Con la puesta en marcha de un gestor documental como software jurídico, un despacho dispone de un trampolín con el que sus empleados consiguen ser mucho más eficientes y con ello, incrementan la calidad del servicio al cliente.

Uno de los rubros que trabaja con mayor cantidad de expedientes es el jurídico.

Cuanto mayor es la actividad de un estudio jurídico, mayor es el número de expedientes, legajos, folios, carpetas que se van acumulando. No todos son de su propiedad, sino del cliente, del juzgado, de un colega, y a su vez con múltiples formatos y soportes.

Todos estos documentos son información importante para su labor y el acceso a esta, puede resultar vital para el éxito de las acciones acometidas. La rapidez, la eficiencia y la eficacia en el acceso a la información ahorran mucho tiempo y dinero. Todas estas son cualidades de un buen Gestor Documental, pieza clave a la hora de hablar de software jurídico.

Por lo tanto la Gestión Documental debe de ser uno de los principales objetivos de un Despacho de Abogados. Estamos hablando de un conjunto de medidas encaminadas a replicar digitalmente los procesos de trabajo con el objetivo de aumentar la productividad de un despacho, ya que el ámbito jurídico es uno de los que más puede beneficiarse de las soluciones de gestión documental, al trabajar intensamente con todo tipo de información sensible.

Seguridad y confidencialidad 

La seguridad y confidencialidad están aseguradas gracias al control automatizado y al registro de las tareas que realiza cada usuario con los documentos – quién accede, cuándo, quién modifica, etc.-, de manera que el control y seguimiento sobre cualquier caso puede ser tremendamente exhaustivo, algo muy útil en procesos jurídicos. 

Este tipo de soluciones elimina cualquier riesgo de extravío de datos o consulta de papeles, de manera que queda garantizada la confidencialidad con acceso por perfiles de usuario. Además, y de forma automática, se genera una copia de seguridad digital de todos los documentos, lo que evita la pérdida de información ante accidentes inesperados como puede ser un incendio o una inundación. 

La gestión documental en el día a día 

Tras la implantación de estas herramientas, diferentes bufetes de abogados han reorganizado su espacio de manera que han conseguido, por ejemplo, un nuevo despacho a partir de una sala que anteriormente era utilizada para almacenar documentos. 

Otras empresas son hoy día capaces de atender peticiones que antes parecían imposibles, como por ejemplo enviar un testamento que fue firmado hace 15 años. Con una gestión documental adecuada es posible que el cliente, un minuto después de su petición, tenga el archivo en su bandeja de entrada.

Otro beneficio muy importante dentro del sector es la facilidad para trabajar con toda la documentación de un caso determinado desde casa o en un hotel durante un viaje de trabajo. “Es posible preparar un juicio con acceso on line a todos los datos, con lo que esto supone para las apretadas agendas de un abogado que en muchas ocasiones está fuera de su despacho y, por tanto, no tiene acceso a sus documentos ni puede desarrollar sus tareas con normalidad”.

Nuestra solución

Trebol, nuestro gestor documental capaz de integrarse con cualquier software jurídico, permitirá la digitalización, indexación, consulta y gestión de diversos procesos jurídicos. 

Los invito a conocer en carne propia los verdaderos beneficios de un gestor documental haciendo uso de una evaluación gratuita del producto link: http://www.treboldocs.com/registro.php 

Cada vez oímos, usamos y leemos más la expresión procesos documentales o procesos de gestión documental. Se usa mucho cuando hablamos del entorno electrónico e incluso se mencionan en normas y legislación, y sin embargo, no estoy segura de que todos los que lo usamos tengamos la misma idea sobre lo que son.

La orientación de la gestión de documentos con una visión de procesos documentales se asentó como base de un consenso internacional con la publicación por primera vez de la norma ISO 15489 en el año 2001. Pasados casi 12 años, la enumeración de procesos documentales varía según quien la hace, por ejemplo, en la legislación española (NTI política de gestión de documento electrónicos) son: Captura, Registro, Clasificación, Descripción, Acceso, Calificación, Conservación, Transferencia y Destrucción; pero en las primeras discusiones de la nueva 15489 se barajan: Captura, Agregación, Clasificación, Indexación, Implementación del acceso, Implementación de la disposición, Mantenimiento de la usabilidad, Migración y Almacenamiento.

Independientemente de las enumeraciones aquí les dejo algún material para pensar:

1. - A los que se dedican al análisis y automatización de procesos les resulta difícil que estas listas sean procesos, pues difícilmente encajan con la definición clásica de proceso “conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados” de la ISO 9000. Dialogo más o menos real

“ P-…pero entonces estos procesos los hacéis cuando los documentos ya están en el repositorio?
R- No depende, algunos lo mejor es que se hagan en la propia creación del documento generado en el proceso de negocio
P- Explícame alguno que no lo veo
R- Por ejemplo Clasificar, es unir los documentos con el proceso o actividad que lo ha generado, eso se puede automatizar pues sabemos que workflow lo ha generado
P- Pero eso no es un proceso es simplemente un dato a capturar, o si quieres una actividad automática a incluir en cada proceso de negocio
R- Bueno llámale como quieras, lo importante es que todos los documentos que se creen estén clasificados…”

2. - En el entorno en papel era más fácil de entender el concepto de gestión documental como un proceso. La entrada eran los documentos que llegaban al archivo, donde se producían un conjunto de actividades interrelacionadas cuya  salida era los documentos organizados. Pero entonces el proceso era toda la gestión y lo que llamamos ahora procesos las distintas actividades interrelacionadas. Eso lo entienden todos, claro es un típico proceso de apoyo en un mapa de procesos de la organización. Pero esto ya no es así ¿verdad?

3. - Y pensemos un poco más.  Entendiendo que la entrada de los procesos documentales son los documentos ¿cual es resultado de los mismos en un entorno digital? Pues a veces los mismos documentos con más información añadida (¡¡metadatos!!), pero no siempre se puede aplicar. Por ejemplo, ¿la calificación o valoración se puede poner en la misma categoría de procesos documentales? ¿No es más bien un análisis? Y el acceso ¿qué proceso es cuando yo consulto el documento en pantalla?

Y como conclusión, fíjate más en los objetivos de cada uno de esos procesos documentales que en los procesos en sí mismos, ya que en los entornos tecnológicos complejos existirán múltiples opciones para conseguir los mismos objetivos.

Fuente

La gestión documental es el conjunto de tecnologías, normas y técnicas que permiten a la empresa administrar su flujo de documentos a lo largo de el ciclo de vida del mismo, ya sea bien mediante técnicas manuales o aplicando tecnologías que permiten alcanzar cotas más altas de rendimiento, funcionalidad y eficiencia. En este último caso los sistemas de gestión documental pueden enlazar información contenida en bases de datos de otros sistemas como los ERP´s con documentos y bibliotecas.

La misión principal de un sistema de gestión documental es el rastreo almacenamiento y organización de documentos electrónicos o imágenes de documentos en papel. Estos documentos a diferencia de la información almacenada en un ERP no tienen una organización clara de contenido, es lo que en técnicamente se denomina como información desestructurada. Las organizaciones empresariales tienen que manejar en su gestión diaria, gran cantidad de información de este tipo. Además a efectos legales y de funcionamiento interno, muchas veces son necesarios este tipo de documentos. El objetivo principal de la gestión documental es racionalizar dentro de lo posible el uso de este tipo de información.

Los sistemas de gestión documental han de ofrecer medios de almacenamiento, seguridad, capacidad de recuperación e indexación. Los documentos han de estar siempre disponibles que se necesiten de manera rápida y sencilla.

En lo que a seguridad se refiere son dos las principales funciones de un sistema de gestión documental: garantizar la integridad de los documentos, evitando perdidas o deterioros de los mismos y restringir el acceso a la documentación solamente a las personas autorizadas. Respecto a la indexación, solamente hay que decir que los documentos han de ser recuperables fácilmente por los usuarios, ya sea por jerarquias, busqueda por texto o mediante sistemas de carpetas, para que se emplee el mínimo tiempo posible en este tipo de tareas.

Los invitamos a conocer Trebol, nuestra solución en Gestión Documental que cubre todas las funcionalidades mencionadas.

Son varios los beneficios de convertir un archivo físico en uno digital. Aquí enumeramos algunos de ellos:

CONSULTA DOCUMENTAL

• Gran eficiencia en la consulta de documentos y expedientes.
• Consultas simultáneas de documentos digitales por una gran cantidad de usuarios.
• Incremento en la productividad del personal.
• Las imágenes digitales pueden incorporarse a cualquier documento electrónico, sistemas y aplicaciones diversas o bases de datos, a diferencia del papel.

ARCHIVO FÍSICO

• Reducción de las áreas de archivo físico y ahorros monetarios.
• Reducción de riesgos por pérdida de documentos.
• Ahorros en papel, tonners, copiadoras, impresoras, mobiliario de archivos, etc.
• A diferencia del papel, las imágenes digitales no pierden nitidez, ni se dañan gradualmente con el paso del tiempo.

CAMBIO CULTURAL

• Se elimina la cultura de las fotocopias y los archivos personales dentro del escritorio.
• Se comparten los documentos digitales a través de la red o de CD´s, NO A TRAVÉS DE FOTOCOPIAS.
• Se modifica el paradigma que decía que para tener información hay que atesorar papel.

SEGURIDAD

• Acceso mediante clave personal con contraseña secreta.
• Seguridad a nivel documento: los usuarios solo pueden ver los documentos para los que están autorizados

Para alcanzar estos beneficios los invitamos a conocer la funcionalidad de Digitalización de Trebol en el siguiente link.

Fuente

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