Esta suele ser una pregunta muy frecuente a la hora de decidirnos y elegir una forma eficiente de organizar nuestro departamento interno.

Actualmente muchas empresas están utilizando Google Drive, o Dropbox, o mismo una carpeta compartida en la Red para gestionar archivos. Con gestionar me refiero a consultar, crear, editar, compartir, imprimir, enviar por e-mail, y cualquier otra tarea que se necesite realizar con un archivo.

Ahora bien, imaginemos cualquier empresa prestadora de servicios con varios vendedores. Cada vendedor llevando adelante sus ventas con diferentes clientes y trabajando sobre ese repositorio de archivos en la nube.

Se me vienen a la cabeza preguntas del tipo:

·        Tendremos una carpeta de archivos por cliente o una por cada proyecto? O un primer nivel de carpetas para diferenciar clientes y luego en un segundo nivel carpetas con los diferentes proyectos? 


·         Qué sucede si un vendedor crea una carpeta? Existirá alguna otra persona que posteriormente “ordene esas carpetas”? 


·         Quién puede crear nuevas carpetas? Cualquier vendedor? Solo supervisores? Se tiene un vendedor específico llamado “dueño" para gestionar cada cliente? 


·         Cómo consigo que un equipo de vendedores puedan trabajar al mismo tiempo sobre cierto proyecto?  


·         Si necesito buscar el contrato de una venta específica, como lo consigo? Busco por carpeta? Busco por nombre de archivo?

Todas estas preguntas se pueden responder y resolver teniendo soporte de un software que gestione archivos y que ofrezca otras funcionalidades. Ese software es un Gestor Documental.

Entonces, que puede ofrecer un Gestor Documental y cuáles son sus beneficios?

Gestionar documentos, no es solo gestionar archivos, sino poder gestionar cualquier tipo de información (formularios, documentos en papel, e-mails, archivos de cualquier tipo, etc.) y poder trabajar de forma colaborativa sobre las mismas.

Dejaremos de hablar de gestionar archivos, para pasar a hablar de gestión de documentos. Un documento no es más que una información en un cierto formato: formularios con campos diversos, documentos digitalizados, e-mails, archivos de cualquier tipo, etc. El software de Gestión Documental tiene que permitir gestionar cualquier tipo de documento. 

Cómo implemento en Trébol este escenario?

Aparece un concepto que nosotros consideramos clave y es PROCESO. Cualquier información relevante en una empresa está relacionada a un proceso específico. Entonces definir el proceso será el primer paso para agrupar las informaciones de forma adecuada.

Volviendo al ejemplo de la empresa con vendedores, definiremos que nuestro proceso es un Proyecto, y que dentro tendremos documentos típicos a gestionar tanto durante la pre-venta como posterior a la misma: Demanda, Propuesta Técnica, Propuesta Comercial, Contrato, Orden de Compra, Factura, Recibo.

Cuáles serán algunos de los beneficios:

Búsquedas:

• Ya no buscaremos archivos “sueltos” - Podremos buscar informaciones de procesos de venta por cualquier tipo de atributo: fecha, cliente, necesidad concreta.
• Buscar un contrato en particular también será trivial. Tendremos búsquedas implementadas por tipo de documento con los diferentes filtros por atributos definidos.

Organización:

• La información estará almacenada donde y como fue especificado.
• Todos los procesos tendrán la misma forma homogénea. 
• Las ventas tendrán todas las mismas estructuras de carpetas, sin depender de criterios arbitrarios a la hora de subir documentos. 


Colaboración:

• Definir un esquema de permisos para indicar cuales proyectos pueden ser visualizados y/o editados por vendedores específicos. 

• Compartir documentos con los clientes u otros vendedores. 


En resumen, implementar un Gestor de Documentos ordenará los departamentos de su organización y hará el día a día mucho más sencillo y eficiente.

Existirán procedimientos y reglas intrínsecamente implementadas sobre el software que mantendrán el orden documental en la ejecución de los procesos.

Comience hoy a gestionar sus procesos y documentos eficientemente. Contáctenos y un consultor se contactará para relevar su escenario y ofrecer una DEMO personalizada sin costo.

Árbol de Proceso 

Búsqueda de Documento Órdenes de Compra 

Vista de una Venta 

Becha S.A., empresa argentina dedicada a la señalización vial, reconocida por su cumplimiento con las normas de calidad, se encontraba con la necesidad de gestionar de manera más eficiente su proceso operativo principal. La empresa cuenta con la particularidad de poseer puntos de distribución a lo largo todo el país, por lo que era imperativo optimizar el acceso desde múltiples lugares a la documentación clave de su proceso operativo. Así, para poder alcanzar nuevos estándares operativos depositó su confianza en Trebol.

Actualmente en la etapa pre-productiva, los usuarios ya se encuentran percibiendo:

       ·         El beneficio de  almacenar y administrar sus flujos de trabajo,

      en un único lugar con acceso distribuido.

·         Optimizar tiempo en la búsqueda de mails y documentos.      

·         Incluso despreocuparse por el olvido de vencimientos claves.

Por otro lado, la gerencia ahora puede detectar de manera ágil quién es el responsable de cada tarea, así como asignarlas a otro operador o delegarlas, evitando dejar las mismas inconclusas. Con Trebol no quedan documentos archivados en el fondo del cajón, ya que cuenta con plazos de ejecución y alertas para las tareas claves. Cada empleando está informado continuamente de sus  tareas pendientes, aumentando notoriamente la productividad de la empresa.

Ligado a las normas de calidad certificadas por la empresa, Trebol pasa a jugar un papel preponderante ya que permite:

·         Automatizar los procesos del negocio estableciendo workflows de trabajo para todas las áreas de la empresa.

·         Reducir significativamente los costos de papel, impresión, medios físicos y tiempo del personal. 

·         Ayudar a cada empleado a comprender la función que desempeña dentro de la organización, por lo que influye positivamente en el compromiso de cada uno con el sistema de gestión de calidad.

·         Lograr centralizar toda la documentación del SGC (Manual de Calidad, Procedimientos, etc.) en un único repositorio WEB permitiendo el acceso fácil e inmediato a todos sus empleados y terceros.

·         Definr alertas frente a fechas límites de tratamientos a no conformidades u oportunidades de mejora

·         Evaluar continuamente el sistema de gestión de calidad.

Agradecemos a Becha S.A. la elección de Trebol para gestionar y optimizar sus procesos de trabajo, e invitamos a las empresas a que nos contacten para asesorarlos en alcanzar los mismos logros.

La industria farmacéutica hace frente a problemas compartidos con otras industrias: largos plazos de desarrollo, procesos complejos, retrasos costosos... En algunos casos, el tiempo de desarrollo de un nuevo fármaco es de 10 a 15 años, y la documentación que se genera está sometida a mayores revisiones que otras industrias.

El costo normal para diseñar y producir un nuevo fármaco excede los 150 M US$, y el retraso en el plazo de comercialización está alrededor de 1 M US$ anuales. Es por tanto muy conveniente reducir éste al máximo. Por ello las tecnologías de la información deben estar enfocadas al manejo de documentos y al control de tareas y tiempos de los diferentes especialistas que intervienen.

La tecnología de workflow, aplicada a la industria farmacéutica, juega un papel crucial proporcionando la información correcta a las personas indicadas en el momento preciso. Los Procedimientos estándares operativos (SOPs), las Buenas prácticas de laboratorio (GLP) y las Buenas prácticas de fabricación (GMP), pueden enlazarse con las tareas del proceso para minimizar los tiempos de ejecución y asegurar la calidad del trabajo producido.

Los procesos de trabajo e información expuestos en el ejemplo anterior son relativamente sencillos. Existen otros más complejos que afectan especialmente a la industria farmacéutica, como la fabricación de sus productos y su registro, es decir, la autorización sanitaria.

Imaginemos que una empresa del sector va a iniciar la fabricación de un elixir bucal llamado “Bucalin”. El primer paso es el de pesar cada una de las materias primas (clorhexidrina, sacarina sódica, alcohol etílico y esencia de fresa). La persona encargada de iniciar esta fase pesa cada uno de los componentes (con su código) y al conjunto le asigna un número, que corresponde al lote de la pesada. A continuación, esta persona firma su hoja de trabajo y la pasa a un supervisor que tiene que comprobar que el peso de los elementos del producto se ajusta a la fórmula magistral. Si el supervisor da el visto bueno, el compuesto empieza a fabricarse. En caso contrario el compuesto es devuelto a la fase inicial.

Inmediatamente comienza el proceso de fabricación con unos controles de limpieza previos. Hay que comprobar el estado en el que se encuentra el reactor, el agitador de palas y el caudalímetro. Es obligatorio averiguar cuál fue el producto anterior y quién se encargó de la limpieza. Una vez hechas las comprobaciones y la limpieza, el compuesto pasa un control interno de laboratorio en el que se mide el pH, densidad y color. Si el control le da el visto bueno, el compuesto pasa al proceso de envasado. En caso contrario, es devuelto al comienzo del proceso de fabricación. Una vez envasado, el producto se acondiciona para finalmente superar los controles de calidad que darán o no la autorización para que “Bucalin” salga al mercado.

Con un sistema de workflow como Trebol, el empleado que inicia un proceso de pesaje tiene que rellenar un formulario, que le presenta el sistema, con sus datos y su número de empleado e, inmediatamente, recibe una orden de pesada (documento Word), así como la información acerca de los componentes que debe utilizar, número de código y cantidad. El empleado debe pesar y asignar un número de lote a los elementos del producto “Bucalin” y firmar el formulario. En ese momento el sistema lo envía automáticamente al supervisor.

Cuando el supervisor recibe el formulario, el workflow llama al sistema de información (generalmente una base de datos) que le enseñará la fórmula magistral, pudiendo comprobar que los elementos y cantidades de “Bucalin” corresponden con los que aparecen en dicha fórmula. Si todo va bien, el supervisor lo pasa al proceso de fabricación.

Al empleado encargado de las tareas de fabricación se le abre automáticamente una hoja de trabajo en la que, en primer lugar, aparece una guía de operaciones previas (documento de Word) y donde se le indica el tipo de comprobaciones que tiene que hacer y en qué orden:

·         Limpieza del reactor.

·         Limpieza del agitador de palas.

·         Estado del caudalímetro.

·         Estado del sistema de calefacción y enfriado de la camisa del reactor.

Asimismo, tendrá también online una base de datos en la que se registró en su día el producto anterior que se fabricó con el reactor, en qué fecha se limpió y qué persona realizó la limpieza. Obsérvese que el operario tiene definido su trabajo y dispone de la información precisa para realizarlo. Una vez hechas las comprobaciones y la limpieza, comienza el proceso en el reactor.

El empleado que efectúa este trabajo tendrá la guía de proceso en su ordenador y cada operación que debe efectuar en el orden establecido. A continuación el compuesto pasa por un control de calidad en el que se mide el pH, el color y la densidad. La persona que efectúa este control tiene en la pantalla de su ordenador las tareas realizadas por los operarios que han intervenido en el proceso, así como la información en línea de especificaciones en marcha.

En el caso de que las determinaciones realizadas en el muestreo sean correctas se da la conformidad —mediante firma electrónica—, y el sistema Trebol direcciona automáticamente las tareas siguientes de envasado, acondicionamiento y control de calidad.

La aplicación de un sistema como Trebol a los procesos de fabricación de productos farmacéuticos permite evitar errores que obligan a repetir las tareas de pesada, fabricación y/o envasado y acondicionamiento. Ahorra tiempo a quienes intervienen en la supervisión, puesto que el workflow siempre estará enlazado con el sistema de información al que acudirá para consultar una fórmula, por ejemplo. Además, la aplicación de este sistema permitirá conocer en todo momento los tiempos y costes de cada etapa y de la operación.

Dentro de la industria farmacéutica, el registro o autorización sanitaria de los productos constituye otro de los bloques susceptibles de aplicar un sistema de workflow. El registro farmacéutico no sólo mueve grandes volúmenes de documentos, sino que además está inmerso en numerosas fases de trabajo y de información en las que intervienen las industrias fabricantes y la administración.

El movimiento y generación de documentos, así como las etapas del registro farmacéutico implican tanto a personas y a tareas de las empresas como a las autoridades sanitarias, lo cual supone diseñar procesos  que relacionen a las empresas con instituciones externas, y que todos posean acceso a los documentos necesarios en cualquiera de las distintas etapas.

Conclusión

En la industria farmacéutica es preciso analizar: registro, fábrica, marketing y las actividades de negocio en consonancia con los sistemas de información. El puente entre todos ellos puede ser un potente gestor documental como Trebol. No dude en crear su cuenta gratis y comience a diagramar sus flujos de trabajo de la manera más eficiente con nuestra solución líder en Workflow. También puede acceder a nuestro canal de video para conocer el funcionamiento de Trebol. 

Fuente

Uno de los pilares más valiosos de un Gestor Documental, es el modelado de procesos de negocio. Los procesos se modelan acorde a las necesidades de cada cliente.

Un proceso de negocio, dentro del marco de Trebol, es definido como una secuencia de actividades que deben ser ejecutadas para lograr un fin específico para la empresa.

En cualquier proceso de negocio (comercial, productivo, administrativo, selección de personal, etc.) la información generada y administrada durante la ejecución de sus actividades se encuentra consolidada en documentos (fichas, formularios, archivos, etc.). Trebol entiende por documento a la unidad de información de los procesos: imágenes, planillas de cálculo, formularios, correos electrónicos, etc.

Trebol se basa en la idea de flujo de trabajo interdocumental (workflow) para modelar cada proceso como un hilo de ejecución de acciones sobre documentos.

Para informar el avance de un proceso, Trebol maneja dos niveles de estados: estados a nivel proceso, y estados a nivel documento. Como ejemplo, para una Orden de Compra se podrían configurar los estados: “aprobada”, “rechazada”, mientras que para el proceso de Ventas en cuestión se podrán manejar estados: "Cotizado", "En producción", "Facturado".

Las acciones, las cuales son ejecutadas por un usuario o sistema externo que interactúa con Trebol, son las que provocan los cambios de estado en los documentos, y por consiguiente en el proceso en cuestión. 

A su vez, una acción puede implicar la ejecución automática de un conjunto de tareas previamente definidas en el proceso. Entre las tareas más comúnmente utilizadas se encuentran las de notificación vía mail, validaciones de negocio y modificación del estado del proceso en función del estado de los documentos que lo componen.

En los siguientes diagramas se pueden observar distintos casos de éxito de implementación de Trebol y como son funcionan los distintos elementos del proceso.

Proceso comercial para una fábrica de productos

En el mismo podemos ver un usuario, con un perfil asignado de vendedor o comercial, que acciona liberando un pedido para la producción de un producto. El documento con el pedido queda en un estado “pendiente” hasta que otro empleado, con un puesto de trabajo dentro del área técnica, acciona modificando el estado a “aprobado” o en su defecto lo pase a “rechazado” volviendo todo el proceso para atrás, teniendo que ser revisado.

A continuación el departamento de compras genera las órdenes de compra con los materiales requeridos para la producción, quedando las mismas en estado “pendiente” hasta la recibir los materiales de los distintos proveedores. Una vez que los mismos se encuentran disponibles para la producción, el pedido vuelve al área técnica, modificando el estado del pedido a estar “en producción”. Cuando finaliza la misma, se genera la orden para entregar el producto y cuando esto sucede, se modifica el estado del pedido a “entregado”. De este modo nos aseguramos que todos los documentos relacionados a un proceso queden organizados dentro del mismo, tanto para futuras eventualidades como para su consulta. 

A continuación se muestran algunos de los procesos documentales implementados en diferentes Casos de Éxito con Trebol.

Proceso de retención de productos en una empresa alimenticia

Proceso de carga de promociones en un hipermercado

Conozca mas detalles de Trebol, nuestra solución líder en workflows, cree su cuenta gratis para poder conocer los beneficios de tener sus documentos importantes organizados digitalmente. También puede acceder a nuestro canal de video para conocer otros funcionamientos de Trebol.

La digitalización de documentos transforma una información (un texto, una imagen.) a un sistema de dígitos, para su posterior tratamiento informático. Sin embargo, la transferencia de la documentación física a la electrónica ofrece ventajas prácticas que vale la pena observar, ya que no sólo es un accionar a favor del medioambiente.

Los datos electrónicos se pueden almacenar, indexar y son más eficaces para intercambiar. Es comprensible que algunas empresas todavía utilicen el papel. Sin embargo, en el entorno de trabajo, alcanza una seguridad, que con la documentación física no.

¿Qué es OCR?                                                                   

OCR es una tecnología que se encarga de escanear y reconocer los caracteres de cualquier tipo de documentos; como expedientes, curriculums, OC, facturas de proveedores, etc. 

Los documentos escaneados y de imagen como TIFF, BMP, JPG, PNG, etc. están hechos de píxeles. Incluso los formatos de Archivo PDF, Ms-Word, presentan el texto compuesto por píxeles. Esto hace que la información textual, presentes en una imagen, sea difícil de editar y buscar. Sin embargo, con la tecnología OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) puede ayudar en la edición de imágenes basadas en texto mediante la conversión de imágenes a DOC, PDF, HTML, Word y otros formatos basados ​​en texto, de este modo se facilita la edición y modificación.

La utilización de la tecnología OCR  que ofrece Trebol, permite la explotación de sus documentos y gestión electrónica, de forma ágil y segura. A diferencia de otros software, Trebol efectúa la digitalización y el OCR en línea, sin necesidad de instalar softwares stand-alone en cada estación de digitalización. De esta manera se puede distribuir la digitalización a proveedores, clientes, o sucursales de la empresa en forma inmediata y sin costos extras.

Aprovechando las facilidades que nos brindan las nuevas tecnologías, tales como OCR, la digitalización de los documentos ofrece a la empresa múltiples beneficios:

·         Agiliza procesos importantes de su negocio

·         Ahorro de espacio para almacenar documentos

·         Facilidad de acceso a los datos

·         Seguridad en la información

·         Debe destacarse también la utilidad de la explotación de los documentos, a la hora de llevar a cabo un control y un seguimiento de los mismos.

 A continuación podrá ver en funcionamiento la digitalización y OCR que le ofrece Trebol.

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