El pasado 5 de noviembre hemos realizado
un éxitoso webinar con más de 50 asistentes.
El mismo fue coordinado por el Ingeniero Martin
de la Rosa, quien para esta ocasión, trató la temática "
Cómo administrar eficientemente el Sistema
de Gestión de Calidad de su empresa".

Dentro del mismo se abordaron las distintas problemáticas que enfrentan las empresas al
administrar y mantener actualizado un Sistema
de Gestión de Calidad, y un enfoque de solución
mediante la implementación del Gestor Documental Trebol.

Repositorio Documental SGC

·         Cómo implementar un repositorio de documentos para el SGC facilitando su acceso y consulta.

·         El ciclo de Edición-Revisión-Publicación de los documentos.

·         Edición y versionado en línea de documentos Microsoft Office

Proceso de Registro y Tratamiento de incidencias

·         Deje a un lado papeles, planillas y/o métodos ad-hoc. Sistematice el alta y tratamiento de Observaciones,    Oportunidades de Mejora y No Conformidades.

·         Planificación con asignación a responsables y vencimientos de ejecución.

·         Verificación del tratamiento y cierre de incidencias.

Implementación de un Proceso Principal de ejemplo alcanzado por la Norma

·         Paso a paso la configuración del Proceso Principal de Toma de Pedidos y Generación de Ordenes de Servicio.

·         Registros de auditoría de acciones de cada responsable.

·         Integración de mails con el cliente.

·         Tablero de control con los pedidos discriminados por estado.

Ya sea que su empresa se encuentre en proceso de certificación o renovación de alguna norma de Calidad, o bien simplemente pretenda hacer más eficientes sus procesos, Trebol se convertirá en la herramienta de software que le hará el día a día más fácil y controlado. 

Las certificaciones ya no representarán esfuerzos extras para ordenar y poner al día los registros exigidos por la norma. Al implementar Trebol, los registros irán siendo almacenados en forma natural y ágil por todos en su empresa. 

Mantener los registros del SGC actualizados día a día aportará valor a su empresa para la toma de decisiones y es una de las principales razones del porque implementar Trebol.

Si lo desea, a continuación puede ver online el video con el webinar completo, incluyendo las consultas del auditorio. 

El aseguramiento de la calidad – regulado por las normas ISO 9000- comporta, entre otros aspectos, importantes mejoras en los procesos internos en las organizaciones.

Cuando se hace referencia a esta norma aparecen habitualmente conceptos como beneficios asociados al incremento de la productividad por la reducción de tiempos de actividades y, por tanto de costes, a la mejora del servicio con la disminución de errores, o a una “nueva cultura corporativa”.

Cada vez se hace más evidente que no puede haber un aseguramiento de la calidad si no hay, al mismo tiempo, un sistema de gestión documental sólido que lo respalde. La documentación es el soporte del sistema de gestión de la calidad, pues en ella se plasman no sólo las formas de operar de la organización sino toda la información que permite el desarrollo de todos los procesos y la toma de decisiones.

Un sistema de gestión documental que, en primer lugar, pasa por tener identificados los documentos y las “series documentales” asociados a los procesos de calidad, asegurar su acceso a las personas que deben poder hacerlo, fijar los criterios de conservación o eliminación que hay que aplicar y concretar quién es el responsable de esta gestión.

No pasa, pues como a menudo se interpreta, solamente por “informatizar” el proceso; esto puede ser necesario y muy útil en algunos casos o totalmente insuficiente en otros. Paralela a la norma ISO 9000 de calidad, hay la norma ISO15489 (ahora UNE-ISO 15489. Información y documentación. Gestión de documentos).

Esta norma establece los principios generales para un sistema de gestión documental. Un sistema que debe contar, en primer lugar, con el soporte y la implicación activa de la dirección de la empresa y que debe regular todo el ciclo de vida de los documentos: desde que se reciben o generan hasta que se archivan o destruyen.

Al mismo tiempo que un nuevo empleado que se incorpora a la organización recibe un “documento de bienvenida” con el organigrama, quién es quién, el manual de procedimientos, etc., también debería recibir el “Manual o Pautas corporativas de gestión documental”: dónde encontrar los documentos que debe usar para su actividad diaria, como nombrar los nuevos documentos que genera, qué hacer con el correo electrónico que recibe o envía, etc.

Sin este manual, expresión de que la empresa tiene un Sistema de Gestión Documental, el aseguramiento de la calidad será incompleto. El objetivo es el cambio y la innovación en las actividades identificadas como potenciales mejoras y el reforzamiento de aquellas identificadas como puntos fuertes, siendo la documentación y los datos la herramienta base de este objetivo.  Desde este punto la implantación de Trebol como herramienta de gestión documental se plantea desde una perspectiva doble: la estructuración de la información y la automatización de los procesos de negocio estableciendo workflows de trabajo para todas las áreas de la organización. 

La implantación de Trebol permite reformular los procesos de negocio integrando todos los roles profesionales. Hecho que establece un seguimiento total de la cadena de valor del negocio, que da un servicio no sólo a la trazabilidad de las operaciones sino también a la toma de decisiones estratégicas. Para más asesoramiento sobre como aplicar Trebol en su empresa puede acceder a nuestro formulario de contacto, o bien comenzar a diagramar sus flujos de trabajo creando una cuenta de evaluación.

Fuente