviar esa información para Pagos.

Diferentes formatos

Si la empresa no tiene formalizado el canal de ingreso de las facturas, estas acaban ingresando en diferentes formatos y medios (papel, PDF, imagen, mail, etc.). En la actualidad gracias al régimen de facturación electrónica, un 80% de facturas ya son digitales y en formato PDF. En breve esto va a tender a un 100%, lo que facilitará la implementación de una solución de IT.

Ingreso manual de datos

Una vez que las facturas son recepcionadas, en general son ingresadas a algún sistema o ERP de la empresa. Ese ingreso es realizado via Data-Entry, dedicando muchas horas de trabajo, y posibilitando errores en la carga.

Impresión para aprobación

Para la autorización de pago de las facturas, es muy común que ciertos sectores de la empresa impriman las facturas digitales para luego que sean firmados físicamente por los responsables de dichas compras. Si no son impresas, muchas veces son re-enviadas por mail. Lo que acaba sucediendo son facturas en papel en los escritorios, mails pasados por alto, y facturas sin pagar post su vencimiento.

Solución

Con Treboldocs, la empresa obtendrá en forma inmediata los siguientes beneficios:

• Unificar la entrada de facturas indicando una casilla de mail como input donde los proveedores deberán enviar las mismas en adjunto.
• Automatización de carga via OCR, evitando el trabajo de data-entry y posibles errores.
• Validación de facturas de proveedores, integrando con servicios de AFIP y otros.
• Gestionar el Workflow de aprobación previo e integración con el sistema ERP.  
• Tender a un escenario 100% digital, dejando de lado el papel y costos de impresión.
• Integración con medios de pago. 

Espero este resumen haya ayudado a conocer los puntos a atacar y despertado interés en conocer mas detalles de la solución Trebodocs.

Contáctenos para solicitar un DEMO, costos y otros detalles.

BrodyFriedman, compañía nacional líder y pionera en el desarrollo de fideicomisos inmobiliarios, confió en Trebol para gestionar de manera eficiente los circuitos de Pago a Proveedores y Cobranzas en forma integrada con el ERP Tango y los servicios provistos por los bancos con los que trabaja la empresa.

"Agilizamos la gestión de documentos para nuestros procesos de Cobranzas y Pago a Proveedores integrando Trebol al ERP Tango"

Diego Meilán, Gerente de Procesos BrodyFriedman

Pago a Proveedores

Mesa de entrada más eficiente. Reducción del papel. Gestión ágil de las facturas de proveedores

Las Facturas de Proveedores provienen de dos canales: correo postal, y mail en el caso de tratarse de facturas electrónicas.

Las Facturas provenientes por correo postal se comenzaron a digitalizar en mesa de entrada. Si bien en primera instancia esto puede parecer un costo extra son conocidas las ventajas de la digitalización en la oficina.

Las Facturas recepcionadas por Mail se incorporan al Gestor Documental Trebol de manera automática a través de reglas predefinidas sobre los asuntos de los correos. De esta manera se evitó la necesidad de imprimir facturas provenientes en formato digital.

El resultado del trabajo de la Mesa de Entrada pasó a ser íntegramente digital. La totalidad de Facturas se encuentran gestionadas y al alcance de cualquier usuario de la empresa, sin necesidad de tener que estar rastreando en expedientes físicos.

Gestión eficiente de las Facturas Pendientes de Pago. Integración con el canal de Pago a Proveedores de Santander Río

El Sector de Pagos interactúa diariamente con el tablero de tareas pendientes de Trebol, donde se detalla entre otras cuestiones los documentos Facturas Pendientes de Pago.

Los usuarios seleccionan que Facturas desean pagar, y Trebol se encarga de generar la interfaz de Pagos con Santander Río.

Esta interfaz de pagos es luego revisada y confirmada por un Supervisor de Pagos, en cuyo momento se realiza la integración con los Servicios Web del Banco.

Como resultado es posible conocer en cualquier momento los pagos pendientes y efectuados por rango de fechas, y además queda auditoría de quién imputo los pagos y en que momento.

Integración con el ERP Tango

Los registros de las facturas y correspondientes registros de pago se impactan sobre el ERP Tango desde el Trebol en forma automática, evitando así procesos de carga en ambos sistemas.

Cobranzas

Los pagos de los clientes son realizados en un 99% en el Banco, ya sea por depósito, transferencia o pago mediante la tarjeta SICE. Se requería contar con una herramienta que permita: dar visibilidad a los clientes de la deuda vencida y a vencer, generar alertas vía mail respecto a los pagos pendientes, generar automáticamente los recibos en las cuentas corrientes de los clientes en base a las interfaces provenientes de los Bancos. Todo esto en una única herramienta que permita gestionar el proceso, los documentos involucrados, y a su vez integrada al ERP Tango de la compañía.

Imputación automatizada de cobranzas en el ERP Tango y generación de Recibos

Se implementaron 3 acciones en Trebol para el procesamiento de extractos Banco Francés, procesamiento extractos Banco Santander, y procesamiento de interfaces SICE.

Estas 3 acciones dan como resultado documentos Cobranza en estado Recepcionado.

A partir de estos documentos Cobranza, la generación de los recibos en la cuenta corriente de cada cliente es automática, así como su integración con Tango.

Como resultado se tiene registro para cada lote de cobranza la interfaz que dió origen al mismo, y los recibos generados. Estos recibos pueden ser luego enviados por mail desde Trebol, o bien consultados por el Cliente final a través de un portal integrado al gestor documental.

Mailing para seguimiento de Cobranzas

Tomando la información de deudas vencidas y a vencer desde el ERP Tango, se implementó un proceso para envío de Mails hacia Clientes que sirve a modo de recordatorio de Próximos Pagos.

En el cuerpo de los mails se da un detalle de los próximos pagos a realizar, y un link que permite a los clientes ingresar a su Legajo Personal para consultar los siguientes Documentos:

• Avance de Obra
• Cuenta Corriente (Cuotas y Pagos)
• Pagos Emitidos

El sector seguros es un negocio complejo que se basa en probabilidades y en reglas de grandes números. En este sentido, se trabaja con un gran volumen de información para adecuar el precio del producto, diseñarlo y adaptarlo a las necesidades de los clientes.

Desde hace años, este sector ha sido consciente de la importancia que tiene para su desarrollo contar con un gestor documental, que le permita desde la contratación de una póliza en Internet hasta las relaciones directas con proveedores y clientes. Prácticamente todas las acciones se han visto modificadas gracias a la incorporación de soluciones tecnológicas, que ya no suponen un valor añadido diferenciador para estas compañías, sino que se han convertido en su herramienta de trabajo básica. El elevado nivel de aplicación de las TIC ha permitido, entre otros aspectos, aumentar la calidad del servicio ofrecido tanto a particulares como a empresas.

Conscientes de la importancia que representaba para las organizaciones contar con un software integral de gestión documental, en un primer momento y tal como era de esperar fueron las grandes empresas de este sector las que se sumaron a la apuesta de situar a las nuevas tecnologías como condición imprescindible para el desarrollo de su negocio, seguidas por las de un medianas y, posteriormente, por las pequeñas. En suma,  todas las compañías han centrado en estas plataformas de gestión documental su negocio.

De hecho, las direcciones de estas organizaciones han sido conscientes de que las inversiones en tecnología de gestión documental constituyen un beneficio al consolidarse como una herramienta clave para la gestión del negocio, ya que a través de ellas, se proporciona un mayor acercamiento a los clientes, agentes y proveedores y, de esta forma, se mejora también el servicio en global.

Fuente

Los invito a registrarse a Trebol y empezar a Digitalizar y Gestionar sus documentos en la Nube.

Conozca en la práctica todos los beneficios que una solución de Gestión Documental puede ofrecer a su empresa.

 Contar con un sistema de gestión documental implica las siguientes ventajas y beneficios:

• Mayor facilidad de recuperación de información y mayor acceso a la información
• Mayor accesibilidad y sencillez con respecto a la documentación de la empresa
• Mejor uso compartido, recurso para todos
• Ahorro de gasto en copias, duplicados, etc
• Ahorro de tiempo y dinero
• Reducción de espacio de almacenamiento
• Menor necesidad de trasladar los documentos
• Uso racional de los recursos
• Mayor control de la gestión
• Mayor productividad
• Mejora en los procesos
• Mayor seguridad de los documentos

Hoy más que nunca, los despachos de abogados están adoptando estrategias de recuperación de desastres (disaster-recovery) y la implementación de planes que permitan a su negocio sobrevivir a un incendio o desastre natural.

Southward Solutions mediante su gestor documental Trebol, ya ha ayudado a grandes y pequeñas firmas de abogados a hacer una transición sin problemas desde sistemas on-premise (instalados en los propios despachos), a la gestión de documentos en servidores en la nube.

Este cambio ha permitido a muchas firmas de abogados hacer más con menos - a aumentar la productividad, tener más movilidad, obtener mayor funcionalidad y al mismo tiempo mantener la seguridad, y tener un programa de recuperación de desastres incorporado.

La transición a la nube cuesta menos, requiere menos hardware, mantenimiento, añade verdadera movilidad y permite múltiples oficinas y que trabajadores remotos puedan colaborar y trabajar juntos en una única plataforma de gestión de documentos.

1. Recuperación de Desastres y Seguridad

Servidores almacenados en una habitación cerrada en el edificio no constituyen un entorno seguro, fiable, o redundante. ¿Puede su empresa continuar en pleno funcionamiento durante o inmediatamente después de un desastre natural o catástrofe ocurrido en su edificio?

Manteniendo su empresa en funcionamiento con redundancia de datos sin importar el clima, desastres naturales o daños físicos en los servidores de misión crítica, le da a su bufete de abogados una clara ventaja.

2. Menor coste total de propiedad (TCO)

Los sistemas basados ​​en servidores tradicionales, requieren que su empresa invierta en comprar, mantener y actualizar servidores, e incurra en los gastos de compra y mantenimiento del software. Estos servidores y software requieren personalización por un equipo técnico o tercera empresa de consultoría.

Con Trebol, no hay gastos de capital o fuerte desembolso en efectivo por adelantado. Como Software-as-a-Service verdadero (SaaS), nuestro servicio en la nube se ejecuta bajo un costo muy predecible por suscripción de usuario que se puede pagar mensual, trimestral o anualmente.

3. Características y funciones

Los sistemas basados ​​en servidores on-premise (en la casa del cliente) requieren actualizaciones constantes a la última versión del software y de este modo aumentan los gastos para mantenerse al día con la tecnología, ultimas funcionalidades y características de la aplicación.

Debido a que Trebol opera como un proveedor SaaS, actualizaciones que ofrezcen las ultimas características y funcionalidades adicionales se aplican en forma transparente y sin costo adicional para nuestros suscriptores.

Algunas de las características que Trebol incluye son: repositorio unificado; etiquetado de metadatos; integraciones MS Office, búsquedas, paneles personalizables, carpetas, gabinetes y bibliotecas, portales de extranet de clientes de colaboración, integracion con mail, seguridad integrada con Active Directory, aplicaciones móviles y el acceso a cualquier dispositivo, de escaneado e imagen, historial de documentos, registros de auditoría; informes administrativos actividad, y mucho más.

4. Quick Time-to-Value

Los sistemas internos basados ​​en servidor son costosos desde el principio, mucho tiempo para instalar y requieren de apoyo de una tercera empresa de consultoría.

El servicio Trebol permite la personalización OnLine, y se puede hacer en cuestión de horas después de lo cual la aplicación, la formación, y la migración de los datos en el sistema podria ocurrir en menos de un mes.

5. Una verdadera movilidad y soporte Multi-Oficina

En la mayoría de los sistemas basados ​​en servidores, la cualidades de movilidad y multi-oficina requieren de servidores adicionales y, posiblemente, un entorno Citrix o una conexión VPN, lo que añade otro nivel de complejidad y mas gastos asociados.

Como un servicio basado en web, Trebol está disponible desde cualquier dispositivo habilitado para Internet, en cualquier lugar del mundo, lo que elimina completamente la necesidad de conexiones virtuales, u otro sistema. Asi, Trebol permite a los bufetes de abogados con múltiples oficinas colaborar y trabajar juntos eficazmente juntos en una única plataforma de gestión de documentos.

Para conocer lo fácil que es dar el paso a la nube contáctese para coordinar una conferencia via Skype en vivo con uno de nuestros ejecutivos y asi poder discutir cómo nuestro servicio puede optimizar su tecnología y mejorar la práctica de su empresa.