El pasado 5 de noviembre hemos realizado
un éxitoso webinar con más de 50 asistentes.
El mismo fue coordinado por el Ingeniero Martin
de la Rosa, quien para esta ocasión, trató la temática "
Cómo administrar eficientemente el Sistema
de Gestión de Calidad de su empresa".

Dentro del mismo se abordaron las distintas problemáticas que enfrentan las empresas al
administrar y mantener actualizado un Sistema
de Gestión de Calidad, y un enfoque de solución
mediante la implementación del Gestor Documental Trebol.

Repositorio Documental SGC

·         Cómo implementar un repositorio de documentos para el SGC facilitando su acceso y consulta.

·         El ciclo de Edición-Revisión-Publicación de los documentos.

·         Edición y versionado en línea de documentos Microsoft Office

Proceso de Registro y Tratamiento de incidencias

·         Deje a un lado papeles, planillas y/o métodos ad-hoc. Sistematice el alta y tratamiento de Observaciones,    Oportunidades de Mejora y No Conformidades.

·         Planificación con asignación a responsables y vencimientos de ejecución.

·         Verificación del tratamiento y cierre de incidencias.

Implementación de un Proceso Principal de ejemplo alcanzado por la Norma

·         Paso a paso la configuración del Proceso Principal de Toma de Pedidos y Generación de Ordenes de Servicio.

·         Registros de auditoría de acciones de cada responsable.

·         Integración de mails con el cliente.

·         Tablero de control con los pedidos discriminados por estado.

Ya sea que su empresa se encuentre en proceso de certificación o renovación de alguna norma de Calidad, o bien simplemente pretenda hacer más eficientes sus procesos, Trebol se convertirá en la herramienta de software que le hará el día a día más fácil y controlado. 

Las certificaciones ya no representarán esfuerzos extras para ordenar y poner al día los registros exigidos por la norma. Al implementar Trebol, los registros irán siendo almacenados en forma natural y ágil por todos en su empresa. 

Mantener los registros del SGC actualizados día a día aportará valor a su empresa para la toma de decisiones y es una de las principales razones del porque implementar Trebol.

Si lo desea, a continuación puede ver online el video con el webinar completo, incluyendo las consultas del auditorio. 

Becha S.A., empresa argentina dedicada a la señalización vial, reconocida por su cumplimiento con las normas de calidad, se encontraba con la necesidad de gestionar de manera más eficiente su proceso operativo principal. La empresa cuenta con la particularidad de poseer puntos de distribución a lo largo todo el país, por lo que era imperativo optimizar el acceso desde múltiples lugares a la documentación clave de su proceso operativo. Así, para poder alcanzar nuevos estándares operativos depositó su confianza en Trebol.

Actualmente en la etapa pre-productiva, los usuarios ya se encuentran percibiendo:

       ·         El beneficio de  almacenar y administrar sus flujos de trabajo,

      en un único lugar con acceso distribuido.

·         Optimizar tiempo en la búsqueda de mails y documentos.      

·         Incluso despreocuparse por el olvido de vencimientos claves.

Por otro lado, la gerencia ahora puede detectar de manera ágil quién es el responsable de cada tarea, así como asignarlas a otro operador o delegarlas, evitando dejar las mismas inconclusas. Con Trebol no quedan documentos archivados en el fondo del cajón, ya que cuenta con plazos de ejecución y alertas para las tareas claves. Cada empleando está informado continuamente de sus  tareas pendientes, aumentando notoriamente la productividad de la empresa.

Ligado a las normas de calidad certificadas por la empresa, Trebol pasa a jugar un papel preponderante ya que permite:

·         Automatizar los procesos del negocio estableciendo workflows de trabajo para todas las áreas de la empresa.

·         Reducir significativamente los costos de papel, impresión, medios físicos y tiempo del personal. 

·         Ayudar a cada empleado a comprender la función que desempeña dentro de la organización, por lo que influye positivamente en el compromiso de cada uno con el sistema de gestión de calidad.

·         Lograr centralizar toda la documentación del SGC (Manual de Calidad, Procedimientos, etc.) en un único repositorio WEB permitiendo el acceso fácil e inmediato a todos sus empleados y terceros.

·         Definr alertas frente a fechas límites de tratamientos a no conformidades u oportunidades de mejora

·         Evaluar continuamente el sistema de gestión de calidad.

Agradecemos a Becha S.A. la elección de Trebol para gestionar y optimizar sus procesos de trabajo, e invitamos a las empresas a que nos contacten para asesorarlos en alcanzar los mismos logros.

El aseguramiento de la calidad – regulado por las normas ISO 9000- comporta, entre otros aspectos, importantes mejoras en los procesos internos en las organizaciones.

Cuando se hace referencia a esta norma aparecen habitualmente conceptos como beneficios asociados al incremento de la productividad por la reducción de tiempos de actividades y, por tanto de costes, a la mejora del servicio con la disminución de errores, o a una “nueva cultura corporativa”.

Cada vez se hace más evidente que no puede haber un aseguramiento de la calidad si no hay, al mismo tiempo, un sistema de gestión documental sólido que lo respalde. La documentación es el soporte del sistema de gestión de la calidad, pues en ella se plasman no sólo las formas de operar de la organización sino toda la información que permite el desarrollo de todos los procesos y la toma de decisiones.

Un sistema de gestión documental que, en primer lugar, pasa por tener identificados los documentos y las “series documentales” asociados a los procesos de calidad, asegurar su acceso a las personas que deben poder hacerlo, fijar los criterios de conservación o eliminación que hay que aplicar y concretar quién es el responsable de esta gestión.

No pasa, pues como a menudo se interpreta, solamente por “informatizar” el proceso; esto puede ser necesario y muy útil en algunos casos o totalmente insuficiente en otros. Paralela a la norma ISO 9000 de calidad, hay la norma ISO15489 (ahora UNE-ISO 15489. Información y documentación. Gestión de documentos).

Esta norma establece los principios generales para un sistema de gestión documental. Un sistema que debe contar, en primer lugar, con el soporte y la implicación activa de la dirección de la empresa y que debe regular todo el ciclo de vida de los documentos: desde que se reciben o generan hasta que se archivan o destruyen.

Al mismo tiempo que un nuevo empleado que se incorpora a la organización recibe un “documento de bienvenida” con el organigrama, quién es quién, el manual de procedimientos, etc., también debería recibir el “Manual o Pautas corporativas de gestión documental”: dónde encontrar los documentos que debe usar para su actividad diaria, como nombrar los nuevos documentos que genera, qué hacer con el correo electrónico que recibe o envía, etc.

Sin este manual, expresión de que la empresa tiene un Sistema de Gestión Documental, el aseguramiento de la calidad será incompleto. El objetivo es el cambio y la innovación en las actividades identificadas como potenciales mejoras y el reforzamiento de aquellas identificadas como puntos fuertes, siendo la documentación y los datos la herramienta base de este objetivo.  Desde este punto la implantación de Trebol como herramienta de gestión documental se plantea desde una perspectiva doble: la estructuración de la información y la automatización de los procesos de negocio estableciendo workflows de trabajo para todas las áreas de la organización. 

 

La implantación de Trebol permite reformular los procesos de negocio integrando todos los roles profesionales. Hecho que establece un seguimiento total de la cadena de valor del negocio, que da un servicio no sólo a la trazabilidad de las operaciones sino también a la toma de decisiones estratégicas. Para más asesoramiento sobre como aplicar Trebol en su empresa puede acceder a nuestro formulario de contacto, o bien comenzar a diagramar sus flujos de trabajo creando una cuenta de evaluación.

Fuente

La implementación de sistemas de gestión de calidad ha tomado mucha fuerza en toda América Latina en los recientes años.  Los resultados se ven mejorados por el uso del software adecuado.

A corto plazo, la calidad capta clientes, y a largo plazo, los conserva, generando un vínculo de fidelidad con la marca. Las organizaciones que cuentan con un sistema de gestión de la calidad, poseen mayores probabilidades de obtener la fidelidad de sus clientes, por lo que una herramienta tecnológica destinada a mejorar este sistema es de una importancia vital para las empresas.

Contar con un software que facilite la implementación de un sistema de gestión de la calidad según los requerimientos del estándar internacional ISO 9001:2008, o que resulte una herramienta para su desarrollo y mejora, es sin duda es una excelente respuesta a la creciente demanda de los mercados, y una demostración de la cabal comprensión acerca del rol que la calidad tiene en la satisfacción total del cliente.

Tanto aquellas empresas que desean poner en práctica los requerimientos que establece la norma internacional ISO 9001:2008, como aquellas que ya lo hicieron y ahora están buscando una herramienta que les facilite las actividades para desarrollo y mejora de su SGC, deberían encontrar claros beneficios en el uso de una solución informática.

Entre estos beneficios, se pueden mencionar:

Para la compañía

·         Promover y verificar el mejoramiento continuo del SGC

·         Garantizar el uso y resguardo adecuados de información sensible para la empresa, como el “know how” desarrollado mediante las mejores prácticas de trabajo, permitiendo la permanencia del conocimiento en la compañía.

·         Reducir significativamente los costos de papel, impresión, medios físicos y tiempo del personal. 

·         Promover la participación del personal en los procesos relacionados con el sistema de gestión de calidad.

Para el área de gestión de la calidad

·         Dedicar más tiempo en actividades de mejoramiento del SGC

·         Obtener un conocimiento cuantitativo y cualitativo del uso y desempeño del SGC.

Para los usuarios en general

·         Acceder en forma fácil y segura a la información del SGC para integrarlo a las labores diarias.

·         Participar del mejoramiento del SGC de manera sencilla.

La orientación general de los beneficios ya mencionados, consiste en el logro de aumentos de la productividad, disminución de costos, mejoras de la calidad de las operaciones y, sobre todo, crecimiento del grado de satisfacción de los clientes.

Una herramienta tecnológica proporciona las soluciones para estos desafíos, mediante el control y la distribución ágil de la información y una gestión simple y eficiente de la calidad, dentro de un ambiente de colaboración y de mejora continua.

Las indefiniciones en los procesos diarios de una organización deberían ser algo del pasado, pues las organizaciones cuentan actualmente con la tecnología adecuada para automatizar los controles requeridos en todas las etapas de los procesos de gestión [planificación, implementación, seguimiento, medición y mejora] y cumplir totalmente con las normas internacionales existentes, independientemente del tamaño y sector de actuación de la empresa. 

Por lo antedicho, Trebol como software de Gestión Documental se convierte en la herramienta clave para la implementación y mantenimiento exitoso de un Sistema de Gestión de Calidad.

Las organizaciones:

 - Logran centralizar toda la documentación del SGC (Manual de Calidad, Procedimientos, etc.) en un único repositorio WEB permitiendo el acceso fácil e inmediato a todos sus empleados y terceros;

 - Establecen workflows a medida para el registro de desvíos y no conformidades;

 - Definen alertas frente a fechas límites de tratamientos a no conformidades u oportunidades de mejora;

 - Modelan sus procesos principales a partir de la definición de responsables y tareas, obteniendo un control sobre toda la documentación e hitos alcanzados durante los proyectos comprendidos en el alcance por la norma certificada.

Lo invito a ponerse en contacto para recibir mayor asesoramiento, o bien comenzar la experiencia creando su cuenta de evaluación.

Fuente

La gestión documental es soporte básico en el sistema de gestión de la calidad y en general para las distintas certificaciones ISO y OHSAS. La documentación en el sistema de gestión de la calidad es la base y soporte del sistema. Las normas internacionales de la familia ISO 9000 requieren que el sistema de gestión de la calidad de una organización esté documentado. En resumen partimos de la base de que la gestión documental en un sistema de gestión de la calidad, forma parte integrante del propio sistema. 

La auditoría del sistema precisa, igualmente, de la gestión documental como garantía de la gestión, no solo para la ISO 9001, también para la ISO 14001 y para la familia OHSAS 18000. El auditor revisará la gestión documental para comprobar su grado de fiabilidad y si realmente está integrada en el sistema de gestión de calidad.

La documentación del sistema de gestión de la calidad puede bien relacionarse con las actividades totales de una organización o bien  con una parte de esas actividades, dependerá del tipo de organización, tamaño y otros factores.

Es importante que los requisitos y el contenido de la documentación del sistema de gestión de la calidad se orienten de acuerdo con las normas de calidad que se pretenden satisfacer.

Los documentos de la planificación de la calidad pueden incluir la planificación administrativa y operativa, la preparación de la aplicación del sistema de la gestión de la calidad incluyendo la organización la programación y el enfoque por el cual los objetivos de la calidad han de ser logrados.

El sistema de gestión de la calidad considera a la organización como un subconjunto de procesos interrelacionados entre sí, frecuentemente los resultados de un proceso se transforman en elementos de entradas en otros procesos. La búsqueda de la eficacia en el funcionamiento de una organización se basa precisamente en identificar estos procesos y las interacciones entre ellos y adaptar la gestión documental a una serie de documentos que soporten esos procesos, subprocesos e interacciones entre ellos.

Cada organización debe desarrollar y gestionar la documentación necesaria que demuestre la eficacia y garantice los resultados de los diferentes procesos, identificando así cada grupo de documentación con las diferentes actividades.

Gestión de calidad: documentos necesarios.

La forma de organizar la documentación del sistema de gestión de calidad normalmente sigue a los procesos de la organización y en su caso a la estructura de la norma de calidad que se ha de cumplir, o bien responde a una combinación de ambas.

En cuanto al número de documentos del sistema de gestión de la calidad dependerá de distintos factores:

a.- El tamaño de la organización y el tipo de actividades.

b.- La complejidad de los procesos y sus interacciones.

c.- La competencia del personal.

La documentación mínima que todo sistema de gestión de la calidad debe desarrollar es la siguiente:

a) Política de la calidad y sus objetivos;

b) Manual de calidad;

c) Procedimientos documentados;

d) Instrucciones de trabajo;

e) Formularios;

f) Planes de calidad;

g) Especificaciones;

h) Documentos externos;

i) Registros.

 

La documentación del sistema de gestión de calidad puede estar en cualquier tipo de medio, ya sea en papel o en medios electrónicos. En la práctica realmente la gestión documental será una gestión mixta, parte de los documentos estarán informatizados y parte de los documentos en archivos físicos.

 

Agrupación de los documentos de la gestión de calidad: Todos los documentos que gestionamos se pueden agrupar en tres estamentos:

·                     Manual de Calidad,

·                     Procedimientos,

·                     Instrucciones, formularios, registros y otros

Manual de Calidad: Describe el sistema de gestión de la calidad de acuerdo con la política y los objetivos de calidad establecidos. Incluye el propio manual, la política de calidad y los objetivos.

Procedimientos del sistema de gestión de calidad: Conjunto de documentos que describen los procedimientos interrelacionados requeridos para implementar el sistema de gestión de calidad.

Instrucciones, formularios y otros documentos, son documentos de trabajo detallados.

 

BENEFICIOS DEL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL EN LA GESTION DE CALIDAD

Aunque el sistema de gestión documental es imprescindible para implantar la ISO, ya de por sí aporta numerosos beneficios a la organización:

 

a) Describe el sistema de gestión de calidad de la organización.

b) Las funciones relacionadas se pueden entender mejor y se explican y ponen en evidencia las interrelaciones.

c) Informa a los empleados del compromiso de la dirección con la calidad.

d) Ayuda a cada empleado a comprender la función que desempeña dentro de la organización, por lo que influye positivamente en el compromiso de cada uno con el sistema de gestión de calidad.

e) Facilita el entendimiento entre los empleados y la dirección.

f) Es base para las expectativas del desempeño del trabajo

g) explica la forma en que se llevarán a cabo las actividades para lograr los requisitos especificados

h) mide los alcances de los requisitos especificados

i) sirve de base para la formación de los nuevos trabajadores y para la actualización periódica de los empleados actuales

k) facilita el orden y equilibrio de la organización

l) facilita el camino a la mejora continua,

m) da confianza a los clientes

n) demuestra ante terceros y otras partes interesadas las capacidades de la organización

o) sirve de referencia a proveedores de los requisitos necesarios dentro de la organización

p) es básico para desempeñar las labores de las auditorias del sistema de gestión de calidad

q) sirve de evaluación continua del sistema de gestión de calidad.

 

ELABORACION DE LA DOCUMENTACION DEL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD
Responsabilidad de la elaboración, requisitos, listado de la documentación necesaria para el sistema, métodos de elaboración, control de documentos, clasificación, requisitos en el diseño, gestión documental, entregas y recepción de los documentos, documentos obsoletos, documentación externa archivos.

 

Responsabilidad de la elaboración.

La responsabilidad para elaborar y diseñar la documentación del sistema de gestión de calidad debe recaer en personas que se encuentren involucradas en los procesos y actividades. Esto proporciona entre otras cosas un sentido de compromiso del personal y al entendimiento de los requisitos y demás contenido de los documentos. La elaboración estará guiada y supervisada por las personas responsables del control y seguimiento del sistema de gestión de calidad.

 

Métodos de elaboración y control  de la documentación del sistema de gestión de la calidad, distribución, archivo, control de documentos obsoletos e identificación de las copias no controladas.

 

Primero hay que identificar la documentación necesaria para el sistema de gestión de calidad y ello se realizará en base a los procesos identificados y a las interacciones entre procesos. La identificación de los procesos debe ser la base que marque la necesidad de documentación.

 

Pero antes de emitir y redactar la documentación hay que establecer la base de la misma:

 

·         Decidir qué requisitos de documentación del sistema de gestión de la calidad son aplicables de acuerdo a la norma del sistema de gestión de calidad seleccionada.

·         Obtener datos del sistema de gestión de calidad y procesos existentes.

·         Establecer y listar los documentos del sistema de gestión existente y listar cuales son aplicables y útiles.

·         Formar al personal involucrado en cuanto a los requisitos de la norma en lo referente a la documentación.

·         Obtener las fuentes de documentación o referencias de las distintas unidades operativas.

·         Determinar la estructura y formato de los documentos.

·         Preparar diagramas de flujos que diseñen el camino o recorrido de los documentos.

·         Aplicar los documentos en un periodo de prueba, que servirá para validarlos o rectificarlos.

·         Revisar toda la documentación antes de su puesta en vigor.

 

Referencias documentales: Los documentos serán identificados mediante referencias en función de las normas y capítulos de la gestión de calidad.

Debe fijarse un método de distribución de documentos, así como de revisión y actualización de los mismos. Sabiendo que hay que dejar constancia escrita o mediante medios informáticos del reparto de documentación a los involucrados en los distintos procesos.

Todos los documentos tienen que estar identificados con quien lo elabora, revisa, aprueba y distribuye. El sistema tiene que tener claro e identificado un registro en el que se especifique la distribución de cada documento.

Hay que definir  un procedimiento para la emisión y control de los cambios en los documentos.

Las copias de los documentos que no entran en el sistema de distribución de calidad, tienen que estar identificadas como copias no controladas. (un simple sello y fecha puede ser suficiente). Es una forma de evitar la aparición y uso de practicas sobre documentos obsoletos.

Los documentos obsoletos tienen que estar igualmente identificados y controlados y mantenerse en archivo durante el tiempo que se haya pactado.

Además de los documentos emitidos por la organización hay que controlar la documentación externa que afecta de un modo y otro a nuestra organización, productos, servicios y que por tanto está relacionada con el sistema de gestión de calidad.

Los documentos tienen que estar archivados o en sistemas informáticos con acceso libre a todo el personal implicado. Hay que tener igualmente un archivo probatorio, ya sea físico o informático, de las distintas entregas de documentación a personal implicado.

 

GESTIÓN DOCUMENTAL PRÁCTICA EN UN SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

La gestión documental entendida como la elaboración de los documentos, según unos requisitos, manejo, movimiento de dichos documentos, actualización, archivos, es bien sencilla, se basa principalmente en tener todos los documentos controlados, asegurarse de que las personas implicadas en los distintos procesos tengan conocimiento sobre los mismos, que el personal esté bien formado y que los documentos estén vivos, actualizados, es decir control de las revisiones y de los documentos obsoletos.

En la práctica y resumiendo todo lo expuesto sobre el movimiento de los documentos, deberá existir un archivo (físico o informático o mixto) de:

·         Todos los documentos (manuales, normas y procedimientos) que están contemplados en el sistema de gestión de calidad.

·         Un archivo de la documentación externa: contratos, certificaciones, calibraciones, reglamentación, manuales de maquinaria y herramientas afecta al sistema de gestión de calidad, etc.

·         Registros, formularios etc.

·         Un archivo de documentos obsoletos.

·         Otros archivos tales como: ficha de cualificación de personal, control de cursos y formación del personal, reconocimientos médicos, titulaciones oficiales del personal, no conformidades, comités de seguimiento del sistema de gestión de calidad, indicadores, reclamaciones de clientes, etc.

·         Todos estos registros, archivos, no conformidades, reclamaciones  etc. deberán estar perfectamente estructurados pues será la fuente de comprobaciones de las auditorias.

 

 

La implantación de Trebol como herramienta de gestión documental se plantea desde una perspectiva doble: la estructuración de la información y la automatización de los procesos de negocio estableciendo workflows de trabajo para todas las áreas de la organización. No dude en crear su cuenta gratis y comience a diagramar sus flujos de trabajo de la manera más eficiente con nuestra solución líder en Gestión Documental. También puede acceder a nuestro canal de video para conocer el funcionamiento de Trebol. 

Fuente