Hablando de novedades, lanzamos una nueva funcionalidad en Trebol que creemos traerá muchas ventajas para nuestros usuarios.

Ultimamente nos venían plantando las siguientes preguntas e inquietudes:

• ¿Habría forma de disponer de mis documentos estando offline?
• ¿Cómo puedo evitar que mis empleados olviden actualizar en Trebol los documentos en los que están trabajando?
• Quisiera poder utilizar mis programas de edición localmente para trabajar con los adjuntos en Trebol.
• ¿Se podrían evitar los pasos de descargar y carga de un adjunto para editarlo?, quiero evitar olvidarme de actualizar mis cambios.
• ¿Hay forma de agilizar la carga y descarga de grandes volúmenes de documentación?

Con el objetivo de resolver estas problemáticas fue que llevamos adelante el análisis y diseño del Sincronizador de Archivos en Trebol. El resultado fue una forma mucho más ágil y eficiente de administrar los adjuntos.

¿Qué hace el Sincronizador?

En pocas palabras nos permite mapear y mantener sincronizada una carpeta de nuestro sistema operativo a un repositorio en Trebol, cualquier archivo borrado/agregado/modificado será actualizado en Trebol en forma automática y viceversa.

Contamos con plugins multiplataforma para poder sincronizar desde Windows, Mac OS y Linux. Pero aun más, también se puede realizar la sincronización desde dispositivos móviles con sistema operativo Android.

Cabe destacar que se cuenta en todo momento con una completa auditoría sobre creaciones, eliminaciones y modificaciones que junto con otras características de Trebol como son el versionado de archivos y la papelera de reciclaje nos da un completo control sobre la evolución de nuestra documentación.

Todo esto quiere decir entre otras posibilidades que:

• Nuevos documentos en Trebol, ya sea generados vía aplicación web o sincronizados desde otros nodos en la red serán descargados automáticamente a cada dispositivo conectado.
• Así mismo, generación de carpetas, archivos nuevos o incluso modificaciones a los existentes realizadas localmente serán impactadas de forma transparente en Trebol sin necesidad de pasos adicionales.
• Mientras estemos online, tendremos siempre disponible la última versión de la documentación. Pero sin necesidad de ningún trabajo adicional ni recordatorios, podremos trabajar sobre los documentos de forma offline y estos serán actualizados automáticamente en Trebol ni bien tengamos conexión.
• Nos permite sincronizar varios equipos disponiendo de nuestro trabajo en curso en cada uno de ellos.

Sin olvidar que todo documento generado en Trebol, puede tener un flujo de trabajo asociado, las posibilidades son muy amplias. Por ejemplo, el simple hecho de generar un documento localmente podría disparar un flujo de aprobación del mismo en forma automática.

Para ejemplificar lo anterior, los siguiente son algunos casos de uso en dónde el Sincronizador de Archivos nos da un gran valor agregado:

• El arquitecto visitando una obra, sincronizando su smartphone contará con los últimos planos y demás documentos actualizados en todo momento para consulta e incluso edición. Podría agregar fotografías o notas y estas serán cargadas en Trebol automáticamente.
• Para usuarios que realizan cargas de legajos, la tarea se ve simplificada a colocar la documentación en la carpeta sincronizada.
• En documentos en los que se trabaje durante varias iteraciones, el usuario nunca se olvidará de cargar la última versión ya que esto es realizado por el Sincronizador. Cada versión será almacenada y auditada.

El webinar está dirigido por el Ingeniero Martin de la Rosa, quien para esta ocasión, trató la temática "Cómo administrar eficientemente el Sistema de Gestión de Calidad de su empresa".

Dentro del mismo se abordaron las distintas problemáticas que enfrentan las empresas al administrar y mantener actualizado un Sistema de Gestión de Calidad, y un enfoque de solución mediante la implementación del Gestor Documental Trebol.

Entre ellas podemos mencionar:

Repositorio Documental SGC

• Cómo implementar un repositorio de documentos para el SGC facilitando su acceso y consulta.
• El ciclo de Edición-Revisión-Publicación de los documentos.
• Edición y versionado en línea de documentos Microsoft Office

Proceso de Registro y Tratamiento de incidencias

• Dejar de lado papeles, planillas y/o métodos ad-hoc.
• Sistematizar el alta y tratamiento de Observaciones, Oportunidades de Mejora y No Conformidades.
• Planificación con asignación a responsables y vencimientos de ejecución.
• Verificación del tratamiento y cierre de incidencias.

Implementación de un Proceso Principal de ejemplo alcanzado por la Norma

• Paso a paso la configuración del Proceso Principal de Toma de Pedidos y Generación de Ordenes de Servicio.
• Registros de auditoría de acciones de cada responsable.
• Integración de mails con el cliente.
• Tablero de control con los pedidos discriminados por estado.

Ya sea que tu empresa se encuentre en proceso de certificación o renovación de alguna norma de Calidad, o bien simplemente pretendas hacer más eficientes los procesos, Trebol se convertirá en la herramienta de software que te hará el día a día más fácil y controlado. 

Las certificaciones ya no representarán esfuerzos extras para ordenar y poner al día los registros exigidos por la norma. Al implementar Trebol, los registros irán siendo almacenados en forma natural y ágil por todos en tu empresa. 

Mantener los registros del SGC actualizados día a día aportará valor a tu empresa para la toma de decisiones y es una de las principales razones del porque implementar Trebol.

¡Agendá ahora una DEMO haciendo click aquí y empezá a probarlo!

A continuación podrás ver online el video con el webinar completo, incluyendo las consultas del auditorio. 

El aseguramiento de la calidad – regulado por las normas ISO 9000- comporta, entre otros aspectos, importantes mejoras en los procesos internos en las organizaciones.

Cuando se hace referencia a esta norma aparecen habitualmente conceptos como beneficios asociados al incremento de la productividad por la reducción de tiempos de actividades y, por tanto de costos, a la mejora del servicio con la disminución de errores, o a una “nueva cultura corporativa”.

Cada vez se hace más evidente que no puede haber un aseguramiento de la calidad si no hay, al mismo tiempo, un sistema de gestión documental sólido que lo respalde. La documentación es el soporte del sistema de gestión de la calidad, pues en ella se plasman no sólo las formas de operar de la organización sino toda la información que permite el desarrollo de todos los procesos y la toma de decisiones.

Un sistema de gestión documental permite tener identificados los documentos asociados a los procesos de calidad, asegurar el acceso a las personas correctas, fijar los criterios de conservación, definir responsables, recolectar registros sobre los procesos productivos, y otras cuestiones.

No pasa, pues como a menudo se interpreta, solamente por “informatizar” el proceso; esto puede ser necesario y muy útil en algunos casos o totalmente insuficiente en otros. Por eso, paralelo a la norma ISO 9000 de calidad, existe la norma ISO15489 (ahora UNE-ISO 15489. Información y documentación. Gestión de documentos). Esta última norma establece los principios generales para un sistema de gestión documental. Un sistema que debe contar, en primer lugar, con el soporte y la implicación activa de la dirección de la empresa y que debe regular todo el ciclo de vida de los documentos: desde que se reciben o generan hasta que se archivan o destruyen.

Al mismo tiempo que un nuevo empleado que se incorpora a la organización recibe un “documento de bienvenida” con el organigrama, quién es quién, el manual de procedimientos, etc., también debería recibir el “Manual o Pautas corporativas de gestión documental”: dónde encontrar los documentos que debe usar para su actividad diaria, como nombrar los nuevos documentos que genera, qué hacer con el correo electrónico que recibe o envía, etc.

Así, Trebol resuelve las siguientes cuestiones, entre otras tantas:

Repositorio Documental SGC

• Cómo implementar un repositorio de documentos para el SGC facilitando su acceso y consulta.
• El ciclo de Edición-Revisión-Publicación de los documentos.
• Edición y versionado en línea de documentos Microsoft Office

Proceso de Registro y Tratamiento de incidencias

• Deje a un lado papeles, planillas y/o métodos ad-hoc. Sistematice el alta y tratamiento de Observaciones,  Oportunidades de Mejora y No Conformidades.
• Planificación con asignación a responsables y vencimientos de ejecución.
• Verificación del tratamiento y cierre de incidencias.

Implementación de los Procesos Principales alcanzados por las Normas Certificadas

• Informatización de los Procesos (acciones, documentos, roles, etc.)
• Registros de auditoría de acciones de cada responsable.
• Integración de mails con los clientes o entidades externas.
• Tableros de control.

Ya sea que su empresa se encuentre en proceso de certificación o renovación de alguna norma de Calidad, o bien simplemente pretenda hacer más eficientes sus procesos, Trebol se convertirá en la herramienta de software que le hará el día a día más fácil y controlado. 

Las certificaciones ya no representarán esfuerzos extras para ordenar y poner al día los registros exigidos por la norma. Al implementar Trebol, los registros irán siendo almacenados en forma natural y ágil por todos en su empresa. 

Mantener los registros del SGC actualizados día a día aportará valor a su empresa para la toma de decisiones y es una de las principales razones del porque implementar Trebol.

Obtenga más información en nuestro site, o bien contáctenos y lo asesoramos en su caso.

A continuación les contaremos un caso de éxito con su correspondiente problemática y la solución brindada por Trébol. 

Problemática

Como gerente de IT de una empresa petrolera líder de LATAM, Gustavo tenía una gran cantidad de objetivos por cumplir. Uno de sus grandes dolores de cabeza era tener que buscar una solución a cada uno de los pedidos para sistematizar tareas y operaciones que estaban por fuera del ERP.

Luego de cotizar customizaciones y desarrollos, se dió cuenta que el camino tenía que ir por otro lado.

El desafío era encontrar una herramienta que le permitiese definir estos procesos y evitar los altos costos y tiempos de implementación en desarrollos o agregados al ERP.

Búsqueda

Ahora el problema de Gustavo era mucho más sencillo: encontrar un único producto que permita ejecutar las operaciones de varios sectores por fuera del ERP. Lo que necesitaba era una herramienta de gestión de procesos.

Luego de buscar e investigar sobre este tipo de soluciones, seleccionó una serie de requisitos que debía encontrar para cumplir con las demandas de sus clientes internos.

• Contar con formularios para el ingreso de información altamente configurables. Uno de sus requerimientos incluía eliminar el envío de planillas para el alta de proveedores, reemplazándolas por formularios web. Es por esto que el producto debería soportar formularios complejos, con valores de diferentes tipos y dependencias entre los mismos.
• Poder definir procesos que vinculen múltiples documentos y formularios. Era imprescindible que toda esta información quede bien organizada en un único lugar y evitar tener un mar de documentos perdidos.
• Tener independencia para manejar las configuraciones sin necesitar transitar el largo camino de presupuestos adicionales por modificaciones a los procesos.

Solución

Luego de evaluar las principales opciones del mercado, Gustavo seleccionó a Trébol ya que cumplía con todos los requisitos, y además contaba con una interfaz de usuario agradable y de gran simplicidad.

 El proyecto de implementación tomó solamente de 2 meses incluyendo el análisis, configuración e implementación de 7 procesos: Solicitud de Notebook, Solicitud de Teléfonos, Solicitud de Tarjeta de Ingreso, Alta de Proveedores, Accesos a Sistemas, Pasajes de Proyectos a Producción y Alta de Usuario.

Finalmente Gustavo logró no solo cumplir con los 3 principales requerimientos de su búsqueda, sino que quedó sorprendido por el alto nivel de adaptación del producto, la flexibilidad del esquema de licenciamiento y el nivel de soporte con tiempos de respuesta mucho más bajos que los esperados.

Comience hoy a gestionar sus procesos y documentos eficientemente. Contáctenos y un consultor se contactará para relevar su escenario y ofrecer una DEMO personalizada sin costo.

Esta suele ser una pregunta muy frecuente a la hora de decidirnos y elegir una forma eficiente de organizar nuestro departamento interno.

Actualmente muchas empresas están utilizando Google Drive, o Dropbox, o mismo una carpeta compartida en la Red para gestionar archivos. Con gestionar me refiero a consultar, crear, editar, compartir, imprimir, enviar por e-mail, y cualquier otra tarea que se necesite realizar con un archivo.

Ahora bien, imaginemos cualquier empresa prestadora de servicios con varios vendedores. Cada vendedor llevando adelante sus ventas con diferentes clientes y trabajando sobre ese repositorio de archivos en la nube.

Se me vienen a la cabeza preguntas del tipo:

·        Tendremos una carpeta de archivos por cliente o una por cada proyecto? O un primer nivel de carpetas para diferenciar clientes y luego en un segundo nivel carpetas con los diferentes proyectos? 


·         Qué sucede si un vendedor crea una carpeta? Existirá alguna otra persona que posteriormente “ordene esas carpetas”? 


·         Quién puede crear nuevas carpetas? Cualquier vendedor? Solo supervisores? Se tiene un vendedor específico llamado “dueño" para gestionar cada cliente? 


·         Cómo consigo que un equipo de vendedores puedan trabajar al mismo tiempo sobre cierto proyecto?  


·         Si necesito buscar el contrato de una venta específica, como lo consigo? Busco por carpeta? Busco por nombre de archivo?

Todas estas preguntas se pueden responder y resolver teniendo soporte de un software que gestione archivos y que ofrezca otras funcionalidades. Ese software es un Gestor Documental.

Entonces, que puede ofrecer un Gestor Documental y cuáles son sus beneficios?

Gestionar documentos, no es solo gestionar archivos, sino poder gestionar cualquier tipo de información (formularios, documentos en papel, e-mails, archivos de cualquier tipo, etc.) y poder trabajar de forma colaborativa sobre las mismas.

Dejaremos de hablar de gestionar archivos, para pasar a hablar de gestión de documentos. Un documento no es más que una información en un cierto formato: formularios con campos diversos, documentos digitalizados, e-mails, archivos de cualquier tipo, etc. El software de Gestión Documental tiene que permitir gestionar cualquier tipo de documento. 

Cómo implemento en Trébol este escenario?

Aparece un concepto que nosotros consideramos clave y es PROCESO. Cualquier información relevante en una empresa está relacionada a un proceso específico. Entonces definir el proceso será el primer paso para agrupar las informaciones de forma adecuada.

Volviendo al ejemplo de la empresa con vendedores, definiremos que nuestro proceso es un Proyecto, y que dentro tendremos documentos típicos a gestionar tanto durante la pre-venta como posterior a la misma: Demanda, Propuesta Técnica, Propuesta Comercial, Contrato, Orden de Compra, Factura, Recibo.

Cuáles serán algunos de los beneficios:

Búsquedas:

• Ya no buscaremos archivos “sueltos” - Podremos buscar informaciones de procesos de venta por cualquier tipo de atributo: fecha, cliente, necesidad concreta.
• Buscar un contrato en particular también será trivial. Tendremos búsquedas implementadas por tipo de documento con los diferentes filtros por atributos definidos.

Organización:

• La información estará almacenada donde y como fue especificado.
• Todos los procesos tendrán la misma forma homogénea. 
• Las ventas tendrán todas las mismas estructuras de carpetas, sin depender de criterios arbitrarios a la hora de subir documentos. 


Colaboración:

• Definir un esquema de permisos para indicar cuales proyectos pueden ser visualizados y/o editados por vendedores específicos. 

• Compartir documentos con los clientes u otros vendedores. 


En resumen, implementar un Gestor de Documentos ordenará los departamentos de su organización y hará el día a día mucho más sencillo y eficiente.

Existirán procedimientos y reglas intrínsecamente implementadas sobre el software que mantendrán el orden documental en la ejecución de los procesos.

Comience hoy a gestionar sus procesos y documentos eficientemente. Contáctenos y un consultor se contactará para relevar su escenario y ofrecer una DEMO personalizada sin costo.

Árbol de Proceso 

Búsqueda de Documento Órdenes de Compra 

Vista de una Venta