Esta suele ser una pregunta muy frecuente a la hora de decidirnos y elegir una forma eficiente de organizar nuestro departamento interno.

Actualmente muchas empresas están utilizando Google Drive, o Dropbox, o mismo una carpeta compartida en la Red para gestionar archivos. Con gestionar me refiero a consultar, crear, editar, compartir, imprimir, enviar por e-mail, y cualquier otra tarea que se necesite realizar con un archivo.

Ahora bien, imaginemos cualquier empresa prestadora de servicios con varios vendedores. Cada vendedor llevando adelante sus ventas con diferentes clientes y trabajando sobre ese repositorio de archivos en la nube.

Se me vienen a la cabeza preguntas del tipo:

·        Tendremos una carpeta de archivos por cliente o una por cada proyecto? O un primer nivel de carpetas para diferenciar clientes y luego en un segundo nivel carpetas con los diferentes proyectos? 


·         Qué sucede si un vendedor crea una carpeta? Existirá alguna otra persona que posteriormente “ordene esas carpetas”? 


·         Quién puede crear nuevas carpetas? Cualquier vendedor? Solo supervisores? Se tiene un vendedor específico llamado “dueño" para gestionar cada cliente? 


·         Cómo consigo que un equipo de vendedores puedan trabajar al mismo tiempo sobre cierto proyecto?  


·         Si necesito buscar el contrato de una venta específica, como lo consigo? Busco por carpeta? Busco por nombre de archivo?

Todas estas preguntas se pueden responder y resolver teniendo soporte de un software que gestione archivos y que ofrezca otras funcionalidades. Ese software es un Gestor Documental.

Entonces, que puede ofrecer un Gestor Documental y cuáles son sus beneficios?

Gestionar documentos, no es solo gestionar archivos, sino poder gestionar cualquier tipo de información (formularios, documentos en papel, e-mails, archivos de cualquier tipo, etc.) y poder trabajar de forma colaborativa sobre las mismas.

Dejaremos de hablar de gestionar archivos, para pasar a hablar de gestión de documentos. Un documento no es más que una información en un cierto formato: formularios con campos diversos, documentos digitalizados, e-mails, archivos de cualquier tipo, etc. El software de Gestión Documental tiene que permitir gestionar cualquier tipo de documento. 

Cómo implemento en Trébol este escenario?

Aparece un concepto que nosotros consideramos clave y es PROCESO. Cualquier información relevante en una empresa está relacionada a un proceso específico. Entonces definir el proceso será el primer paso para agrupar las informaciones de forma adecuada.

Volviendo al ejemplo de la empresa con vendedores, definiremos que nuestro proceso es un Proyecto, y que dentro tendremos documentos típicos a gestionar tanto durante la pre-venta como posterior a la misma: Demanda, Propuesta Técnica, Propuesta Comercial, Contrato, Orden de Compra, Factura, Recibo.

Cuáles serán algunos de los beneficios:

Búsquedas:

• Ya no buscaremos archivos “sueltos” - Podremos buscar informaciones de procesos de venta por cualquier tipo de atributo: fecha, cliente, necesidad concreta.
• Buscar un contrato en particular también será trivial. Tendremos búsquedas implementadas por tipo de documento con los diferentes filtros por atributos definidos.

Organización:

• La información estará almacenada donde y como fue especificado.
• Todos los procesos tendrán la misma forma homogénea. 
• Las ventas tendrán todas las mismas estructuras de carpetas, sin depender de criterios arbitrarios a la hora de subir documentos. 


Colaboración:

• Definir un esquema de permisos para indicar cuales proyectos pueden ser visualizados y/o editados por vendedores específicos. 

• Compartir documentos con los clientes u otros vendedores. 


En resumen, implementar un Gestor de Documentos ordenará los departamentos de su organización y hará el día a día mucho más sencillo y eficiente.

Existirán procedimientos y reglas intrínsecamente implementadas sobre el software que mantendrán el orden documental en la ejecución de los procesos.

Comience hoy a gestionar sus procesos y documentos eficientemente. Contáctenos y un consultor se contactará para relevar su escenario y ofrecer una DEMO personalizada sin costo.

Árbol de Proceso 

Búsqueda de Documento Órdenes de Compra 

Vista de una Venta 

Uno de los pilares más valiosos de un Gestor Documental, es el modelado de procesos de negocio. Los procesos se modelan acorde a las necesidades de cada cliente.

Un proceso de negocio, dentro del marco de Trebol, es definido como una secuencia de actividades que deben ser ejecutadas para lograr un fin específico para la empresa.

En cualquier proceso de negocio (comercial, productivo, administrativo, selección de personal, etc.) la información generada y administrada durante la ejecución de sus actividades se encuentra consolidada en documentos (fichas, formularios, archivos, etc.). Trebol entiende por documento a la unidad de información de los procesos: imágenes, planillas de cálculo, formularios, correos electrónicos, etc.

Trebol se basa en la idea de flujo de trabajo interdocumental (workflow) para modelar cada proceso como un hilo de ejecución de acciones sobre documentos.

Para informar el avance de un proceso, Trebol maneja dos niveles de estados: estados a nivel proceso, y estados a nivel documento. Como ejemplo, para una Orden de Compra se podrían configurar los estados: “aprobada”, “rechazada”, mientras que para el proceso de Ventas en cuestión se podrán manejar estados: "Cotizado", "En producción", "Facturado".

Las acciones, las cuales son ejecutadas por un usuario o sistema externo que interactúa con Trebol, son las que provocan los cambios de estado en los documentos, y por consiguiente en el proceso en cuestión. 

A su vez, una acción puede implicar la ejecución automática de un conjunto de tareas previamente definidas en el proceso. Entre las tareas más comúnmente utilizadas se encuentran las de notificación vía mail, validaciones de negocio y modificación del estado del proceso en función del estado de los documentos que lo componen.

En los siguientes diagramas se pueden observar distintos casos de éxito de implementación de Trebol y como son funcionan los distintos elementos del proceso.

Proceso comercial para una fábrica de productos

En el mismo podemos ver un usuario, con un perfil asignado de vendedor o comercial, que acciona liberando un pedido para la producción de un producto. El documento con el pedido queda en un estado “pendiente” hasta que otro empleado, con un puesto de trabajo dentro del área técnica, acciona modificando el estado a “aprobado” o en su defecto lo pase a “rechazado” volviendo todo el proceso para atrás, teniendo que ser revisado.

A continuación el departamento de compras genera las órdenes de compra con los materiales requeridos para la producción, quedando las mismas en estado “pendiente” hasta la recibir los materiales de los distintos proveedores. Una vez que los mismos se encuentran disponibles para la producción, el pedido vuelve al área técnica, modificando el estado del pedido a estar “en producción”. Cuando finaliza la misma, se genera la orden para entregar el producto y cuando esto sucede, se modifica el estado del pedido a “entregado”. De este modo nos aseguramos que todos los documentos relacionados a un proceso queden organizados dentro del mismo, tanto para futuras eventualidades como para su consulta. 

A continuación se muestran algunos de los procesos documentales implementados en diferentes Casos de Éxito con Trebol.

Proceso de retención de productos en una empresa alimenticia

Proceso de carga de promociones en un hipermercado

Conozca mas detalles de Trebol, nuestra solución líder en workflows, cree su cuenta gratis para poder conocer los beneficios de tener sus documentos importantes organizados digitalmente. También puede acceder a nuestro canal de video para conocer otros funcionamientos de Trebol.

La seguridad es uno de los aspectos clave que debe tener bien cubierto cualquier Sistema de Gestión Documental. Dicho Sistema será el guardián de nuestro activo más valioso: nuestro know-how. No todo el mundo debería tener acceso a toda la documentación, y mucho menos, tener la capacidad de realizar determinadas acciones en determinados documentos.
 
Cuando hablamos de Seguridad no sólo nos referimos a la Seguridad Externa, es decir, al acceso de usuarios ajenos a la organización a nuestro sistema.

Es igualmente primordial mantener el control y seguridad internamente. Es importante contar con controles de acceso que permitan establecer de manera fácil y segura qué usuarios pueden acceder a la información. Y no sólo eso, una vez que el usuario está dentro del sistema, es importante establecer qué acciones puede llevar a cabo y dónde. Cuanto mejor definidos estén estos controles de accesos y privilegios mayor será el grado de seguridad del que dispondremos. Es deseable disponer de permisos y controles a nivel de carpeta y de usuario.

En Trebol se ha planificado la seguridad del software contemplando cómo proveer un sistema que sea seguro y al mismo tiempo nos de la tranquilidad de saber que los empleados pueden manejarse con amplía libertad dentro de los permisos otorgados.

Mediante un esquema de autenticación y autorización basado en usuarios y roles, se permite controlar el acceso de los diversos usuarios a la información y funcionalidades correspondientes. Cada documento va a tener asignado un conjunto de roles para los cuales se permite el acceso y/o modificación de su contenido (escritura o sólo lectura). 

A su vez, las acciones definidas en el workflow se encontrarán accesibles únicamente para aquellos roles a los cuales se otorgue permiso, por lo que un usuario con un rol determinado, como puede ser un empleado del Área de RRHH, podrá acceder a los documentos del área, pero seguramente no cuente con los permisos para ver y/o modificar facturas del proceso documental Ventas. 

Trebol ofrece los siguientes mecanismos de seguridad:

·         Autenticación: se ingresa a Trebol mediante un login basado en usuario y contraseña.

·         Autorización basada en Perfiles: Cada usuario tendrá asignado un conjunto de perfiles acorde a las actividades que realice.

o    Acceso por Proceso Documental: Implemente diferentes procesos documentales y mantenga el control de que área trabaja con cada uno de ellos. Ej.: RRHH, Facturación, Compras, etc.

o    Acceso por Documento: Proteja la información sensible, logrando que cada documento pueda ser visualizado solo por las personas indicadas. Cada documento se encontrará protegido por perfil según se lo clasifique en prohibido, lectura o escritura.

o    Acceso por Atributo: el mayor nivel de granularidad del esquema de seguridad está definido a nivel atributo/índice de un documento. Así un determinado perfil podrá modificar un dato clave de un documento, mientras que otro solo podrá tener acceso de lectura. Ej. Atributo Sueldo Neto del documento Recibo de Haberes de un proceso documental del área de RRHH.

                  o    Autorización por actividad: Seleccione los perfiles responsables de ejecutar cada una de las                            actividades definidas en los workflows de sus procesos.

Conozca mas detalles de Trebol, nuestra solución líder en gestión documental, cree su cuenta gratis para poder conocer los beneficios de tener sus documentos importantes organizados digitalmente. También puede acceder a nuestro canal de video para conocer el funcionamiento de Trebol.

No hay dos clientes iguales y no hay dos proyectos iguales. Pero sí hay algunas “reglas” o normas más o menos evidentes que debemos tener en cuenta. Me gustaría tratar de resumir las más importantes muy brevemente. Seguramente me deje alguna, pero voy a tratar de encontrar las 10 más importantes. El orden no implica mayor o menor importancia.

1.- No empieces si no estás convencido. Digitalizar 100 ó 200 documentos es relativamente rápido y sencillo, pero si vas a escanear 10.000 documentos en los próximos meses más vale que estés “concienciado”. Es un trabajo sencillo pero laborioso y no hay atajos. Lleva tiempo.

2.- Busca el momento adecuado. Conforme vas creando tu base de datos documental empezarás a ganar tiempo en la consulta de los documentos, pero esto no ocurre hasta que llevas bastante tiempo alimentando el archivo digital. Al principio es un trabajo adicional, por lo que más vale que lo afrontes cuando tengas cierto tiempo libre en tu jornada diaria.

3.- Cómprate un buen escáner. Desconfía de equipos muy baratos que luego se atascan continuamente. Por supuesto nada de escáneres de cristal, son insoportables para documentos de varios folios y doble cara. Y mas aún si tienes decenas de miles de documentos. Existen marcas con buenos escáneres como Fujitsu son perfectos, o Kodak.

4.- Nada de multifunciones. Mejor varios escáneres pequeños (y baratos) que uno muy grande (y muy caro).

5.- Cómprate monitores grandes. De 22 pulgadas, o mejor aún de 24. Son muy baratos para el rendimiento que dan. Te permiten ver dos páginas en tamaño real y eso es un ahorro impresionante de tiempo cuando manejas cientos de documentos. Los vas a amortizar en pocas semanas.

6.- Organizate antes de empezar. Me refiero a la estructura de carpetas (o similares) en las que vas a clasificar los documentos. Es un trabajo muy importante y que se puede y debe realizar antes de empezar a digitalizar. Revisa tu estructura actual de carpetas de Windows y la del resto de compañeros de la empresa. La del servidor. Tu correo electrónico… Con todo ello, crea un borrador en Excel y revísalo de nuevo hasta que te convenza. Solo entonces empieza a digitalizar y archivar los documentos en esta estructura lógica.

7.- Distingue el archivo “vivo” del “histórico”. Con histórico me refiero a los documentos que apenas consultas y que solo conservas “por si acaso” necesitas acceder a ellos en el futuro. El enfoque, la forma de digitalizarlos y clasificarlos, es bastante diferente. Además, puedes dividir el trabajo en diferentes “fases” y esta es la primera división.

8.- Delega. Si no tienes tiempo ahora, para tu trabajo actual, aún menos vas a tener tiempo para hacer tu trabajo y digitalizar documentos. Es fácil encargar a otra persona que digitalizce determinados tipos de documentos, sobre todo del archivo “histórico”. Seguro que en la empresa hay alguien que puede ir digitalizando las facturas, o contratos antiguos, o recibos del banco… sin que afecten al trabajo de los demás.

9.- Subcontrata. Si el volumen es muy alto, no lo intentes con tus propios medios. Aunque las empresas de digitalización te van a cobrar por hacer este trabajo, el que lo hagas con el personal propio de la empresa también tiene un coste. Salvo que tengas personas desocupadas (parcialmente se entiende) plantéate darle un primer empujón al archivo con una empresa especializada. Puede ser necesario para arrancar el proyecto y alcanzar una masa crítica de documentos digitalizados.

10.- Instala un buen programa de gestión documental. Esto es lo último, pero quizás lo más importante. Gestionar decenas de miles de documentos es sencillo técnicamente, pero hacerlo bien, de una forma ágil, rápida… no es tan fácil. No elijas el software sin ver una demostración y tener claro que te va a ayudar en tu trabajo diario, y no lo contrario. Hay algunos programas tan malos que en vez de aumentar la productividad de la empresa se convierten en una auténtica carga.

Conozca mas detalles de Trebol, nuestra solución líder en digitalización y gestión documental, cree su cuenta gratis para poder conocer los beneficios de tener sus documentos importantes digitalizados. También puede acceder a nuestro canal de video para conocer el funcionamiento de Trebol.

Fuente

Es importante tener un sistema de gestión documental, aunque a primera vista puede parecer que no tenga que ser uno de los puntos de mayor importancia para su empresa.

Sin embargo, las ventajas que aporta nos muestran que es un beneficio importante obtener un sistema de gestión documental en el que todos los documentos de la empresa estén controlados y centralizados.

Es muy posible que su empresa realice operaciones en diferentes países con muchas tareas diferentes. En estos casos, es absolutamente necesario que su empresa tenga algún tipo de organización de sus documentos.

Hoy en día, casi todas las empresas tienen que trabajar con una gran cantidad de documentación. Con el fin de gestionar la gran cantidad de documentos y la información, es una ventaja muy importante contar con un sistema de gestión documental eficiente que permita un fácil almacenamiento y búsqueda rápida, junto con instalaciones de recuperación eficientes.

Con un sistema de gestión documental, puede personalizar también los documentos de salida de la empresa como: las facturas electrónicas, formularios y otros documentos. Todo integrado en el mismo sistema de gestión documental con el que podrá configurar las tareas de los documentos tanto de entrada como de salida de su empresa.

Otra ventaja importante de la gestión documental está en la personalización y seguridad de los datos críticos en documentos o en cualquier otra forma de información. Por ello, la gestión documental es de suma importancia para los ejecutivos y gerentes sobrecargados de tareas y siempre en busca de la manera más eficiente, más inteligente y más rentable de gestionar sus trámites y hacer la administración más flexible.

El sistema de gestión documental le proporciona un portal web (intranet) con acceso desde el navegador para poder acceder a todos los documentos, registros de la empresa y cualquier otro tipo de información. El sistema se acerca al entorno de la oficina sin papel por lo que es más fácil y económico obtener sus documentos y archivos del negocio y otra información archivada.

La gestión documental se ha vuelto casi indispensable en los bufetes de abogados debido a la enorme cantidad de papel generado. Con el sistema de gestión de documentos legales en su lugar, los abogados son capaces y obtienen una ventaja competitiva al gestionar mejor sus casos. La automatización de documentos para bufetes de abogados beneficia la administración eficiente de toda la documentación en papel.

El sistema no sólo captura y almacena los documentos legales escaneados, sino también los integra de una manera única. De esta manera, se convierte en muy fácil la tarea de obtener los documentos con solo unos clics.

Sin embargo, la importancia y los beneficios de la gestión documental no terminan aquí, sino que también nos permite organizar y recuperar documentos a través de consultas personalizadas y ofrece una manera eficiente de acceder a todos los documentos de la empresa con facilidad.

A nivel de la integración de la información, no solo se pueden obtener los documentos mediante un escáner, el sistema también permite importar archivos PDF de Adobe, ficheros que le lleguen por correo electrónico y hasta puede integrar los fax recibidos en el sistema.

Los Documentos y su importancia para las empresas. Algunas preguntas que debería realizarse cualquier empresa.

·         ¿Qué información (archivos o documentos) necesitamos para administrar nuestra empresa?

·         ¿Qué forma es la mejor para nuestro negocio, para almacenar cada tipo de información?

·         ¿Cómo podemos identificar y recuperar los documentos cuando sea necesario?

·         ¿Somos coherentes en nuestros sistemas, con nuestros metadatos y la clasificación de los documentos?

·         ¿Cuál es el tiempo de retención oficial que necesita cada clase de información?

·         ¿Cuál es nuestra política de destrucción de los archivos de información?

·         ¿Cuál sería el resultado de un fallo de los sistemas que contienen los datos, información y documentos de la empresa, y cómo se hace frente a esta situación?

·         ¿Cómo de seguros son nuestros datos, documentos e información importante?

·         ¿Cómo de ampliable y duradera en el tiempo es nuestra solución de gestión de documentos?

·         ¿Estamos seguros de cumplir con nuestras obligaciones legales y reglamentarias con respecto a nuestro archivo de documentos y la gestión de los mismos?

Infórmese de las soluciones en gestión documental para empresas que desde el Trebol podemos ofrecerle, mediante nuestro formulario de contacto. También puede acceder a nuestro canal de video para conocer como funciona Trebol.

Fuente