Más del 83% de los encuestados en un reciente estudio a nivel mundial patrocinado por Ricoh indicó que optimizar los procesos de negocio de cara al cliente no sólo podría reducir los costes, sino que también podría incrementar los ingresos en una media del 10,1%.

Los clientes insatisfechos suponen un freno para el crecimiento de las compañías. Los encuestados que han tenido experiencias negativas por culpa de errores en los procesos de las compañías de las que son clientes:

·         Son menos propensos a volver a tratar con la misma empresa (68,7%);

·         Es probable que cambien de proveedor (60,1%);

·         Es probable que recomiendan a otras personas que no hagan negocios con esas empresas (casi el 56,8%).

Cualquier iniciativa capaz tanto de reducir los costes como de mejorar los ingresos es una iniciativa ganadora, y debería ser una prioridad para los directivos de las organizaciones utilizar un software de gestión documental.  En el mercado actual, conectado y on-line, una mayor satisfacción del cliente (o una menor insatisfacción) es un requisito imprescindible para ser competitivo.

Los procesos documentales sin optimizar no sólo perjudican la relación con sus clientes, sino que también pueden hacerle perder a valiosos empleados capaces de generar ingresos, que se ven frustrados en sus funciones de atención al cliente por culpa de los errores en los procesos. El coste de sustituir al personal de ventas ha sido estimado en hasta el 200% del salario anual del empleado. Ésto no incluye el coste del tiempo y de las oportunidades perdidas mientras se encuentra a un sustituto, ni los clientes que puedan llevarse con ellos al dejar la compañía.

Trebol nos asegura una optimización en los procesos de negocio, no dude en crear su cuenta gratis  y comenzar a gestionar sus documentos de la manera mas eficiente. 

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La buena gestión de la información en su empresa es algo fundamental que mal gestionada puede traer severas consecuencias.

Los documentos críticos de nuestra empresa, nuestros contratos, las facturas, las escrituras, son la base de nuestro conocimiento del negocio y de las relaciones que mantenemos con nuestro entorno. 

Estos documentos deben de ser legibles, exactos y no manipulables por alguien sin autorización. Los empleados deben ser capaces de encontrar aquellos que sean necesarios para sus tareas diarias sin necesidad de estar navegando a través de documentos irrelevantes.

Con el crecimiento de su empresa y el uso cada vez más importante de información en formato digital proveniente de Internet, correos electrónicos, documentos, etc., la información crecerá y lo hará de forma exponencial. Por tanto la centralización y la organización de esta documentación se hace vital.

Para manejar todo esto tenemos la opción de implantar un software de gestión documental como Trebol que nos ayude a gestionar esa información. A continuación se repasaran 6 puntos.

1. Fácil de usar

Algunos empleados, especialmente aquellos que no están muy familiarizados con el uso de documentos digitales, se pueden beneficiar del uso de un software que les ayude guiándoles por los diferentes procesos de captura, indexación, acceso y gestión de la información. Para asegurarse de esto pregunte a sus candidatos a proveedores cosas como:

o    Interfaz simple.

o    Acceso seguro a través de internet.

o    Utilización de una sola contraseña.

o    Funciones y tips básicos de ayuda para los usuarios.

o    Sistema de digitalización de documentos integrados.

2. Seguridad

Los problemas derivados de cambios de normativas acerca de a qué tipo de información puede acceder cada perfil de usuario deben poder ser solucionados fácilmente con este tipo de software. Un simple cambio de permisos en la configuración de los usuarios afectados tendría que hacer que se cumpliera de inmediato la nueva norma.

De igual forma, un cambio de roles de usuarios en nuestra organización también es fácil de implementar. A lo que antes no podía tener acceso ahora sí, y al revés. Si antes no podía dar su aprobación en un determinado paso de un workflow, puede que ahora sí. Y si antes no podía estampar su firma digital, puede que ahora si.

3. Búsqueda de información

¿Sabía usted que las empresas que trabajan con papel pierden el 7,5% de sus documentos y traspapelan temporalmente un 3% adicional? Con la utilización de Trebol se asegura de lo siguiente:

o    Estandarizar las búsquedas de documentación en la empresa.

o    Utilización de menús desplegables que permiten al usuario inexperto una indexación fácil de la documentación.

4. Escalable a futuras necesidades

Las necesidades que tiene usted hoy pueden ser totalmente diferentes a las que tenga dentro de dos o tres años. Tal vez hoy está usted interesado en gestionar solo recursos humanos y cuentas a pagar pero mañana puede necesitar gestionar la totalidad de la información de su empresa:

o    Piense en las posibilidades de integración de Trebol con todas las aplicaciones que se utilizan en su empresa. Aunque en estos momentos no vaya a integrarlos.

o    Unifique toda la información de su empresa que se encuentra dispersa en diversos sistemas.

o    ¿Qué previsión de crecimiento tiene a 3 años vista? ¿y a 5?

5. Políticas de retención de documentación

Dependiendo de su actividad, puede que esté afectado por políticas de retención de documentación que le obliguen a guardar documentación durante muchos años, incluso permanentemente, aunque esta posiblemente no vaya a ser consultada. Un gestor documental como Trebol es capaz de gestionar esto con agilidad, guardando estos documentos por separado pero manteniendo las posibilidades de acceso si fuera necesario.

6. Gestión de e-mails

Sólo el 19% de las empresas capturan sus correos electrónicos importantes para poder gestionar su contenido. No solo eso. Se sabe que casi la mitad de las empresas mantienen los correos electrónicos de los usuarios en carpetas personales no compartidas en ningún servidor y no involucradas en las políticas de copias de seguridad de su compañía. Si este es su caso, está poniendo en riesgo su negocio.

Una mala gestión del correo electrónico obstaculiza gravemente la productividad cuando por ejemplo un empleado se va de vacaciones y sus correos quedan atrapados en sus carpetas personales. Puede que allí haya información crítica, archivos adjuntos importantes como contratos u ofertas de proveedores o a clientes, que no van a poder ser encontrados hasta que el empleado no acuda a su puesto de trabajo.

Con Trebol, usted se asegura que los mails se encuentren indexados, archivados y permite búsquedas en mensajes y archivos adjuntos.

Conclusión

Un software de gestión documental como Trebol mantiene la integridad y/o seguridad de la información que maneja su compañía. Así se asegura de que sus trabajadores tendrán acceso inmediato, seguro y preciso a la documentación que necesiten y a través de un sistema de fácil administración a largo plazo. Los invito a crear su cuenta en Trebol y comprobar todos estos beneficios que nos otorga un software de gestión documental. 

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El sector seguros es un negocio complejo que se basa en probabilidades y en reglas de grandes números. En este sentido, se trabaja con un gran volumen de información para adecuar el precio del producto, diseñarlo y adaptarlo a las necesidades de los clientes.

Desde hace años, este sector ha sido consciente de la importancia que tiene para su desarrollo contar con un gestor documental, que le permita desde la contratación de una póliza en Internet hasta las relaciones directas con proveedores y clientes. Prácticamente todas las acciones se han visto modificadas gracias a la incorporación de soluciones tecnológicas, que ya no suponen un valor añadido diferenciador para estas compañías, sino que se han convertido en su herramienta de trabajo básica. El elevado nivel de aplicación de las TIC ha permitido, entre otros aspectos, aumentar la calidad del servicio ofrecido tanto a particulares como a empresas.

Conscientes de la importancia que representaba para las organizaciones contar con un software integral de gestión documental, en un primer momento y tal como era de esperar fueron las grandes empresas de este sector las que se sumaron a la apuesta de situar a las nuevas tecnologías como condición imprescindible para el desarrollo de su negocio, seguidas por las de un medianas y, posteriormente, por las pequeñas. En suma,  todas las compañías han centrado en estas plataformas de gestión documental su negocio.

De hecho, las direcciones de estas organizaciones han sido conscientes de que las inversiones en tecnología de gestión documental constituyen un beneficio al consolidarse como una herramienta clave para la gestión del negocio, ya que a través de ellas, se proporciona un mayor acercamiento a los clientes, agentes y proveedores y, de esta forma, se mejora también el servicio en global.

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Actualmente, las PYMES (pequeñas y medianas empresas) están atrapadas en la gestión de multitud de documentos y archivos, y además tienen la necesidad de ser tan productivas como sea posible con un coste mínimo.

Todos los documentos y archivos son información valiosa, siempre que se puedan almacenar y acceder a ellos con rapidez y precisión.

En este momento, la información valiosa de la empresa puede, en el mejor de los casos, estar almacenada en carpetas o en archivadores o, peor aún en una caja etiquetada (2007) en lo alto de una estantería, o como archivos existentes por todo el disco duro del ordenador mal etiquetados y con un tiempo de búsqueda muy elevado (difíciles de encontrar).

Si usted encuentra que estos casos son ciertos para su empresa, entonces su empresa necesita un sistema de gestión documental.

Existen sistemas que son una alternativa asequible y fácil de usar como sistemas de gestión documental, estos le permite escanear y almacenar todos sus documentos en papel en un archivo electrónico documental con categorías y un motor de búsqueda que le permite encontrar sus documentos al instante.

Puede pensar, que en su empresa no tienen el tiempo o personal para escanear todos los documentos de papel necesarios. Pero es un error pensar que es un tiempo mal empleado o un coste, el tiempo se pierde en buscar los documentos perdidos (la típica frase donde he dejado ese documento), aquí es donde realmente se pierde tiempo y dinero.

Los pocos segundos que requiere un sistema de gestión documental moderno en escanear un documento, almacenarlo e indexarlo es menor al tiempo que se tarda en poner el documento en una carpeta de un archivador.

Pero, el verdadero beneficio de un sistema de gestión documental está en el tiempo que se tarda en encontrar un documento, aquí está la ventaja de los sistemas de archivo documental y además podrá visualizar el documento exacto que está buscando de forma casi instantánea. Con el archivo documental y los documentos asociados podrá anotar, imprimir o enviar el documento por correo electrónico de manera instantánea.

Actualmente, muchos sistemas de gestión documental además ofrecen:

• Colaboración, los documentos se pueden compartir vía navegador con los demás usuarios de la empresa.
• Seguridad en el acceso a los documentos
• Registros de auditoría
• Control de versiones
• Búsquedas por el contenido a partir de OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres).
• Workflow o procesos de flujo de trabajo asociados con el documento, para la colaboración entre usuarios.

Todas estas funciones y demás, hacen que con un sistema de gestión documental para empresas y archivo documental se obtiene una mayor productividad en la empresa, y todo ello con un precio muy económico.

La conclusión es que situación actual ha creado una gran necesidad de reducir sus costes y aumentar su productividad para mantener su empresa a flote. Nunca ha habido un momento mejor o más crucial para poner esta valiosa tecnología a trabajar para usted. Menos estrés y más productividad es un importante retorno de cualquier inversión y la mejor estrategia a seguir.

Para más información sobre como implantar un sistema de gestión documental se puede contactar con nosotros, y nuestros expertos le indicarán la opción que mejor se adapte a las necesidades de su empresa.

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