¿Software de Gestión Documental o Google Drive?

Esta suele ser una pregunta muy frecuente a la hora de decidirnos y elegir una forma eficiente de organizar nuestro departamento interno.

Actualmente muchas empresas están utilizando Google Drive, o Dropbox, o mismo una carpeta compartida en la Red para gestionar archivos. Con gestionar me refiero a consultar, crear, editar, compartir, imprimir, enviar por e-mail, y cualquier otra tarea que se necesite realizar con un archivo.

Ahora bien, imaginemos cualquier empresa prestadora de servicios con varios vendedores. Cada vendedor llevando adelante sus ventas con diferentes clientes y trabajando sobre ese repositorio de archivos en la nube.

Se me vienen a la cabeza preguntas del tipo:

· Tendremos una carpeta de archivos por cliente o una por cada proyecto? O un primer nivel de carpetas para diferenciar clientes y luego en un segundo nivel carpetas con los diferentes proyectos?  

· Qué sucede si un vendedor crea una carpeta? Existirá alguna otra persona que posteriormente “ordene esas carpetas”?  

· Quién puede crear nuevas carpetas? Cualquier vendedor? Solo supervisores? Se tiene un vendedor específico llamado “dueño" para gestionar cada cliente?  

· Cómo consigo que un equipo de vendedores puedan trabajar al mismo tiempo sobre cierto proyecto?  

· Si necesito buscar el contrato de una venta específica, como lo consigo? Busco por carpeta? Busco por nombre de archivo?

Todas estas preguntas se pueden responder y resolver teniendo soporte de un software que gestione archivos y que ofrezca otras funcionalidades. Ese software es un Gestor Documental.

Entonces, que puede ofrecer un Gestor Documental y cuáles son sus beneficios?

Gestionar documentos, no es solo gestionar archivos, sino poder gestionar cualquier tipo de información (formularios, documentos en papel, e-mails, archivos de cualquier tipo, etc.) y poder trabajar de forma colaborativa sobre las mismas.

Dejaremos de hablar de gestionar archivos, para pasar a hablar de gestión de documentos. Un documento no es más que una información en un cierto formato: formularios con campos diversos, documentos digitalizados, e-mails, archivos de cualquier tipo, etc. El software de Gestión Documental tiene que permitir gestionar cualquier tipo de documento.

Cómo implemento en Trébol este escenario?

Aparece un concepto que nosotros consideramos clave y es PROCESO. Cualquier información relevante en una empresa está relacionada a un proceso específico. Entonces definir el proceso será el primer paso para agrupar las informaciones de forma adecuada.

Volviendo al ejemplo de la empresa con vendedores, definiremos que nuestro proceso es un Proyecto, y que dentro tendremos documentos típicos a gestionar tanto durante la pre-venta como posterior a la misma: Demanda, Propuesta Técnica, Propuesta Comercial, Contrato, Orden de Compra, Factura, Recibo.

Cuáles serán algunos de los beneficios:

Búsquedas:

Ya no buscaremos archivos “sueltos” - Podremos buscar informaciones de procesos de venta por cualquier tipo de atributo: fecha, cliente, necesidad concreta.
Buscar un contrato en particular también será trivial. Tendremos búsquedas implementadas por tipo de documento con los diferentes filtros por atributos definidos.

Organización:

La información estará almacenada donde y como fue especificado.
Todos los procesos tendrán la misma forma homogénea.
Las ventas tendrán todas las mismas estructuras de carpetas, sin depender de criterios arbitrarios a la hora de subir documentos.

Colaboración:

Definir un esquema de permisos para indicar cuales proyectos pueden ser visualizados y/o editados por vendedores específicos.  
Compartir documentos con los clientes u otros vendedores.

En resumen, implementar un Gestor de Documentos ordenará los departamentos de su organización y hará el día a día mucho más sencillo y eficiente.

Existirán procedimientos y reglas intrínsecamente implementadas sobre el software que mantendrán el orden documental en la ejecución de los procesos.