Esta suele ser una pregunta muy frecuente a la hora de decidirnos y elegir una forma eficiente de organizar nuestro departamento interno.

Actualmente muchas empresas están utilizando Google Drive, o Dropbox, o mismo una carpeta compartida en la Red para gestionar archivos. Con gestionar me refiero a consultar, crear, editar, compartir, imprimir, enviar por e-mail, y cualquier otra tarea que se necesite realizar con un archivo.

Ahora bien, imaginemos cualquier empresa prestadora de servicios con varios vendedores. Cada vendedor llevando adelante sus ventas con diferentes clientes y trabajando sobre ese repositorio de archivos en la nube.

Se me vienen a la cabeza preguntas del tipo:

·        Tendremos una carpeta de archivos por cliente o una por cada proyecto? O un primer nivel de carpetas para diferenciar clientes y luego en un segundo nivel carpetas con los diferentes proyectos? 


·         Qué sucede si un vendedor crea una carpeta? Existirá alguna otra persona que posteriormente “ordene esas carpetas”? 


·         Quién puede crear nuevas carpetas? Cualquier vendedor? Solo supervisores? Se tiene un vendedor específico llamado “dueño" para gestionar cada cliente? 


·         Cómo consigo que un equipo de vendedores puedan trabajar al mismo tiempo sobre cierto proyecto?  


·         Si necesito buscar el contrato de una venta específica, como lo consigo? Busco por carpeta? Busco por nombre de archivo?

Todas estas preguntas se pueden responder y resolver teniendo soporte de un software que gestione archivos y que ofrezca otras funcionalidades. Ese software es un Gestor Documental.

Entonces, que puede ofrecer un Gestor Documental y cuáles son sus beneficios?

Gestionar documentos, no es solo gestionar archivos, sino poder gestionar cualquier tipo de información (formularios, documentos en papel, e-mails, archivos de cualquier tipo, etc.) y poder trabajar de forma colaborativa sobre las mismas.

Dejaremos de hablar de gestionar archivos, para pasar a hablar de gestión de documentos. Un documento no es más que una información en un cierto formato: formularios con campos diversos, documentos digitalizados, e-mails, archivos de cualquier tipo, etc. El software de Gestión Documental tiene que permitir gestionar cualquier tipo de documento. 

Cómo implemento en Trébol este escenario?

Aparece un concepto que nosotros consideramos clave y es PROCESO. Cualquier información relevante en una empresa está relacionada a un proceso específico. Entonces definir el proceso será el primer paso para agrupar las informaciones de forma adecuada.

Volviendo al ejemplo de la empresa con vendedores, definiremos que nuestro proceso es un Proyecto, y que dentro tendremos documentos típicos a gestionar tanto durante la pre-venta como posterior a la misma: Demanda, Propuesta Técnica, Propuesta Comercial, Contrato, Orden de Compra, Factura, Recibo.

Cuáles serán algunos de los beneficios:

Búsquedas:

• Ya no buscaremos archivos “sueltos” - Podremos buscar informaciones de procesos de venta por cualquier tipo de atributo: fecha, cliente, necesidad concreta.
• Buscar un contrato en particular también será trivial. Tendremos búsquedas implementadas por tipo de documento con los diferentes filtros por atributos definidos.

Organización:

• La información estará almacenada donde y como fue especificado.
• Todos los procesos tendrán la misma forma homogénea. 
• Las ventas tendrán todas las mismas estructuras de carpetas, sin depender de criterios arbitrarios a la hora de subir documentos. 


Colaboración:

• Definir un esquema de permisos para indicar cuales proyectos pueden ser visualizados y/o editados por vendedores específicos. 

• Compartir documentos con los clientes u otros vendedores. 


En resumen, implementar un Gestor de Documentos ordenará los departamentos de su organización y hará el día a día mucho más sencillo y eficiente.

Existirán procedimientos y reglas intrínsecamente implementadas sobre el software que mantendrán el orden documental en la ejecución de los procesos.

Comience hoy a gestionar sus procesos y documentos eficientemente. Contáctenos y un consultor se contactará para relevar su escenario y ofrecer una DEMO personalizada sin costo.

Árbol de Proceso 

Búsqueda de Documento Órdenes de Compra 

Vista de una Venta 

El pasado 5 de noviembre hemos realizado
un éxitoso webinar con más de 50 asistentes.
El mismo fue coordinado por el Ingeniero Martin
de la Rosa, quien para esta ocasión, trató la temática "
Cómo administrar eficientemente el Sistema
de Gestión de Calidad de su empresa".

Dentro del mismo se abordaron las distintas problemáticas que enfrentan las empresas al
administrar y mantener actualizado un Sistema
de Gestión de Calidad, y un enfoque de solución
mediante la implementación del Gestor Documental Trebol.

Repositorio Documental SGC

·         Cómo implementar un repositorio de documentos para el SGC facilitando su acceso y consulta.

·         El ciclo de Edición-Revisión-Publicación de los documentos.

·         Edición y versionado en línea de documentos Microsoft Office

Proceso de Registro y Tratamiento de incidencias

·         Deje a un lado papeles, planillas y/o métodos ad-hoc. Sistematice el alta y tratamiento de Observaciones,    Oportunidades de Mejora y No Conformidades.

·         Planificación con asignación a responsables y vencimientos de ejecución.

·         Verificación del tratamiento y cierre de incidencias.

Implementación de un Proceso Principal de ejemplo alcanzado por la Norma

·         Paso a paso la configuración del Proceso Principal de Toma de Pedidos y Generación de Ordenes de Servicio.

·         Registros de auditoría de acciones de cada responsable.

·         Integración de mails con el cliente.

·         Tablero de control con los pedidos discriminados por estado.

Ya sea que su empresa se encuentre en proceso de certificación o renovación de alguna norma de Calidad, o bien simplemente pretenda hacer más eficientes sus procesos, Trebol se convertirá en la herramienta de software que le hará el día a día más fácil y controlado. 

Las certificaciones ya no representarán esfuerzos extras para ordenar y poner al día los registros exigidos por la norma. Al implementar Trebol, los registros irán siendo almacenados en forma natural y ágil por todos en su empresa. 

Mantener los registros del SGC actualizados día a día aportará valor a su empresa para la toma de decisiones y es una de las principales razones del porque implementar Trebol.

Si lo desea, a continuación puede ver online el video con el webinar completo, incluyendo las consultas del auditorio. 

Becha S.A., empresa argentina dedicada a la señalización vial, reconocida por su cumplimiento con las normas de calidad, se encontraba con la necesidad de gestionar de manera más eficiente su proceso operativo principal. La empresa cuenta con la particularidad de poseer puntos de distribución a lo largo todo el país, por lo que era imperativo optimizar el acceso desde múltiples lugares a la documentación clave de su proceso operativo. Así, para poder alcanzar nuevos estándares operativos depositó su confianza en Trebol.

Actualmente en la etapa pre-productiva, los usuarios ya se encuentran percibiendo:

       ·         El beneficio de  almacenar y administrar sus flujos de trabajo,

      en un único lugar con acceso distribuido.

·         Optimizar tiempo en la búsqueda de mails y documentos.      

·         Incluso despreocuparse por el olvido de vencimientos claves.

Por otro lado, la gerencia ahora puede detectar de manera ágil quién es el responsable de cada tarea, así como asignarlas a otro operador o delegarlas, evitando dejar las mismas inconclusas. Con Trebol no quedan documentos archivados en el fondo del cajón, ya que cuenta con plazos de ejecución y alertas para las tareas claves. Cada empleando está informado continuamente de sus  tareas pendientes, aumentando notoriamente la productividad de la empresa.

Ligado a las normas de calidad certificadas por la empresa, Trebol pasa a jugar un papel preponderante ya que permite:

·         Automatizar los procesos del negocio estableciendo workflows de trabajo para todas las áreas de la empresa.

·         Reducir significativamente los costos de papel, impresión, medios físicos y tiempo del personal. 

·         Ayudar a cada empleado a comprender la función que desempeña dentro de la organización, por lo que influye positivamente en el compromiso de cada uno con el sistema de gestión de calidad.

·         Lograr centralizar toda la documentación del SGC (Manual de Calidad, Procedimientos, etc.) en un único repositorio WEB permitiendo el acceso fácil e inmediato a todos sus empleados y terceros.

·         Definr alertas frente a fechas límites de tratamientos a no conformidades u oportunidades de mejora

·         Evaluar continuamente el sistema de gestión de calidad.

Agradecemos a Becha S.A. la elección de Trebol para gestionar y optimizar sus procesos de trabajo, e invitamos a las empresas a que nos contacten para asesorarlos en alcanzar los mismos logros.

El aseguramiento de la calidad – regulado por las normas ISO 9000- comporta, entre otros aspectos, importantes mejoras en los procesos internos en las organizaciones.

Cuando se hace referencia a esta norma aparecen habitualmente conceptos como beneficios asociados al incremento de la productividad por la reducción de tiempos de actividades y, por tanto de costes, a la mejora del servicio con la disminución de errores, o a una “nueva cultura corporativa”.

Cada vez se hace más evidente que no puede haber un aseguramiento de la calidad si no hay, al mismo tiempo, un sistema de gestión documental sólido que lo respalde. La documentación es el soporte del sistema de gestión de la calidad, pues en ella se plasman no sólo las formas de operar de la organización sino toda la información que permite el desarrollo de todos los procesos y la toma de decisiones.

Un sistema de gestión documental que, en primer lugar, pasa por tener identificados los documentos y las “series documentales” asociados a los procesos de calidad, asegurar su acceso a las personas que deben poder hacerlo, fijar los criterios de conservación o eliminación que hay que aplicar y concretar quién es el responsable de esta gestión.

No pasa, pues como a menudo se interpreta, solamente por “informatizar” el proceso; esto puede ser necesario y muy útil en algunos casos o totalmente insuficiente en otros. Paralela a la norma ISO 9000 de calidad, hay la norma ISO15489 (ahora UNE-ISO 15489. Información y documentación. Gestión de documentos).

Esta norma establece los principios generales para un sistema de gestión documental. Un sistema que debe contar, en primer lugar, con el soporte y la implicación activa de la dirección de la empresa y que debe regular todo el ciclo de vida de los documentos: desde que se reciben o generan hasta que se archivan o destruyen.

Al mismo tiempo que un nuevo empleado que se incorpora a la organización recibe un “documento de bienvenida” con el organigrama, quién es quién, el manual de procedimientos, etc., también debería recibir el “Manual o Pautas corporativas de gestión documental”: dónde encontrar los documentos que debe usar para su actividad diaria, como nombrar los nuevos documentos que genera, qué hacer con el correo electrónico que recibe o envía, etc.

Sin este manual, expresión de que la empresa tiene un Sistema de Gestión Documental, el aseguramiento de la calidad será incompleto. El objetivo es el cambio y la innovación en las actividades identificadas como potenciales mejoras y el reforzamiento de aquellas identificadas como puntos fuertes, siendo la documentación y los datos la herramienta base de este objetivo.  Desde este punto la implantación de Trebol como herramienta de gestión documental se plantea desde una perspectiva doble: la estructuración de la información y la automatización de los procesos de negocio estableciendo workflows de trabajo para todas las áreas de la organización. 

La implantación de Trebol permite reformular los procesos de negocio integrando todos los roles profesionales. Hecho que establece un seguimiento total de la cadena de valor del negocio, que da un servicio no sólo a la trazabilidad de las operaciones sino también a la toma de decisiones estratégicas. Para más asesoramiento sobre como aplicar Trebol en su empresa puede acceder a nuestro formulario de contacto, o bien comenzar a diagramar sus flujos de trabajo creando una cuenta de evaluación.

Fuente

La implementación de sistemas de gestión de calidad ha tomado mucha fuerza en toda América Latina en los recientes años.  Los resultados se ven mejorados por el uso del software adecuado.

A corto plazo, la calidad capta clientes, y a largo plazo, los conserva, generando un vínculo de fidelidad con la marca. Las organizaciones que cuentan con un sistema de gestión de la calidad, poseen mayores probabilidades de obtener la fidelidad de sus clientes, por lo que una herramienta tecnológica destinada a mejorar este sistema es de una importancia vital para las empresas.

Contar con un software que facilite la implementación de un sistema de gestión de la calidad según los requerimientos del estándar internacional ISO 9001:2008, o que resulte una herramienta para su desarrollo y mejora, es sin duda es una excelente respuesta a la creciente demanda de los mercados, y una demostración de la cabal comprensión acerca del rol que la calidad tiene en la satisfacción total del cliente.

Tanto aquellas empresas que desean poner en práctica los requerimientos que establece la norma internacional ISO 9001:2008, como aquellas que ya lo hicieron y ahora están buscando una herramienta que les facilite las actividades para desarrollo y mejora de su SGC, deberían encontrar claros beneficios en el uso de una solución informática.

Entre estos beneficios, se pueden mencionar:

Para la compañía

·         Promover y verificar el mejoramiento continuo del SGC

·         Garantizar el uso y resguardo adecuados de información sensible para la empresa, como el “know how” desarrollado mediante las mejores prácticas de trabajo, permitiendo la permanencia del conocimiento en la compañía.

·         Reducir significativamente los costos de papel, impresión, medios físicos y tiempo del personal. 

·         Promover la participación del personal en los procesos relacionados con el sistema de gestión de calidad.

Para el área de gestión de la calidad

·         Dedicar más tiempo en actividades de mejoramiento del SGC

·         Obtener un conocimiento cuantitativo y cualitativo del uso y desempeño del SGC.

Para los usuarios en general

·         Acceder en forma fácil y segura a la información del SGC para integrarlo a las labores diarias.

·         Participar del mejoramiento del SGC de manera sencilla.

La orientación general de los beneficios ya mencionados, consiste en el logro de aumentos de la productividad, disminución de costos, mejoras de la calidad de las operaciones y, sobre todo, crecimiento del grado de satisfacción de los clientes.

Una herramienta tecnológica proporciona las soluciones para estos desafíos, mediante el control y la distribución ágil de la información y una gestión simple y eficiente de la calidad, dentro de un ambiente de colaboración y de mejora continua.

Las indefiniciones en los procesos diarios de una organización deberían ser algo del pasado, pues las organizaciones cuentan actualmente con la tecnología adecuada para automatizar los controles requeridos en todas las etapas de los procesos de gestión [planificación, implementación, seguimiento, medición y mejora] y cumplir totalmente con las normas internacionales existentes, independientemente del tamaño y sector de actuación de la empresa. 

Por lo antedicho, Trebol como software de Gestión Documental se convierte en la herramienta clave para la implementación y mantenimiento exitoso de un Sistema de Gestión de Calidad.

Las organizaciones:

 - Logran centralizar toda la documentación del SGC (Manual de Calidad, Procedimientos, etc.) en un único repositorio WEB permitiendo el acceso fácil e inmediato a todos sus empleados y terceros;

 - Establecen workflows a medida para el registro de desvíos y no conformidades;

 - Definen alertas frente a fechas límites de tratamientos a no conformidades u oportunidades de mejora;

 - Modelan sus procesos principales a partir de la definición de responsables y tareas, obteniendo un control sobre toda la documentación e hitos alcanzados durante los proyectos comprendidos en el alcance por la norma certificada.

Lo invito a ponerse en contacto para recibir mayor asesoramiento, o bien comenzar la experiencia creando su cuenta de evaluación.

Fuente