La gestión documental es soporte básico en el sistema de gestión de la calidad y en general para las distintas certificaciones ISO y OHSAS. La documentación en el sistema de gestión de la calidad es la base y soporte del sistema. Las normas internacionales de la familia ISO 9000 requieren que el sistema de gestión de la calidad de una organización esté documentado. En resumen partimos de la base de que la gestión documental en un sistema de gestión de la calidad, forma parte integrante del propio sistema. 

La auditoría del sistema precisa, igualmente, de la gestión documental como garantía de la gestión, no solo para la ISO 9001, también para la ISO 14001 y para la familia OHSAS 18000. El auditor revisará la gestión documental para comprobar su grado de fiabilidad y si realmente está integrada en el sistema de gestión de calidad.

La documentación del sistema de gestión de la calidad puede bien relacionarse con las actividades totales de una organización o bien  con una parte de esas actividades, dependerá del tipo de organización, tamaño y otros factores.

Es importante que los requisitos y el contenido de la documentación del sistema de gestión de la calidad se orienten de acuerdo con las normas de calidad que se pretenden satisfacer.

Los documentos de la planificación de la calidad pueden incluir la planificación administrativa y operativa, la preparación de la aplicación del sistema de la gestión de la calidad incluyendo la organización la programación y el enfoque por el cual los objetivos de la calidad han de ser logrados.

El sistema de gestión de la calidad considera a la organización como un subconjunto de procesos interrelacionados entre sí, frecuentemente los resultados de un proceso se transforman en elementos de entradas en otros procesos. La búsqueda de la eficacia en el funcionamiento de una organización se basa precisamente en identificar estos procesos y las interacciones entre ellos y adaptar la gestión documental a una serie de documentos que soporten esos procesos, subprocesos e interacciones entre ellos.

Cada organización debe desarrollar y gestionar la documentación necesaria que demuestre la eficacia y garantice los resultados de los diferentes procesos, identificando así cada grupo de documentación con las diferentes actividades.

Gestión de calidad: documentos necesarios.

La forma de organizar la documentación del sistema de gestión de calidad normalmente sigue a los procesos de la organización y en su caso a la estructura de la norma de calidad que se ha de cumplir, o bien responde a una combinación de ambas.

En cuanto al número de documentos del sistema de gestión de la calidad dependerá de distintos factores:

a.- El tamaño de la organización y el tipo de actividades.

b.- La complejidad de los procesos y sus interacciones.

c.- La competencia del personal.

La documentación mínima que todo sistema de gestión de la calidad debe desarrollar es la siguiente:

a) Política de la calidad y sus objetivos;

b) Manual de calidad;

c) Procedimientos documentados;

d) Instrucciones de trabajo;

e) Formularios;

f) Planes de calidad;

g) Especificaciones;

h) Documentos externos;

i) Registros.

La documentación del sistema de gestión de calidad puede estar en cualquier tipo de medio, ya sea en papel o en medios electrónicos. En la práctica realmente la gestión documental será una gestión mixta, parte de los documentos estarán informatizados y parte de los documentos en archivos físicos.

Agrupación de los documentos de la gestión de calidad: Todos los documentos que gestionamos se pueden agrupar en tres estamentos:

·                     Manual de Calidad,

·                     Procedimientos,

·                     Instrucciones, formularios, registros y otros

Manual de Calidad: Describe el sistema de gestión de la calidad de acuerdo con la política y los objetivos de calidad establecidos. Incluye el propio manual, la política de calidad y los objetivos.

Procedimientos del sistema de gestión de calidad: Conjunto de documentos que describen los procedimientos interrelacionados requeridos para implementar el sistema de gestión de calidad.

Instrucciones, formularios y otros documentos, son documentos de trabajo detallados.

BENEFICIOS DEL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL EN LA GESTION DE CALIDAD

Aunque el sistema de gestión documental es imprescindible para implantar la ISO, ya de por sí aporta numerosos beneficios a la organización:

a) Describe el sistema de gestión de calidad de la organización.

b) Las funciones relacionadas se pueden entender mejor y se explican y ponen en evidencia las interrelaciones.

c) Informa a los empleados del compromiso de la dirección con la calidad.

d) Ayuda a cada empleado a comprender la función que desempeña dentro de la organización, por lo que influye positivamente en el compromiso de cada uno con el sistema de gestión de calidad.

e) Facilita el entendimiento entre los empleados y la dirección.

f) Es base para las expectativas del desempeño del trabajo

g) explica la forma en que se llevarán a cabo las actividades para lograr los requisitos especificados

h) mide los alcances de los requisitos especificados

i) sirve de base para la formación de los nuevos trabajadores y para la actualización periódica de los empleados actuales

k) facilita el orden y equilibrio de la organización

l) facilita el camino a la mejora continua,

m) da confianza a los clientes

n) demuestra ante terceros y otras partes interesadas las capacidades de la organización

o) sirve de referencia a proveedores de los requisitos necesarios dentro de la organización

p) es básico para desempeñar las labores de las auditorias del sistema de gestión de calidad

q) sirve de evaluación continua del sistema de gestión de calidad.

ELABORACION DE LA DOCUMENTACION DEL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD
Responsabilidad de la elaboración, requisitos, listado de la documentación necesaria para el sistema, métodos de elaboración, control de documentos, clasificación, requisitos en el diseño, gestión documental, entregas y recepción de los documentos, documentos obsoletos, documentación externa archivos.

Responsabilidad de la elaboración.

La responsabilidad para elaborar y diseñar la documentación del sistema de gestión de calidad debe recaer en personas que se encuentren involucradas en los procesos y actividades. Esto proporciona entre otras cosas un sentido de compromiso del personal y al entendimiento de los requisitos y demás contenido de los documentos. La elaboración estará guiada y supervisada por las personas responsables del control y seguimiento del sistema de gestión de calidad.

Métodos de elaboración y control  de la documentación del sistema de gestión de la calidad, distribución, archivo, control de documentos obsoletos e identificación de las copias no controladas.

Primero hay que identificar la documentación necesaria para el sistema de gestión de calidad y ello se realizará en base a los procesos identificados y a las interacciones entre procesos. La identificación de los procesos debe ser la base que marque la necesidad de documentación.

Pero antes de emitir y redactar la documentación hay que establecer la base de la misma:

·         Decidir qué requisitos de documentación del sistema de gestión de la calidad son aplicables de acuerdo a la norma del sistema de gestión de calidad seleccionada.

·         Obtener datos del sistema de gestión de calidad y procesos existentes.

·         Establecer y listar los documentos del sistema de gestión existente y listar cuales son aplicables y útiles.

·         Formar al personal involucrado en cuanto a los requisitos de la norma en lo referente a la documentación.

·         Obtener las fuentes de documentación o referencias de las distintas unidades operativas.

·         Determinar la estructura y formato de los documentos.

·         Preparar diagramas de flujos que diseñen el camino o recorrido de los documentos.

·         Aplicar los documentos en un periodo de prueba, que servirá para validarlos o rectificarlos.

·         Revisar toda la documentación antes de su puesta en vigor.

Referencias documentales: Los documentos serán identificados mediante referencias en función de las normas y capítulos de la gestión de calidad.

Debe fijarse un método de distribución de documentos, así como de revisión y actualización de los mismos. Sabiendo que hay que dejar constancia escrita o mediante medios informáticos del reparto de documentación a los involucrados en los distintos procesos.

Todos los documentos tienen que estar identificados con quien lo elabora, revisa, aprueba y distribuye. El sistema tiene que tener claro e identificado un registro en el que se especifique la distribución de cada documento.

Hay que definir  un procedimiento para la emisión y control de los cambios en los documentos.

Las copias de los documentos que no entran en el sistema de distribución de calidad, tienen que estar identificadas como copias no controladas. (un simple sello y fecha puede ser suficiente). Es una forma de evitar la aparición y uso de practicas sobre documentos obsoletos.

Los documentos obsoletos tienen que estar igualmente identificados y controlados y mantenerse en archivo durante el tiempo que se haya pactado.

Además de los documentos emitidos por la organización hay que controlar la documentación externa que afecta de un modo y otro a nuestra organización, productos, servicios y que por tanto está relacionada con el sistema de gestión de calidad.

Los documentos tienen que estar archivados o en sistemas informáticos con acceso libre a todo el personal implicado. Hay que tener igualmente un archivo probatorio, ya sea físico o informático, de las distintas entregas de documentación a personal implicado.

GESTIÓN DOCUMENTAL PRÁCTICA EN UN SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

La gestión documental entendida como la elaboración de los documentos, según unos requisitos, manejo, movimiento de dichos documentos, actualización, archivos, es bien sencilla, se basa principalmente en tener todos los documentos controlados, asegurarse de que las personas implicadas en los distintos procesos tengan conocimiento sobre los mismos, que el personal esté bien formado y que los documentos estén vivos, actualizados, es decir control de las revisiones y de los documentos obsoletos.

En la práctica y resumiendo todo lo expuesto sobre el movimiento de los documentos, deberá existir un archivo (físico o informático o mixto) de:

·         Todos los documentos (manuales, normas y procedimientos) que están contemplados en el sistema de gestión de calidad.

·         Un archivo de la documentación externa: contratos, certificaciones, calibraciones, reglamentación, manuales de maquinaria y herramientas afecta al sistema de gestión de calidad, etc.

·         Registros, formularios etc.

·         Un archivo de documentos obsoletos.

·         Otros archivos tales como: ficha de cualificación de personal, control de cursos y formación del personal, reconocimientos médicos, titulaciones oficiales del personal, no conformidades, comités de seguimiento del sistema de gestión de calidad, indicadores, reclamaciones de clientes, etc.

·         Todos estos registros, archivos, no conformidades, reclamaciones  etc. deberán estar perfectamente estructurados pues será la fuente de comprobaciones de las auditorias.

La implantación de Trebol como herramienta de gestión documental se plantea desde una perspectiva doble: la estructuración de la información y la automatización de los procesos de negocio estableciendo workflows de trabajo para todas las áreas de la organización. No dude en crear su cuenta gratis y comience a diagramar sus flujos de trabajo de la manera más eficiente con nuestra solución líder en Gestión Documental. También puede acceder a nuestro canal de video para conocer el funcionamiento de Trebol. 

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La industria farmacéutica hace frente a problemas compartidos con otras industrias: largos plazos de desarrollo, procesos complejos, retrasos costosos... En algunos casos, el tiempo de desarrollo de un nuevo fármaco es de 10 a 15 años, y la documentación que se genera está sometida a mayores revisiones que otras industrias.

El costo normal para diseñar y producir un nuevo fármaco excede los 150 M US$, y el retraso en el plazo de comercialización está alrededor de 1 M US$ anuales. Es por tanto muy conveniente reducir éste al máximo. Por ello las tecnologías de la información deben estar enfocadas al manejo de documentos y al control de tareas y tiempos de los diferentes especialistas que intervienen.

La tecnología de workflow, aplicada a la industria farmacéutica, juega un papel crucial proporcionando la información correcta a las personas indicadas en el momento preciso. Los Procedimientos estándares operativos (SOPs), las Buenas prácticas de laboratorio (GLP) y las Buenas prácticas de fabricación (GMP), pueden enlazarse con las tareas del proceso para minimizar los tiempos de ejecución y asegurar la calidad del trabajo producido.

Los procesos de trabajo e información expuestos en el ejemplo anterior son relativamente sencillos. Existen otros más complejos que afectan especialmente a la industria farmacéutica, como la fabricación de sus productos y su registro, es decir, la autorización sanitaria.

Imaginemos que una empresa del sector va a iniciar la fabricación de un elixir bucal llamado “Bucalin”. El primer paso es el de pesar cada una de las materias primas (clorhexidrina, sacarina sódica, alcohol etílico y esencia de fresa). La persona encargada de iniciar esta fase pesa cada uno de los componentes (con su código) y al conjunto le asigna un número, que corresponde al lote de la pesada. A continuación, esta persona firma su hoja de trabajo y la pasa a un supervisor que tiene que comprobar que el peso de los elementos del producto se ajusta a la fórmula magistral. Si el supervisor da el visto bueno, el compuesto empieza a fabricarse. En caso contrario el compuesto es devuelto a la fase inicial.

Inmediatamente comienza el proceso de fabricación con unos controles de limpieza previos. Hay que comprobar el estado en el que se encuentra el reactor, el agitador de palas y el caudalímetro. Es obligatorio averiguar cuál fue el producto anterior y quién se encargó de la limpieza. Una vez hechas las comprobaciones y la limpieza, el compuesto pasa un control interno de laboratorio en el que se mide el pH, densidad y color. Si el control le da el visto bueno, el compuesto pasa al proceso de envasado. En caso contrario, es devuelto al comienzo del proceso de fabricación. Una vez envasado, el producto se acondiciona para finalmente superar los controles de calidad que darán o no la autorización para que “Bucalin” salga al mercado.

Con un sistema de workflow como Trebol, el empleado que inicia un proceso de pesaje tiene que rellenar un formulario, que le presenta el sistema, con sus datos y su número de empleado e, inmediatamente, recibe una orden de pesada (documento Word), así como la información acerca de los componentes que debe utilizar, número de código y cantidad. El empleado debe pesar y asignar un número de lote a los elementos del producto “Bucalin” y firmar el formulario. En ese momento el sistema lo envía automáticamente al supervisor.

Cuando el supervisor recibe el formulario, el workflow llama al sistema de información (generalmente una base de datos) que le enseñará la fórmula magistral, pudiendo comprobar que los elementos y cantidades de “Bucalin” corresponden con los que aparecen en dicha fórmula. Si todo va bien, el supervisor lo pasa al proceso de fabricación.

Al empleado encargado de las tareas de fabricación se le abre automáticamente una hoja de trabajo en la que, en primer lugar, aparece una guía de operaciones previas (documento de Word) y donde se le indica el tipo de comprobaciones que tiene que hacer y en qué orden:

·         Limpieza del reactor.

·         Limpieza del agitador de palas.

·         Estado del caudalímetro.

·         Estado del sistema de calefacción y enfriado de la camisa del reactor.

Asimismo, tendrá también online una base de datos en la que se registró en su día el producto anterior que se fabricó con el reactor, en qué fecha se limpió y qué persona realizó la limpieza. Obsérvese que el operario tiene definido su trabajo y dispone de la información precisa para realizarlo. Una vez hechas las comprobaciones y la limpieza, comienza el proceso en el reactor.

El empleado que efectúa este trabajo tendrá la guía de proceso en su ordenador y cada operación que debe efectuar en el orden establecido. A continuación el compuesto pasa por un control de calidad en el que se mide el pH, el color y la densidad. La persona que efectúa este control tiene en la pantalla de su ordenador las tareas realizadas por los operarios que han intervenido en el proceso, así como la información en línea de especificaciones en marcha.

En el caso de que las determinaciones realizadas en el muestreo sean correctas se da la conformidad —mediante firma electrónica—, y el sistema Trebol direcciona automáticamente las tareas siguientes de envasado, acondicionamiento y control de calidad.

La aplicación de un sistema como Trebol a los procesos de fabricación de productos farmacéuticos permite evitar errores que obligan a repetir las tareas de pesada, fabricación y/o envasado y acondicionamiento. Ahorra tiempo a quienes intervienen en la supervisión, puesto que el workflow siempre estará enlazado con el sistema de información al que acudirá para consultar una fórmula, por ejemplo. Además, la aplicación de este sistema permitirá conocer en todo momento los tiempos y costes de cada etapa y de la operación.

Dentro de la industria farmacéutica, el registro o autorización sanitaria de los productos constituye otro de los bloques susceptibles de aplicar un sistema de workflow. El registro farmacéutico no sólo mueve grandes volúmenes de documentos, sino que además está inmerso en numerosas fases de trabajo y de información en las que intervienen las industrias fabricantes y la administración.

El movimiento y generación de documentos, así como las etapas del registro farmacéutico implican tanto a personas y a tareas de las empresas como a las autoridades sanitarias, lo cual supone diseñar procesos  que relacionen a las empresas con instituciones externas, y que todos posean acceso a los documentos necesarios en cualquiera de las distintas etapas.

Conclusión

En la industria farmacéutica es preciso analizar: registro, fábrica, marketing y las actividades de negocio en consonancia con los sistemas de información. El puente entre todos ellos puede ser un potente gestor documental como Trebol. No dude en crear su cuenta gratis y comience a diagramar sus flujos de trabajo de la manera más eficiente con nuestra solución líder en Workflow. También puede acceder a nuestro canal de video para conocer el funcionamiento de Trebol. 

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Hoy en día, casi todas las empresas trabajan con una gran cantidad de documentación en papel. Lo cual actualmente se está convirtiendo en una traba, debido a que no todos poseen acceso al mismo documento en el mismo momento.Sabemos que no siempre es fácil para las empresas asumir un cambio cultural tan radical en la operación y administración de sus documentos. Por eso a continuación plantearemos mitos en torno al uso de papel en su empresa, gestionando eficientemente su documentación.

1. La tecnología no está preparada para la oficina sin papel

Esta es una de las excusas que se esgrimen con más frecuencia. “Me gustaría, pero no creo que la tecnología disponible pueda ayudarme…” Actualmente no sólo existen dispositivos capaces de escanear todo tipo de papel a gran velocidad y a un precio muy reducido sino que también existen software de gestión documental capaces de organizar flujos de trabajo con los que desaparece la necesidad de utilizar de nuevo el papel.

Es decir, lo importante no es solo eliminar el papel que ya tenemos, sino también disponer de las herramientas necesarias para no generarlo de nuevo.  Sin embargo son muchas las empresas que siguen utilizando tecnologías tan obsoletas como el fax.

2. Muchas empresas piensan que es “todo o nada”

Otro de los problemas que esgrimen muchos gestores es que entienden que la oficina sin papel supone renunciar al papel por completo. Al considerarlo una idea poco menos que absurda, ni siquiera se plantean la posibilidad de comenzar a reducir el consumo de papel en su empresa.

Aunque la situación ideal, efectivamente, es la de eliminar por completo el papel, no es algo que vaya a pasar en los próximos años. Hay que afrontar la realidad. Vamos a seguir utilizando el papel para muchas cosas, pero esto no quiere decir que no podamos implantar prácticas que limiten su uso en nuestra empresa.

Comenzando por apostar por la facturación electrónica, promoviendo políticas de impresión responsable, evitar imprimir mails, limitando el número de páginas que pueden imprimirse desde determinados puestos… etc. son solo algunos ejemplos que podemos implantar en nuestra empresa desde ya.

3. La oficina sin papel es “menos segura”

¿Es más seguro mandar un correo electrónico o una carta certificada? Por supuesto, muchos argumentarán que al mandar una carta certificada tenemos todas las garantías de que llegará a su destino. Sin embargo, no nos aseguró qué es lo que pasará durante el camino. Con el correo electrónico pasa lo mismo.

Aunque es cierto que existen “decenas de amenazas” que se ciernen sobre nuestro correo electrónico, también lo es que existen decenas de soluciones (muchas de ellas completamente gratuitas) con las que podemos realizar envíos electrónicos completamente seguros. Por otro lado, también resulta mucho más seguro mantener nuestros documentos almacenados en servidores (ya sea dentro o fuera de la oficina) que en enormes archivos difíciles de consultar y que básicamente, ocupan espacio y son de dificultosa accesibilidad.

4. Con un escáner lo hemos resuelto todo

En el lado de los entusiastas tenemos aquellos que piensan que por comprar un buen escáner ya han resuelto con éxito el reto de vivir sin papel. El escáner cumple ciertamente una función vital a la hora de eliminar el papel que ya tenemos en nuestra oficina, pero no crea por si solo una oficina sin papel.

Lo que realmente importa es llegar a un punto en el que no tengamos la necesidad de escanear ningún documento. Maximizar y mejorar el uso de nuestro correo electrónico, apostar de forma decidida por sistemas de encriptación y firma electrónica, avisar a proveedores y clientes que exigimos toda la información en formato digital… etc. son algunas de las prácticas que podemos poner en marcha.

5. Con la oficina sin papel respetamos el medio ambiente

Vivir sin papel ayuda al medio ambiente si somos capaces de producir menos papel. Si únicamente nos limitamos a escanear documentos y tirar las copias impresas a la basura no estaremos siendo precisamente los más ecológicos del mundo. En este punto, nos remitimos a algunas de las prácticas que ya hemos abordado en otros apartados de este artículo.

6. Vivir sin papel es demasiado caro

Evidentemente la oficina sin papel requiere una inversión inicial. Deberemos comprar un buen escáner, un monitor decente y conseguir un buen gestor documental para organizar los documentos.

7. El papel es mucho más seguro que una copia digital

Si nuestra gestión de copias de seguridad deja mucho que desear, probablemente esta afirmación tenga todo el sentido del mundo. En este sentido, si guardamos todos nuestros datos en un único disco duro externo que puede fallar por mil razones en cualquier momento, resulta del todo recomendable seguir confiando en el papel.

Sin embargo, si realmente nos preocupamos por implementar una buena política de protección de nuestros documentos (copias locales y en “la nube” por ejemplo) no hay nada que haga que el papel sea más seguro que los bits almacenados en un servidor. Es más, el papel envejece bastante mal, por no hablar de la enorme cantidad de espacio que precisa para su correcta gestión.

8. Todos los formatos son equivalentes

Una cosa es ponernos a “escanear alegremente” y otra muy distinta, saber hacerlo bien. Por ejemplo, la mayoría de los escáneres orientados al sector del consumo suelen apostar por el formato *.tiff como predeterminado cada vez que introducimos una nueva imagen o documento. Aunque la calidad del tiff es superior al del JPEG o incluso en PNG, de nada nos servirá si lo que queremos es gestionar los documentos de una oficina.

Deberemos optar en cambio por aparatos que convierten nuestros documentos a PDF, de modo que podamos integrarlos en motores de búsqueda, permitiéndonos además extraer texto cuando lo necesitamos y, en definitiva, integrarlos en un workflow productivo como el que ofrece Trebol. Con esto queremos decir que antes de empezar, conviene informarse y es que no todos los formatos sirven para lo mismo y no, “no da igual” usemos lo que usemos.

9. Vamos a ahorrar mucho tiempo

Una vez más, el simple hecho de escanear documentos no va a producir ahorros estimables de tiempo si nos quedamos en este paso. El objetivo de la oficina sin papel no es disponer de una copia digital de todos nuestros documentos, sino de crear un flujo de trabajo más eficiente y productivo. En este sentido, cuando pensamos en dar el paso, tenemos que pensar que vamos a necesitar cambiar la forma en la que hasta ahora nos hemos organizado.

Afortunadamente, existen desarrollos de software de gestión documental que nos permiten un ágil acceso a los documentos y nos asegura la mejor adaptación según lo que cada empresa necesite.  Conozca más detalles de Trebol, nuestra solución líder en digitalización y gestión documental, cree su cuenta gratis para poder conocer los beneficios de tener sus documentos importantes digitalizados. También puede acceder a nuestro canal de video para conocer cómo es el funcionamiento de Trebol.

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Uno de los pilares más valiosos de un Gestor Documental, es el modelado de procesos de negocio. Los procesos se modelan acorde a las necesidades de cada cliente.

Un proceso de negocio, dentro del marco de Trebol, es definido como una secuencia de actividades que deben ser ejecutadas para lograr un fin específico para la empresa.

En cualquier proceso de negocio (comercial, productivo, administrativo, selección de personal, etc.) la información generada y administrada durante la ejecución de sus actividades se encuentra consolidada en documentos (fichas, formularios, archivos, etc.). Trebol entiende por documento a la unidad de información de los procesos: imágenes, planillas de cálculo, formularios, correos electrónicos, etc.

Trebol se basa en la idea de flujo de trabajo interdocumental (workflow) para modelar cada proceso como un hilo de ejecución de acciones sobre documentos.

Para informar el avance de un proceso, Trebol maneja dos niveles de estados: estados a nivel proceso, y estados a nivel documento. Como ejemplo, para una Orden de Compra se podrían configurar los estados: “aprobada”, “rechazada”, mientras que para el proceso de Ventas en cuestión se podrán manejar estados: "Cotizado", "En producción", "Facturado".

Las acciones, las cuales son ejecutadas por un usuario o sistema externo que interactúa con Trebol, son las que provocan los cambios de estado en los documentos, y por consiguiente en el proceso en cuestión. 

A su vez, una acción puede implicar la ejecución automática de un conjunto de tareas previamente definidas en el proceso. Entre las tareas más comúnmente utilizadas se encuentran las de notificación vía mail, validaciones de negocio y modificación del estado del proceso en función del estado de los documentos que lo componen.

En los siguientes diagramas se pueden observar distintos casos de éxito de implementación de Trebol y como son funcionan los distintos elementos del proceso.

Proceso comercial para una fábrica de productos

En el mismo podemos ver un usuario, con un perfil asignado de vendedor o comercial, que acciona liberando un pedido para la producción de un producto. El documento con el pedido queda en un estado “pendiente” hasta que otro empleado, con un puesto de trabajo dentro del área técnica, acciona modificando el estado a “aprobado” o en su defecto lo pase a “rechazado” volviendo todo el proceso para atrás, teniendo que ser revisado.

A continuación el departamento de compras genera las órdenes de compra con los materiales requeridos para la producción, quedando las mismas en estado “pendiente” hasta la recibir los materiales de los distintos proveedores. Una vez que los mismos se encuentran disponibles para la producción, el pedido vuelve al área técnica, modificando el estado del pedido a estar “en producción”. Cuando finaliza la misma, se genera la orden para entregar el producto y cuando esto sucede, se modifica el estado del pedido a “entregado”. De este modo nos aseguramos que todos los documentos relacionados a un proceso queden organizados dentro del mismo, tanto para futuras eventualidades como para su consulta. 

A continuación se muestran algunos de los procesos documentales implementados en diferentes Casos de Éxito con Trebol.

Proceso de retención de productos en una empresa alimenticia

Proceso de carga de promociones en un hipermercado

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La digitalización de documentos transforma una información (un texto, una imagen.) a un sistema de dígitos, para su posterior tratamiento informático. Sin embargo, la transferencia de la documentación física a la electrónica ofrece ventajas prácticas que vale la pena observar, ya que no sólo es un accionar a favor del medioambiente.

Los datos electrónicos se pueden almacenar, indexar y son más eficaces para intercambiar. Es comprensible que algunas empresas todavía utilicen el papel. Sin embargo, en el entorno de trabajo, alcanza una seguridad, que con la documentación física no.

¿Qué es OCR?                                                                   

OCR es una tecnología que se encarga de escanear y reconocer los caracteres de cualquier tipo de documentos; como expedientes, curriculums, OC, facturas de proveedores, etc. 

Los documentos escaneados y de imagen como TIFF, BMP, JPG, PNG, etc. están hechos de píxeles. Incluso los formatos de Archivo PDF, Ms-Word, presentan el texto compuesto por píxeles. Esto hace que la información textual, presentes en una imagen, sea difícil de editar y buscar. Sin embargo, con la tecnología OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) puede ayudar en la edición de imágenes basadas en texto mediante la conversión de imágenes a DOC, PDF, HTML, Word y otros formatos basados ​​en texto, de este modo se facilita la edición y modificación.

La utilización de la tecnología OCR  que ofrece Trebol, permite la explotación de sus documentos y gestión electrónica, de forma ágil y segura. A diferencia de otros software, Trebol efectúa la digitalización y el OCR en línea, sin necesidad de instalar softwares stand-alone en cada estación de digitalización. De esta manera se puede distribuir la digitalización a proveedores, clientes, o sucursales de la empresa en forma inmediata y sin costos extras.

Aprovechando las facilidades que nos brindan las nuevas tecnologías, tales como OCR, la digitalización de los documentos ofrece a la empresa múltiples beneficios:

·         Agiliza procesos importantes de su negocio

·         Ahorro de espacio para almacenar documentos

·         Facilidad de acceso a los datos

·         Seguridad en la información

·         Debe destacarse también la utilidad de la explotación de los documentos, a la hora de llevar a cabo un control y un seguimiento de los mismos.

 A continuación podrá ver en funcionamiento la digitalización y OCR que le ofrece Trebol.

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