No hay dos clientes iguales y no hay dos proyectos iguales. Pero sí hay algunas “reglas” o normas más o menos evidentes que debemos tener en cuenta. Me gustaría tratar de resumir las más importantes muy brevemente. Seguramente me deje alguna, pero voy a tratar de encontrar las 10 más importantes. El orden no implica mayor o menor importancia.

1.- No empieces si no estás convencido. Digitalizar 100 ó 200 documentos es relativamente rápido y sencillo, pero si vas a escanear 10.000 documentos en los próximos meses más vale que estés “concienciado”. Es un trabajo sencillo pero laborioso y no hay atajos. Lleva tiempo.

2.- Busca el momento adecuado. Conforme vas creando tu base de datos documental empezarás a ganar tiempo en la consulta de los documentos, pero esto no ocurre hasta que llevas bastante tiempo alimentando el archivo digital. Al principio es un trabajo adicional, por lo que más vale que lo afrontes cuando tengas cierto tiempo libre en tu jornada diaria.

3.- Cómprate un buen escáner. Desconfía de equipos muy baratos que luego se atascan continuamente. Por supuesto nada de escáneres de cristal, son insoportables para documentos de varios folios y doble cara. Y mas aún si tienes decenas de miles de documentos. Existen marcas con buenos escáneres como Fujitsu son perfectos, o Kodak.

4.- Nada de multifunciones. Mejor varios escáneres pequeños (y baratos) que uno muy grande (y muy caro).

5.- Cómprate monitores grandes. De 22 pulgadas, o mejor aún de 24. Son muy baratos para el rendimiento que dan. Te permiten ver dos páginas en tamaño real y eso es un ahorro impresionante de tiempo cuando manejas cientos de documentos. Los vas a amortizar en pocas semanas.

6.- Organizate antes de empezar. Me refiero a la estructura de carpetas (o similares) en las que vas a clasificar los documentos. Es un trabajo muy importante y que se puede y debe realizar antes de empezar a digitalizar. Revisa tu estructura actual de carpetas de Windows y la del resto de compañeros de la empresa. La del servidor. Tu correo electrónico… Con todo ello, crea un borrador en Excel y revísalo de nuevo hasta que te convenza. Solo entonces empieza a digitalizar y archivar los documentos en esta estructura lógica.

7.- Distingue el archivo “vivo” del “histórico”. Con histórico me refiero a los documentos que apenas consultas y que solo conservas “por si acaso” necesitas acceder a ellos en el futuro. El enfoque, la forma de digitalizarlos y clasificarlos, es bastante diferente. Además, puedes dividir el trabajo en diferentes “fases” y esta es la primera división.

8.- Delega. Si no tienes tiempo ahora, para tu trabajo actual, aún menos vas a tener tiempo para hacer tu trabajo y digitalizar documentos. Es fácil encargar a otra persona que digitalizce determinados tipos de documentos, sobre todo del archivo “histórico”. Seguro que en la empresa hay alguien que puede ir digitalizando las facturas, o contratos antiguos, o recibos del banco… sin que afecten al trabajo de los demás.

9.- Subcontrata. Si el volumen es muy alto, no lo intentes con tus propios medios. Aunque las empresas de digitalización te van a cobrar por hacer este trabajo, el que lo hagas con el personal propio de la empresa también tiene un coste. Salvo que tengas personas desocupadas (parcialmente se entiende) plantéate darle un primer empujón al archivo con una empresa especializada. Puede ser necesario para arrancar el proyecto y alcanzar una masa crítica de documentos digitalizados.

10.- Instala un buen programa de gestión documental. Esto es lo último, pero quizás lo más importante. Gestionar decenas de miles de documentos es sencillo técnicamente, pero hacerlo bien, de una forma ágil, rápida… no es tan fácil. No elijas el software sin ver una demostración y tener claro que te va a ayudar en tu trabajo diario, y no lo contrario. Hay algunos programas tan malos que en vez de aumentar la productividad de la empresa se convierten en una auténtica carga.

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En la actualidad uno de los problemas más recurrentes dentro de una empresa, es la necesidad de consultar información histórica del área de RRHH. Gran parte de las operaciones realizadas en este departamento requieren contar con información referente a contratos de trabajo, liquidaciones de sueldo, planillas pago cotizaciones, finiquitos, licencias médicas, etc. Muchas veces el realizar esta simple búsqueda de información significa destinar tiempo valioso en bodegas de documentos, solicitud de antecedentes a casa matriz, búsqueda en carpetas de proyectos, etc.

Trebol ha diseñado una solución a esta problemática llamada Trebol RRHH (Gestión de Legajos de RRHH + Implementación de Workflow para la Selección de Personal), esta plataforma vía web considera:

·         Digitalización de la documentación histórica.

·         Ordenamiento cronológico de los antecedentes.

·         Digitalización a formato PDF.

·         Almacenamiento de la información.

·         Almacenamiento en servidores Ebackup.

·         Seguridad en Data Center GlobalCroussing.

·         Disponibilidad de la información.

·         Publicación.

·         Carga de información a Gestor RRHH.

·         Incorporación de datos de búsqueda. (Rut, Fecha, Nombre del empleado, etc.)

·         Creación de Carpetas y Usuarios de consulta.

·         Consulta.

·         Visualización de los antecedentes.

·         Búsqueda rápida, eficiente a través de campos relacionados con la información.

·         Traspaso de experiencia.

·         En procesos de digitalización al cliente.

·         Incorporación de nuevas áreas o antecedentes.

·         Alta de procesos de Selección de Personal a partir de solicitudes provenientes por mail.

·         Vencimientos ante renovaciones de contratos y carga de altas tempranas frente AFIP.

·         Acceso a los médicos para carga y gestión de Exámenes Preocupacionales.

Ventajas:

Disponibilidad de la información: Permite a los usuarios definidos en el gestor documental acceder a la información de forma sencilla y rápida mejorando drásticamente los tiempos asociados.

Estructuras a medida: No importa si su empresa administra el área de recursos humanos de forma centralizada, por sucursales o por proyectos. La estructura del gestor documental es totalmente parametrizable a la dinámica actual de su empresa.

Bajo costo de licenciamiento: Puede definir en forma ilimitada usuarios en el gestor documental, asignando las áreas donde pueden acceder y la información que pueden ver.

 Seguridad de la información: Su información siempre está asegurada y respaldada en un datacenter con las más modernas medidas de contingencia para asegurar la continuidad y disponibilidad de la información.

Escalabilidad de la solución: Puede administrar  información de otras áreas de su empresa sin necesidad de contratar licencias adicionales en el gestor documental.

Trebol le permitirá mantener bajo control los legajos de RRHH de su organización. Además podrá implementar procesos de selección de personal, aprobación de aumentos de sueldo, u otros relacionados a sus empleados. Infórmese de las soluciones en gestión documental para empresas que podemos ofrecerle, a través de nuestro formulario de contacto. También puede acceder a nuestro canal de video para conocer cómo funciona Trebol.

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El concepto cloud computing empieza a ser cada vez más conocido. Traducido al español como "la nube", se trata de un entorno en el que es posible almacenar diferentes tipos de contenido o aplicaciones, sin tener que disponer de una infraestructura propia que lo mantenga.

En el caso de la nube, se refiere a la posibilidad de utilizar servicios en la Red sin disponer de la estructura necesaria que hace falta para mantener y ofrecer este tipo de servicio.

¿Qué otros beneficios puede aportar la nube a la empresa?

El primero de ellos es la rapidez. Si fuese necesario realizar un desarrollo completo de una aplicación o plataforma, una empresa necesitaría un presupuesto y meses de trabajo, mientras que a través de los servicios de Cloud computing, solo necesita unos pocos días.

Otro beneficio fundamental, sobre todo en el caso de emprendedores o pequeñas empresas, es el ahorro. Ni instalación, ni producto, ni personal. Todas estas partidas que encarecerían hasta límites astronómicos un desarrollo individual, se ahorran con las soluciones en la nube.

Mayor estabilidad y más adaptabilidad

El hecho de que los desarrollos de las empresas de cloud computing cuente con profesionales muy cualificados, importantes presupuestos y grandes infraestructuras, permite crear productos más potentes y mejorados. De este modo, aportan ventajas frente a un desarrollo individual, permitiendo una mayor adaptabilidad y más seguridad y fiabilidad por ser más estables y presentar menos errores, debido a su nivel de exigencia.

Basados en una estructura multiusuario, todos los usuarios estarán beneficiándose del mismo tipo de aplicación, pero cada uno puedo personalizarla a su manera para que satisfaga sus necesidades.

También se debe considerar la adaptabilidad que ofrece el cloud computing. Gracias a actualizaciones constantes, sus usuarios pueden beneficiarse de los últimos avances sin tener que hacer nada, mientras que en el caso de un desarrollo propio, el trabajo crearía obsoleto y sería necesario volver a crearlo de nuevo, con el coste que supondría nuevamente.

El almacenamiento en el cloud computing

Desde siempre las empresas han contado con grandes depósitos físicos de documentación. Actualmente, con la ayuda de software de gestión documental, están empezando a migrar toda la documentación hacia el cloud computing o Nube, ocupándose únicamente de administración adecuada de la información. En este marco podemos contar con Trebol que no solo organiza la documentación, sino que también ofrece la seguridad de administrarla de modo seguro en la nube.  

Infórmese de las soluciones en gestión documental y almacenamiento en la nube para empresas que desde Trebol podemos ofrecerle, a través de nuestro formulario de contacto. También puede acceder a nuestro canal de video para conocer como funciona Trebol.

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Es importante tener un sistema de gestión documental, aunque a primera vista puede parecer que no tenga que ser uno de los puntos de mayor importancia para su empresa.

Sin embargo, las ventajas que aporta nos muestran que es un beneficio importante obtener un sistema de gestión documental en el que todos los documentos de la empresa estén controlados y centralizados.

Es muy posible que su empresa realice operaciones en diferentes países con muchas tareas diferentes. En estos casos, es absolutamente necesario que su empresa tenga algún tipo de organización de sus documentos.

Hoy en día, casi todas las empresas tienen que trabajar con una gran cantidad de documentación. Con el fin de gestionar la gran cantidad de documentos y la información, es una ventaja muy importante contar con un sistema de gestión documental eficiente que permita un fácil almacenamiento y búsqueda rápida, junto con instalaciones de recuperación eficientes.

Con un sistema de gestión documental, puede personalizar también los documentos de salida de la empresa como: las facturas electrónicas, formularios y otros documentos. Todo integrado en el mismo sistema de gestión documental con el que podrá configurar las tareas de los documentos tanto de entrada como de salida de su empresa.

Otra ventaja importante de la gestión documental está en la personalización y seguridad de los datos críticos en documentos o en cualquier otra forma de información. Por ello, la gestión documental es de suma importancia para los ejecutivos y gerentes sobrecargados de tareas y siempre en busca de la manera más eficiente, más inteligente y más rentable de gestionar sus trámites y hacer la administración más flexible.

El sistema de gestión documental le proporciona un portal web (intranet) con acceso desde el navegador para poder acceder a todos los documentos, registros de la empresa y cualquier otro tipo de información. El sistema se acerca al entorno de la oficina sin papel por lo que es más fácil y económico obtener sus documentos y archivos del negocio y otra información archivada.

La gestión documental se ha vuelto casi indispensable en los bufetes de abogados debido a la enorme cantidad de papel generado. Con el sistema de gestión de documentos legales en su lugar, los abogados son capaces y obtienen una ventaja competitiva al gestionar mejor sus casos. La automatización de documentos para bufetes de abogados beneficia la administración eficiente de toda la documentación en papel.

El sistema no sólo captura y almacena los documentos legales escaneados, sino también los integra de una manera única. De esta manera, se convierte en muy fácil la tarea de obtener los documentos con solo unos clics.

Sin embargo, la importancia y los beneficios de la gestión documental no terminan aquí, sino que también nos permite organizar y recuperar documentos a través de consultas personalizadas y ofrece una manera eficiente de acceder a todos los documentos de la empresa con facilidad.

A nivel de la integración de la información, no solo se pueden obtener los documentos mediante un escáner, el sistema también permite importar archivos PDF de Adobe, ficheros que le lleguen por correo electrónico y hasta puede integrar los fax recibidos en el sistema.

Los Documentos y su importancia para las empresas. Algunas preguntas que debería realizarse cualquier empresa.

·         ¿Qué información (archivos o documentos) necesitamos para administrar nuestra empresa?

·         ¿Qué forma es la mejor para nuestro negocio, para almacenar cada tipo de información?

·         ¿Cómo podemos identificar y recuperar los documentos cuando sea necesario?

·         ¿Somos coherentes en nuestros sistemas, con nuestros metadatos y la clasificación de los documentos?

·         ¿Cuál es el tiempo de retención oficial que necesita cada clase de información?

·         ¿Cuál es nuestra política de destrucción de los archivos de información?

·         ¿Cuál sería el resultado de un fallo de los sistemas que contienen los datos, información y documentos de la empresa, y cómo se hace frente a esta situación?

·         ¿Cómo de seguros son nuestros datos, documentos e información importante?

·         ¿Cómo de ampliable y duradera en el tiempo es nuestra solución de gestión de documentos?

·         ¿Estamos seguros de cumplir con nuestras obligaciones legales y reglamentarias con respecto a nuestro archivo de documentos y la gestión de los mismos?

Infórmese de las soluciones en gestión documental para empresas que desde el Trebol podemos ofrecerle, mediante nuestro formulario de contacto. También puede acceder a nuestro canal de video para conocer como funciona Trebol.

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Actualmente las soluciones informáticas en modelo cloud se han convertido en un boom  y muchos afirman que es el futuro de la gestión de la información. Las grandes empresas que lideran el mercado, parecen haber dicho el “Sí quiero” a la nube. Estas herramientas permiten a las empresas agilizar y facilitar la gestión de sus documentos y procesos de negocio.

Hoy en día existen diferentes servicios que destacan por su sencillez y su facilidad de uso, tal es el caso de Dropbox. Esta herramienta de almacenamiento en la nube se ha convertido en una excelente opción, que permite sincronizar documentos y fotos a través de cualquier terminal. Sin embargo, para obtener funcionalidades más adaptadas a las necesidades de la empresa como niveles de seguridad avanzados, sincronización parcial o manual, buscador de documentos a través de meta-datos,  garantía en las copias de seguridad, o gestión de flujos de trabajo (workflow) existen opciones más específicas.

En esta línea, productos como Trebol, dirigido a empresas y pymes. Se trata de una alternativa innovadora que ofrece almacenamiento on-line de calidad profesional, compartir documentos con clientes y proveedores en espacios de almacenamiento virtualizados y, quizá  lo más importante,  creación personalizada de flujos de trabajo y meta-datos para organizar la documentación de la empresa. Con este servicio Trebol no solo proporciona espacio en la nube sino que también ofrece funcionalidades específicas para empresas, seguridad contractual, cumplimiento de la normativa de protección de datos y el trato personalizado telefónico que otros servicios gratuitos no aportan 

No se puede negar que estas herramientas se están convirtiendo en líderes en el mercado, marcando tendencia y futuro en el desarrollo de sistemas seguros para la gestión y el despliegue de la documentación desde cualquier terminal, en cualquier lugar. 

Por si fuera poco, la compañía realiza actualizaciones frecuentes del producto, con nuevas mejoras y funcionalidades todos los meses. Trebol trabaja continuamente en el desarrollo de distintas herramientas para ofrecer al cliente una mayor gestión de su empresa, desarrollando cada día soluciones para dar a la empresa la solución que necesita en cada momento. Si quiere empezar hoy mismo a gestionar sus documentos en la nube, no dude en crear su cuenta gratis. 

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