El aseguramiento de la calidad – regulado por las normas ISO 9000- comporta, entre otros aspectos, importantes mejoras en los procesos internos en las organizaciones.

Cuando se hace referencia a esta norma aparecen habitualmente conceptos como beneficios asociados al incremento de la productividad por la reducción de tiempos de actividades y, por tanto de costos, a la mejora del servicio con la disminución de errores, o a una “nueva cultura corporativa”.

Cada vez se hace más evidente que no puede haber un aseguramiento de la calidad si no hay, al mismo tiempo, un sistema de gestión documental sólido que lo respalde. La documentación es el soporte del sistema de gestión de la calidad, pues en ella se plasman no sólo las formas de operar de la organización sino toda la información que permite el desarrollo de todos los procesos y la toma de decisiones.

Un sistema de gestión documental permite tener identificados los documentos asociados a los procesos de calidad, asegurar el acceso a las personas correctas, fijar los criterios de conservación, definir responsables, recolectar registros sobre los procesos productivos, y otras cuestiones.

No pasa, pues como a menudo se interpreta, solamente por “informatizar” el proceso; esto puede ser necesario y muy útil en algunos casos o totalmente insuficiente en otros. Por eso, paralelo a la norma ISO 9000 de calidad, existe la norma ISO15489 (ahora UNE-ISO 15489. Información y documentación. Gestión de documentos). Esta última norma establece los principios generales para un sistema de gestión documental. Un sistema que debe contar, en primer lugar, con el soporte y la implicación activa de la dirección de la empresa y que debe regular todo el ciclo de vida de los documentos: desde que se reciben o generan hasta que se archivan o destruyen.

Al mismo tiempo que un nuevo empleado que se incorpora a la organización recibe un “documento de bienvenida” con el organigrama, quién es quién, el manual de procedimientos, etc., también debería recibir el “Manual o Pautas corporativas de gestión documental”: dónde encontrar los documentos que debe usar para su actividad diaria, como nombrar los nuevos documentos que genera, qué hacer con el correo electrónico que recibe o envía, etc.

Así, Trebol resuelve las siguientes cuestiones, entre otras tantas:

Repositorio Documental SGC

• Cómo implementar un repositorio de documentos para el SGC facilitando su acceso y consulta.
• El ciclo de Edición-Revisión-Publicación de los documentos.
• Edición y versionado en línea de documentos Microsoft Office

Proceso de Registro y Tratamiento de incidencias

• Deje a un lado papeles, planillas y/o métodos ad-hoc. Sistematice el alta y tratamiento de Observaciones,  Oportunidades de Mejora y No Conformidades.
• Planificación con asignación a responsables y vencimientos de ejecución.
• Verificación del tratamiento y cierre de incidencias.

Implementación de los Procesos Principales alcanzados por las Normas Certificadas

• Informatización de los Procesos (acciones, documentos, roles, etc.)
• Registros de auditoría de acciones de cada responsable.
• Integración de mails con los clientes o entidades externas.
• Tableros de control.

Ya sea que su empresa se encuentre en proceso de certificación o renovación de alguna norma de Calidad, o bien simplemente pretenda hacer más eficientes sus procesos, Trebol se convertirá en la herramienta de software que le hará el día a día más fácil y controlado. 

Las certificaciones ya no representarán esfuerzos extras para ordenar y poner al día los registros exigidos por la norma. Al implementar Trebol, los registros irán siendo almacenados en forma natural y ágil por todos en su empresa. 

Mantener los registros del SGC actualizados día a día aportará valor a su empresa para la toma de decisiones y es una de las principales razones del porque implementar Trebol.

Obtenga más información en nuestro site, o bien contáctenos y lo asesoramos en su caso.