Actualmente la tendencia mundial tanto en las empresas como en los gobiernos es la implantación de Sistemas de Gestión Documental para el manejo automatizado de la información dentro de la organización. La razón de este cambio de mentalidad en la manera de operar se debe, fundamentalmente, a los beneficios que ofrece una oficina automatizada, una oficina sin papel, y que se traducen en: productividad, eficiencia y ahorro.

Y tan importante es el tema, que muchas empresas de investigación se han dedicado a estudiar el impacto del uso del papel en el mundo comercial. Firmas como Coopers & Lybrand, Nolan Norton Institute, Ernst & Young, Sandy Schiele y Betsy Delfosse, Lee Mantelman y Nucleus Research entre muchas otras, han publicado los resultados de sus estudios los cuales presentan estadísticas asombrosas:

·         El 90% de las tareas típicas de una empresa giran alrededor de la búsqueda y distribución de documentos en papel.

·         El 60% de los empleados invierten una hora diaria o más en duplicar el trabajo de otros..

·         El 30% del tiempo de los empleados se invierte en buscar información para hacer el trabajo..

·         El documento promedio es copiado 19 veces.

·         El 50% de los documentos que archivan las empresas son copias o fotocopias de los documentos.

·         El 7,5% de los documentos archivados en papel se pierden.

·         El 3% de los documentos están mal archivados.

·         El 85% de los documentos generados nunca vuelven a utilizarse.

Definitivamente, los números hablan por sí solos. Y esa es la razón por la cual hoy en día las empresas se preocupan por conocer el impacto real del uso, consumo y abuso del papel en sus operaciones para así cambiar la vieja manera de trabajar por un sistema más eficiente.

Un software de gestión documental como Trebol incrementa la productividad porque utiliza documentos electrónicos que hacen fluir la información rápidamente. Incrementa la eficiencia de los procesos de trabajo porque utiliza Flujos de Trabajo que permiten establecer métodos de ejecución precisos para cada tarea que se realiza, ahorrar tiempo y medir la productividad. Incrementa el ahorro, porque reduce drásticamente los costos asociados al uso de papel y materiales de impresión para la producción de fotocopias e impresiones de documentos.

Todo el problema del flujo efectivo de la información en una empresa se reduce al manejo de los papeles. Inexorablemente, la información que se genera o que se recibe viene en formato de papel; y los problemas surgen cuando la información debe llegar a los usuarios y no llega; cuando la información existe pero el que la necesita no sabe que existe; cuando se archiva indebidamente, se traspapela o sencillamente, se pierde. La diferencia entre el caos y la eficiencia viene dada por la forma en que se administran esos papeles. 

Un software de gestión documental como Trebol es una solución integral que ofrece la organización de la información, la digitalización de los documentos y el almacenamiento de adecuado de sus archivos.

Sin embargo, no siempre es fácil para las empresas asumir un cambio cultural tan radical en la operación y administración de sus documentos. Por esa razón es que hemos desarrollado una cartera de productos y servicios independientes unos de otros que facilitan a los clientes la posibilidad de adaptarlos a las necesidades reales de la empresa. Lo invitamos a crear su cuenta gratuita en Trebol y comenzar a gestionar sus documentos en la nube.

"Fuente"

La buena gestión de la información en su empresa es algo fundamental que mal gestionada puede traer severas consecuencias.

Los documentos críticos de nuestra empresa, nuestros contratos, las facturas, las escrituras, son la base de nuestro conocimiento del negocio y de las relaciones que mantenemos con nuestro entorno. 

Estos documentos deben de ser legibles, exactos y no manipulables por alguien sin autorización. Los empleados deben ser capaces de encontrar aquellos que sean necesarios para sus tareas diarias sin necesidad de estar navegando a través de documentos irrelevantes.

Con el crecimiento de su empresa y el uso cada vez más importante de información en formato digital proveniente de Internet, correos electrónicos, documentos, etc., la información crecerá y lo hará de forma exponencial. Por tanto la centralización y la organización de esta documentación se hace vital.

Para manejar todo esto tenemos la opción de implantar un software de gestión documental como Trebol que nos ayude a gestionar esa información. A continuación se repasaran 6 puntos.

1. Fácil de usar

Algunos empleados, especialmente aquellos que no están muy familiarizados con el uso de documentos digitales, se pueden beneficiar del uso de un software que les ayude guiándoles por los diferentes procesos de captura, indexación, acceso y gestión de la información. Para asegurarse de esto pregunte a sus candidatos a proveedores cosas como:

o    Interfaz simple.

o    Acceso seguro a través de internet.

o    Utilización de una sola contraseña.

o    Funciones y tips básicos de ayuda para los usuarios.

o    Sistema de digitalización de documentos integrados.

2. Seguridad

Los problemas derivados de cambios de normativas acerca de a qué tipo de información puede acceder cada perfil de usuario deben poder ser solucionados fácilmente con este tipo de software. Un simple cambio de permisos en la configuración de los usuarios afectados tendría que hacer que se cumpliera de inmediato la nueva norma.

De igual forma, un cambio de roles de usuarios en nuestra organización también es fácil de implementar. A lo que antes no podía tener acceso ahora sí, y al revés. Si antes no podía dar su aprobación en un determinado paso de un workflow, puede que ahora sí. Y si antes no podía estampar su firma digital, puede que ahora si.

3. Búsqueda de información

¿Sabía usted que las empresas que trabajan con papel pierden el 7,5% de sus documentos y traspapelan temporalmente un 3% adicional? Con la utilización de Trebol se asegura de lo siguiente:

o    Estandarizar las búsquedas de documentación en la empresa.

o    Utilización de menús desplegables que permiten al usuario inexperto una indexación fácil de la documentación.

4. Escalable a futuras necesidades

Las necesidades que tiene usted hoy pueden ser totalmente diferentes a las que tenga dentro de dos o tres años. Tal vez hoy está usted interesado en gestionar solo recursos humanos y cuentas a pagar pero mañana puede necesitar gestionar la totalidad de la información de su empresa:

o    Piense en las posibilidades de integración de Trebol con todas las aplicaciones que se utilizan en su empresa. Aunque en estos momentos no vaya a integrarlos.

o    Unifique toda la información de su empresa que se encuentra dispersa en diversos sistemas.

o    ¿Qué previsión de crecimiento tiene a 3 años vista? ¿y a 5?

5. Políticas de retención de documentación

Dependiendo de su actividad, puede que esté afectado por políticas de retención de documentación que le obliguen a guardar documentación durante muchos años, incluso permanentemente, aunque esta posiblemente no vaya a ser consultada. Un gestor documental como Trebol es capaz de gestionar esto con agilidad, guardando estos documentos por separado pero manteniendo las posibilidades de acceso si fuera necesario.

6. Gestión de e-mails

Sólo el 19% de las empresas capturan sus correos electrónicos importantes para poder gestionar su contenido. No solo eso. Se sabe que casi la mitad de las empresas mantienen los correos electrónicos de los usuarios en carpetas personales no compartidas en ningún servidor y no involucradas en las políticas de copias de seguridad de su compañía. Si este es su caso, está poniendo en riesgo su negocio.

Una mala gestión del correo electrónico obstaculiza gravemente la productividad cuando por ejemplo un empleado se va de vacaciones y sus correos quedan atrapados en sus carpetas personales. Puede que allí haya información crítica, archivos adjuntos importantes como contratos u ofertas de proveedores o a clientes, que no van a poder ser encontrados hasta que el empleado no acuda a su puesto de trabajo.

Con Trebol, usted se asegura que los mails se encuentren indexados, archivados y permite búsquedas en mensajes y archivos adjuntos.

Conclusión

Un software de gestión documental como Trebol mantiene la integridad y/o seguridad de la información que maneja su compañía. Así se asegura de que sus trabajadores tendrán acceso inmediato, seguro y preciso a la documentación que necesiten y a través de un sistema de fácil administración a largo plazo. Los invito a crear su cuenta en Trebol y comprobar todos estos beneficios que nos otorga un software de gestión documental. 

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