La seguridad es uno de los aspectos clave que debe tener bien cubierto cualquier Sistema de Gestión Documental. Dicho Sistema será el guardián de nuestro activo más valioso: nuestro know-how. No todo el mundo debería tener acceso a toda la documentación, y mucho menos, tener la capacidad de realizar determinadas acciones en determinados documentos.
 
Cuando hablamos de Seguridad no sólo nos referimos a la Seguridad Externa, es decir, al acceso de usuarios ajenos a la organización a nuestro sistema.

Es igualmente primordial mantener el control y seguridad internamente. Es importante contar con controles de acceso que permitan establecer de manera fácil y segura qué usuarios pueden acceder a la información. Y no sólo eso, una vez que el usuario está dentro del sistema, es importante establecer qué acciones puede llevar a cabo y dónde. Cuanto mejor definidos estén estos controles de accesos y privilegios mayor será el grado de seguridad del que dispondremos. Es deseable disponer de permisos y controles a nivel de carpeta y de usuario.

En Trebol se ha planificado la seguridad del software contemplando cómo proveer un sistema que sea seguro y al mismo tiempo nos de la tranquilidad de saber que los empleados pueden manejarse con amplía libertad dentro de los permisos otorgados.

Mediante un esquema de autenticación y autorización basado en usuarios y roles, se permite controlar el acceso de los diversos usuarios a la información y funcionalidades correspondientes. Cada documento va a tener asignado un conjunto de roles para los cuales se permite el acceso y/o modificación de su contenido (escritura o sólo lectura). 

A su vez, las acciones definidas en el workflow se encontrarán accesibles únicamente para aquellos roles a los cuales se otorgue permiso, por lo que un usuario con un rol determinado, como puede ser un empleado del Área de RRHH, podrá acceder a los documentos del área, pero seguramente no cuente con los permisos para ver y/o modificar facturas del proceso documental Ventas. 

Trebol ofrece los siguientes mecanismos de seguridad:

·         Autenticación: se ingresa a Trebol mediante un login basado en usuario y contraseña.

·         Autorización basada en Perfiles: Cada usuario tendrá asignado un conjunto de perfiles acorde a las actividades que realice.

o    Acceso por Proceso Documental: Implemente diferentes procesos documentales y mantenga el control de que área trabaja con cada uno de ellos. Ej.: RRHH, Facturación, Compras, etc.

o    Acceso por Documento: Proteja la información sensible, logrando que cada documento pueda ser visualizado solo por las personas indicadas. Cada documento se encontrará protegido por perfil según se lo clasifique en prohibido, lectura o escritura.

o    Acceso por Atributo: el mayor nivel de granularidad del esquema de seguridad está definido a nivel atributo/índice de un documento. Así un determinado perfil podrá modificar un dato clave de un documento, mientras que otro solo podrá tener acceso de lectura. Ej. Atributo Sueldo Neto del documento Recibo de Haberes de un proceso documental del área de RRHH.

                  o    Autorización por actividad: Seleccione los perfiles responsables de ejecutar cada una de las                            actividades definidas en los workflows de sus procesos.

Conozca mas detalles de Trebol, nuestra solución líder en gestión documental, cree su cuenta gratis para poder conocer los beneficios de tener sus documentos importantes organizados digitalmente. También puede acceder a nuestro canal de video para conocer el funcionamiento de Trebol.

No hay dos clientes iguales y no hay dos proyectos iguales. Pero sí hay algunas “reglas” o normas más o menos evidentes que debemos tener en cuenta. Me gustaría tratar de resumir las más importantes muy brevemente. Seguramente me deje alguna, pero voy a tratar de encontrar las 10 más importantes. El orden no implica mayor o menor importancia.

1.- No empieces si no estás convencido. Digitalizar 100 ó 200 documentos es relativamente rápido y sencillo, pero si vas a escanear 10.000 documentos en los próximos meses más vale que estés “concienciado”. Es un trabajo sencillo pero laborioso y no hay atajos. Lleva tiempo.

2.- Busca el momento adecuado. Conforme vas creando tu base de datos documental empezarás a ganar tiempo en la consulta de los documentos, pero esto no ocurre hasta que llevas bastante tiempo alimentando el archivo digital. Al principio es un trabajo adicional, por lo que más vale que lo afrontes cuando tengas cierto tiempo libre en tu jornada diaria.

3.- Cómprate un buen escáner. Desconfía de equipos muy baratos que luego se atascan continuamente. Por supuesto nada de escáneres de cristal, son insoportables para documentos de varios folios y doble cara. Y mas aún si tienes decenas de miles de documentos. Existen marcas con buenos escáneres como Fujitsu son perfectos, o Kodak.

4.- Nada de multifunciones. Mejor varios escáneres pequeños (y baratos) que uno muy grande (y muy caro).

5.- Cómprate monitores grandes. De 22 pulgadas, o mejor aún de 24. Son muy baratos para el rendimiento que dan. Te permiten ver dos páginas en tamaño real y eso es un ahorro impresionante de tiempo cuando manejas cientos de documentos. Los vas a amortizar en pocas semanas.

6.- Organizate antes de empezar. Me refiero a la estructura de carpetas (o similares) en las que vas a clasificar los documentos. Es un trabajo muy importante y que se puede y debe realizar antes de empezar a digitalizar. Revisa tu estructura actual de carpetas de Windows y la del resto de compañeros de la empresa. La del servidor. Tu correo electrónico… Con todo ello, crea un borrador en Excel y revísalo de nuevo hasta que te convenza. Solo entonces empieza a digitalizar y archivar los documentos en esta estructura lógica.

7.- Distingue el archivo “vivo” del “histórico”. Con histórico me refiero a los documentos que apenas consultas y que solo conservas “por si acaso” necesitas acceder a ellos en el futuro. El enfoque, la forma de digitalizarlos y clasificarlos, es bastante diferente. Además, puedes dividir el trabajo en diferentes “fases” y esta es la primera división.

8.- Delega. Si no tienes tiempo ahora, para tu trabajo actual, aún menos vas a tener tiempo para hacer tu trabajo y digitalizar documentos. Es fácil encargar a otra persona que digitalizce determinados tipos de documentos, sobre todo del archivo “histórico”. Seguro que en la empresa hay alguien que puede ir digitalizando las facturas, o contratos antiguos, o recibos del banco… sin que afecten al trabajo de los demás.

9.- Subcontrata. Si el volumen es muy alto, no lo intentes con tus propios medios. Aunque las empresas de digitalización te van a cobrar por hacer este trabajo, el que lo hagas con el personal propio de la empresa también tiene un coste. Salvo que tengas personas desocupadas (parcialmente se entiende) plantéate darle un primer empujón al archivo con una empresa especializada. Puede ser necesario para arrancar el proyecto y alcanzar una masa crítica de documentos digitalizados.

10.- Instala un buen programa de gestión documental. Esto es lo último, pero quizás lo más importante. Gestionar decenas de miles de documentos es sencillo técnicamente, pero hacerlo bien, de una forma ágil, rápida… no es tan fácil. No elijas el software sin ver una demostración y tener claro que te va a ayudar en tu trabajo diario, y no lo contrario. Hay algunos programas tan malos que en vez de aumentar la productividad de la empresa se convierten en una auténtica carga.

Conozca mas detalles de Trebol, nuestra solución líder en digitalización y gestión documental, cree su cuenta gratis para poder conocer los beneficios de tener sus documentos importantes digitalizados. También puede acceder a nuestro canal de video para conocer el funcionamiento de Trebol.

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En la actualidad uno de los problemas más recurrentes dentro de una empresa, es la necesidad de consultar información histórica del área de RRHH. Gran parte de las operaciones realizadas en este departamento requieren contar con información referente a contratos de trabajo, liquidaciones de sueldo, planillas pago cotizaciones, finiquitos, licencias médicas, etc. Muchas veces el realizar esta simple búsqueda de información significa destinar tiempo valioso en bodegas de documentos, solicitud de antecedentes a casa matriz, búsqueda en carpetas de proyectos, etc.

Trebol ha diseñado una solución a esta problemática llamada Trebol RRHH (Gestión de Legajos de RRHH + Implementación de Workflow para la Selección de Personal), esta plataforma vía web considera:

·         Digitalización de la documentación histórica.

·         Ordenamiento cronológico de los antecedentes.

·         Digitalización a formato PDF.

·         Almacenamiento de la información.

·         Almacenamiento en servidores Ebackup.

·         Seguridad en Data Center GlobalCroussing.

·         Disponibilidad de la información.

·         Publicación.

·         Carga de información a Gestor RRHH.

·         Incorporación de datos de búsqueda. (Rut, Fecha, Nombre del empleado, etc.)

·         Creación de Carpetas y Usuarios de consulta.

·         Consulta.

·         Visualización de los antecedentes.

·         Búsqueda rápida, eficiente a través de campos relacionados con la información.

·         Traspaso de experiencia.

·         En procesos de digitalización al cliente.

·         Incorporación de nuevas áreas o antecedentes.

·         Alta de procesos de Selección de Personal a partir de solicitudes provenientes por mail.

·         Vencimientos ante renovaciones de contratos y carga de altas tempranas frente AFIP.

·         Acceso a los médicos para carga y gestión de Exámenes Preocupacionales.

Ventajas:

Disponibilidad de la información: Permite a los usuarios definidos en el gestor documental acceder a la información de forma sencilla y rápida mejorando drásticamente los tiempos asociados.

Estructuras a medida: No importa si su empresa administra el área de recursos humanos de forma centralizada, por sucursales o por proyectos. La estructura del gestor documental es totalmente parametrizable a la dinámica actual de su empresa.

Bajo costo de licenciamiento: Puede definir en forma ilimitada usuarios en el gestor documental, asignando las áreas donde pueden acceder y la información que pueden ver.

 Seguridad de la información: Su información siempre está asegurada y respaldada en un datacenter con las más modernas medidas de contingencia para asegurar la continuidad y disponibilidad de la información.

Escalabilidad de la solución: Puede administrar  información de otras áreas de su empresa sin necesidad de contratar licencias adicionales en el gestor documental.

Trebol le permitirá mantener bajo control los legajos de RRHH de su organización. Además podrá implementar procesos de selección de personal, aprobación de aumentos de sueldo, u otros relacionados a sus empleados. Infórmese de las soluciones en gestión documental para empresas que podemos ofrecerle, a través de nuestro formulario de contacto. También puede acceder a nuestro canal de video para conocer cómo funciona Trebol.

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BrodyFriedman, compañía nacional líder y pionera en el desarrollo de fideicomisos inmobiliarios, confió en Trebol para gestionar de manera eficiente los circuitos de Pago a Proveedores y Cobranzas en forma integrada con el ERP Tango y los servicios provistos por los bancos con los que trabaja la empresa.

"Agilizamos la gestión de documentos para nuestros procesos de Cobranzas y Pago a Proveedores integrando Trebol al ERP Tango"

Diego Meilán, Gerente de Procesos BrodyFriedman

Pago a Proveedores

Mesa de entrada más eficiente. Reducción del papel. Gestión ágil de las facturas de proveedores

Las Facturas de Proveedores provienen de dos canales: correo postal, y mail en el caso de tratarse de facturas electrónicas.

Las Facturas provenientes por correo postal se comenzaron a digitalizar en mesa de entrada. Si bien en primera instancia esto puede parecer un costo extra son conocidas las ventajas de la digitalización en la oficina.

Las Facturas recepcionadas por Mail se incorporan al Gestor Documental Trebol de manera automática a través de reglas predefinidas sobre los asuntos de los correos. De esta manera se evitó la necesidad de imprimir facturas provenientes en formato digital.

El resultado del trabajo de la Mesa de Entrada pasó a ser íntegramente digital. La totalidad de Facturas se encuentran gestionadas y al alcance de cualquier usuario de la empresa, sin necesidad de tener que estar rastreando en expedientes físicos.

Gestión eficiente de las Facturas Pendientes de Pago. Integración con el canal de Pago a Proveedores de Santander Río

El Sector de Pagos interactúa diariamente con el tablero de tareas pendientes de Trebol, donde se detalla entre otras cuestiones los documentos Facturas Pendientes de Pago.

Los usuarios seleccionan que Facturas desean pagar, y Trebol se encarga de generar la interfaz de Pagos con Santander Río.

Esta interfaz de pagos es luego revisada y confirmada por un Supervisor de Pagos, en cuyo momento se realiza la integración con los Servicios Web del Banco.

Como resultado es posible conocer en cualquier momento los pagos pendientes y efectuados por rango de fechas, y además queda auditoría de quién imputo los pagos y en que momento.

Integración con el ERP Tango

Los registros de las facturas y correspondientes registros de pago se impactan sobre el ERP Tango desde el Trebol en forma automática, evitando así procesos de carga en ambos sistemas.

Cobranzas

Los pagos de los clientes son realizados en un 99% en el Banco, ya sea por depósito, transferencia o pago mediante la tarjeta SICE. Se requería contar con una herramienta que permita: dar visibilidad a los clientes de la deuda vencida y a vencer, generar alertas vía mail respecto a los pagos pendientes, generar automáticamente los recibos en las cuentas corrientes de los clientes en base a las interfaces provenientes de los Bancos. Todo esto en una única herramienta que permita gestionar el proceso, los documentos involucrados, y a su vez integrada al ERP Tango de la compañía.

Imputación automatizada de cobranzas en el ERP Tango y generación de Recibos

Se implementaron 3 acciones en Trebol para el procesamiento de extractos Banco Francés, procesamiento extractos Banco Santander, y procesamiento de interfaces SICE.

Estas 3 acciones dan como resultado documentos Cobranza en estado Recepcionado.

A partir de estos documentos Cobranza, la generación de los recibos en la cuenta corriente de cada cliente es automática, así como su integración con Tango.

Como resultado se tiene registro para cada lote de cobranza la interfaz que dió origen al mismo, y los recibos generados. Estos recibos pueden ser luego enviados por mail desde Trebol, o bien consultados por el Cliente final a través de un portal integrado al gestor documental.

Mailing para seguimiento de Cobranzas

Tomando la información de deudas vencidas y a vencer desde el ERP Tango, se implementó un proceso para envío de Mails hacia Clientes que sirve a modo de recordatorio de Próximos Pagos.

En el cuerpo de los mails se da un detalle de los próximos pagos a realizar, y un link que permite a los clientes ingresar a su Legajo Personal para consultar los siguientes Documentos:

• Avance de Obra
• Cuenta Corriente (Cuotas y Pagos)
• Pagos Emitidos

El concepto cloud computing empieza a ser cada vez más conocido. Traducido al español como "la nube", se trata de un entorno en el que es posible almacenar diferentes tipos de contenido o aplicaciones, sin tener que disponer de una infraestructura propia que lo mantenga.

En el caso de la nube, se refiere a la posibilidad de utilizar servicios en la Red sin disponer de la estructura necesaria que hace falta para mantener y ofrecer este tipo de servicio.

¿Qué otros beneficios puede aportar la nube a la empresa?

El primero de ellos es la rapidez. Si fuese necesario realizar un desarrollo completo de una aplicación o plataforma, una empresa necesitaría un presupuesto y meses de trabajo, mientras que a través de los servicios de Cloud computing, solo necesita unos pocos días.

Otro beneficio fundamental, sobre todo en el caso de emprendedores o pequeñas empresas, es el ahorro. Ni instalación, ni producto, ni personal. Todas estas partidas que encarecerían hasta límites astronómicos un desarrollo individual, se ahorran con las soluciones en la nube.

Mayor estabilidad y más adaptabilidad

El hecho de que los desarrollos de las empresas de cloud computing cuente con profesionales muy cualificados, importantes presupuestos y grandes infraestructuras, permite crear productos más potentes y mejorados. De este modo, aportan ventajas frente a un desarrollo individual, permitiendo una mayor adaptabilidad y más seguridad y fiabilidad por ser más estables y presentar menos errores, debido a su nivel de exigencia.

Basados en una estructura multiusuario, todos los usuarios estarán beneficiándose del mismo tipo de aplicación, pero cada uno puedo personalizarla a su manera para que satisfaga sus necesidades.

También se debe considerar la adaptabilidad que ofrece el cloud computing. Gracias a actualizaciones constantes, sus usuarios pueden beneficiarse de los últimos avances sin tener que hacer nada, mientras que en el caso de un desarrollo propio, el trabajo crearía obsoleto y sería necesario volver a crearlo de nuevo, con el coste que supondría nuevamente.

El almacenamiento en el cloud computing

Desde siempre las empresas han contado con grandes depósitos físicos de documentación. Actualmente, con la ayuda de software de gestión documental, están empezando a migrar toda la documentación hacia el cloud computing o Nube, ocupándose únicamente de administración adecuada de la información. En este marco podemos contar con Trebol que no solo organiza la documentación, sino que también ofrece la seguridad de administrarla de modo seguro en la nube.  

Infórmese de las soluciones en gestión documental y almacenamiento en la nube para empresas que desde Trebol podemos ofrecerle, a través de nuestro formulario de contacto. También puede acceder a nuestro canal de video para conocer como funciona Trebol.

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