La seguridad es uno de los aspectos clave que debe tener bien cubierto cualquier Sistema de Gestión Documental. Dicho Sistema será el guardián de nuestro activo más valioso: nuestro know-how. No todo el mundo debería tener acceso a toda la documentación, y mucho menos, tener la capacidad de realizar determinadas acciones en determinados documentos.
 
Cuando hablamos de Seguridad no sólo nos referimos a la Seguridad Externa, es decir, al acceso de usuarios ajenos a la organización a nuestro sistema.

Es igualmente primordial mantener el control y seguridad internamente. Es importante contar con controles de acceso que permitan establecer de manera fácil y segura qué usuarios pueden acceder a la información. Y no sólo eso, una vez que el usuario está dentro del sistema, es importante establecer qué acciones puede llevar a cabo y dónde. Cuanto mejor definidos estén estos controles de accesos y privilegios mayor será el grado de seguridad del que dispondremos. Es deseable disponer de permisos y controles a nivel de carpeta y de usuario.

En Trebol se ha planificado la seguridad del software contemplando cómo proveer un sistema que sea seguro y al mismo tiempo nos de la tranquilidad de saber que los empleados pueden manejarse con amplía libertad dentro de los permisos otorgados.

Mediante un esquema de autenticación y autorización basado en usuarios y roles, se permite controlar el acceso de los diversos usuarios a la información y funcionalidades correspondientes. Cada documento va a tener asignado un conjunto de roles para los cuales se permite el acceso y/o modificación de su contenido (escritura o sólo lectura). 

A su vez, las acciones definidas en el workflow se encontrarán accesibles únicamente para aquellos roles a los cuales se otorgue permiso, por lo que un usuario con un rol determinado, como puede ser un empleado del Área de RRHH, podrá acceder a los documentos del área, pero seguramente no cuente con los permisos para ver y/o modificar facturas del proceso documental Ventas. 

Trebol ofrece los siguientes mecanismos de seguridad:

·         Autenticación: se ingresa a Trebol mediante un login basado en usuario y contraseña.

·         Autorización basada en Perfiles: Cada usuario tendrá asignado un conjunto de perfiles acorde a las actividades que realice.

o    Acceso por Proceso Documental: Implemente diferentes procesos documentales y mantenga el control de que área trabaja con cada uno de ellos. Ej.: RRHH, Facturación, Compras, etc.

o    Acceso por Documento: Proteja la información sensible, logrando que cada documento pueda ser visualizado solo por las personas indicadas. Cada documento se encontrará protegido por perfil según se lo clasifique en prohibido, lectura o escritura.

o    Acceso por Atributo: el mayor nivel de granularidad del esquema de seguridad está definido a nivel atributo/índice de un documento. Así un determinado perfil podrá modificar un dato clave de un documento, mientras que otro solo podrá tener acceso de lectura. Ej. Atributo Sueldo Neto del documento Recibo de Haberes de un proceso documental del área de RRHH.

                  o    Autorización por actividad: Seleccione los perfiles responsables de ejecutar cada una de las                            actividades definidas en los workflows de sus procesos.

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No hay dos clientes iguales y no hay dos proyectos iguales. Pero sí hay algunas “reglas” o normas más o menos evidentes que debemos tener en cuenta. Me gustaría tratar de resumir las más importantes muy brevemente. Seguramente me deje alguna, pero voy a tratar de encontrar las 10 más importantes. El orden no implica mayor o menor importancia.

1.- No empieces si no estás convencido. Digitalizar 100 ó 200 documentos es relativamente rápido y sencillo, pero si vas a escanear 10.000 documentos en los próximos meses más vale que estés “concienciado”. Es un trabajo sencillo pero laborioso y no hay atajos. Lleva tiempo.

2.- Busca el momento adecuado. Conforme vas creando tu base de datos documental empezarás a ganar tiempo en la consulta de los documentos, pero esto no ocurre hasta que llevas bastante tiempo alimentando el archivo digital. Al principio es un trabajo adicional, por lo que más vale que lo afrontes cuando tengas cierto tiempo libre en tu jornada diaria.

3.- Cómprate un buen escáner. Desconfía de equipos muy baratos que luego se atascan continuamente. Por supuesto nada de escáneres de cristal, son insoportables para documentos de varios folios y doble cara. Y mas aún si tienes decenas de miles de documentos. Existen marcas con buenos escáneres como Fujitsu son perfectos, o Kodak.

4.- Nada de multifunciones. Mejor varios escáneres pequeños (y baratos) que uno muy grande (y muy caro).

5.- Cómprate monitores grandes. De 22 pulgadas, o mejor aún de 24. Son muy baratos para el rendimiento que dan. Te permiten ver dos páginas en tamaño real y eso es un ahorro impresionante de tiempo cuando manejas cientos de documentos. Los vas a amortizar en pocas semanas.

6.- Organizate antes de empezar. Me refiero a la estructura de carpetas (o similares) en las que vas a clasificar los documentos. Es un trabajo muy importante y que se puede y debe realizar antes de empezar a digitalizar. Revisa tu estructura actual de carpetas de Windows y la del resto de compañeros de la empresa. La del servidor. Tu correo electrónico… Con todo ello, crea un borrador en Excel y revísalo de nuevo hasta que te convenza. Solo entonces empieza a digitalizar y archivar los documentos en esta estructura lógica.

7.- Distingue el archivo “vivo” del “histórico”. Con histórico me refiero a los documentos que apenas consultas y que solo conservas “por si acaso” necesitas acceder a ellos en el futuro. El enfoque, la forma de digitalizarlos y clasificarlos, es bastante diferente. Además, puedes dividir el trabajo en diferentes “fases” y esta es la primera división.

8.- Delega. Si no tienes tiempo ahora, para tu trabajo actual, aún menos vas a tener tiempo para hacer tu trabajo y digitalizar documentos. Es fácil encargar a otra persona que digitalizce determinados tipos de documentos, sobre todo del archivo “histórico”. Seguro que en la empresa hay alguien que puede ir digitalizando las facturas, o contratos antiguos, o recibos del banco… sin que afecten al trabajo de los demás.

9.- Subcontrata. Si el volumen es muy alto, no lo intentes con tus propios medios. Aunque las empresas de digitalización te van a cobrar por hacer este trabajo, el que lo hagas con el personal propio de la empresa también tiene un coste. Salvo que tengas personas desocupadas (parcialmente se entiende) plantéate darle un primer empujón al archivo con una empresa especializada. Puede ser necesario para arrancar el proyecto y alcanzar una masa crítica de documentos digitalizados.

10.- Instala un buen programa de gestión documental. Esto es lo último, pero quizás lo más importante. Gestionar decenas de miles de documentos es sencillo técnicamente, pero hacerlo bien, de una forma ágil, rápida… no es tan fácil. No elijas el software sin ver una demostración y tener claro que te va a ayudar en tu trabajo diario, y no lo contrario. Hay algunos programas tan malos que en vez de aumentar la productividad de la empresa se convierten en una auténtica carga.

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Fuente

La gestión documental legal es el proceso de almacenamiento, revisión, presentación, preparación, numeración, copia, digitalización y el resumen de los documentos presentados en virtud de una causa judicial. Incluso acciones legales breves generan resmas de papel que tiene que ser gestionadas.

Desde el inicio hasta la culminación de un proceso legal, todos los documentos relacionados con un caso deben ser organizados y agregados, y a esto es lo que comúnmente se le conoce como la gestión documental legal. Los documentos legales también deben ser accesibles y estar clasificados en un sistema que permita a un abogado poder localizar el documento que hagan falta, aunque no supiera que dicho documento se iba a necesitar cuando fue revisado y presentado originalmente.

El núcleo de cualquier proceso judicial es una prueba. Los documentos son a menudo una prueba crucial, sobre todo en un caso civil. Para nadie es desconocido que el registro de un proceso legal puede generar miles de páginas de documentos que necesitan ser revisados para determinar su valor probatorio, y es por ello que la gestión documental legal toma gran importancia. Los abogados son responsables no sólo de la gestión de los trámites normales que rodean un caso, como escritos y la correspondencia, sino que también debe implementar y mantener un sistema de revisión y el uso de los documentos producidos a través de solicitudes legales.

La gestión documental legal es en gran parte relacionada con la gestión de las producciones masivas de documentos que forman parte de los litigios civiles complejos. También se ocupa de la gestión ordinaria de trámites asociados con un caso. Existe toda una industria de empresas que prestan servicios a firmas de abogados para ayudar a almacenar, copiar, escanear, digitalizar, anexar mails críticos y crear bases de datos documentales y de índices de búsqueda por medio de programas especializados para la gestión documental.

El ciclo normal de gestión documental de litigios complejos incluye la recopilación de la categorización de los documentos, la numeración de cada página y el escaneado en una base de datos digital, ejecutando un programa de reconocimiento óptico de caracteres en los documentos para crear un índice de búsqueda, copia de documentos para crear grupos de trabajo, y la creación de exposiciones de material relevante.

El uso de un sistema de software como Trebol es indispensable en la gestión documental de un estudio. Esto permite a un abogado poder realizar una búsqueda de todo el texto contenido en todos los documentos. Si un problema surge en el juicio, los documentos pueden ser buscados en cualquier momento, desde cualquier computadora,  para determinar si hay algo relevante contenido en dicho documento. Por ello es que la gestión documental tiene una gran importancia en los procesos legales.

 Diversas empresas de abogados, como los estudios G.Breuer, y el estudio CSP, han confiado en Trebol para gestionar sus expedientes, digitalizar sus documentos e integrar sus mails. Lo invitamos a crear su cuenta gratuita y comenzar a organizar sus documentos en la nube.

 "Fuente"

Hoy más que nunca, los despachos de abogados están adoptando estrategias de recuperación de desastres (disaster-recovery) y la implementación de planes que permitan a su negocio sobrevivir a un incendio o desastre natural.

Southward Solutions mediante su gestor documental Trebol, ya ha ayudado a grandes y pequeñas firmas de abogados a hacer una transición sin problemas desde sistemas on-premise (instalados en los propios despachos), a la gestión de documentos en servidores en la nube.

Este cambio ha permitido a muchas firmas de abogados hacer más con menos - a aumentar la productividad, tener más movilidad, obtener mayor funcionalidad y al mismo tiempo mantener la seguridad, y tener un programa de recuperación de desastres incorporado.

La transición a la nube cuesta menos, requiere menos hardware, mantenimiento, añade verdadera movilidad y permite múltiples oficinas y que trabajadores remotos puedan colaborar y trabajar juntos en una única plataforma de gestión de documentos.

1. Recuperación de Desastres y Seguridad

Servidores almacenados en una habitación cerrada en el edificio no constituyen un entorno seguro, fiable, o redundante. ¿Puede su empresa continuar en pleno funcionamiento durante o inmediatamente después de un desastre natural o catástrofe ocurrido en su edificio?

Manteniendo su empresa en funcionamiento con redundancia de datos sin importar el clima, desastres naturales o daños físicos en los servidores de misión crítica, le da a su bufete de abogados una clara ventaja.

2. Menor coste total de propiedad (TCO)

Los sistemas basados ​​en servidores tradicionales, requieren que su empresa invierta en comprar, mantener y actualizar servidores, e incurra en los gastos de compra y mantenimiento del software. Estos servidores y software requieren personalización por un equipo técnico o tercera empresa de consultoría.

Con Trebol, no hay gastos de capital o fuerte desembolso en efectivo por adelantado. Como Software-as-a-Service verdadero (SaaS), nuestro servicio en la nube se ejecuta bajo un costo muy predecible por suscripción de usuario que se puede pagar mensual, trimestral o anualmente.

3. Características y funciones

Los sistemas basados ​​en servidores on-premise (en la casa del cliente) requieren actualizaciones constantes a la última versión del software y de este modo aumentan los gastos para mantenerse al día con la tecnología, ultimas funcionalidades y características de la aplicación.

Debido a que Trebol opera como un proveedor SaaS, actualizaciones que ofrezcen las ultimas características y funcionalidades adicionales se aplican en forma transparente y sin costo adicional para nuestros suscriptores.

Algunas de las características que Trebol incluye son: repositorio unificado; etiquetado de metadatos; integraciones MS Office, búsquedas, paneles personalizables, carpetas, gabinetes y bibliotecas, portales de extranet de clientes de colaboración, integracion con mail, seguridad integrada con Active Directory, aplicaciones móviles y el acceso a cualquier dispositivo, de escaneado e imagen, historial de documentos, registros de auditoría; informes administrativos actividad, y mucho más.

4. Quick Time-to-Value

Los sistemas internos basados ​​en servidor son costosos desde el principio, mucho tiempo para instalar y requieren de apoyo de una tercera empresa de consultoría.

El servicio Trebol permite la personalización OnLine, y se puede hacer en cuestión de horas después de lo cual la aplicación, la formación, y la migración de los datos en el sistema podria ocurrir en menos de un mes.

5. Una verdadera movilidad y soporte Multi-Oficina

En la mayoría de los sistemas basados ​​en servidores, la cualidades de movilidad y multi-oficina requieren de servidores adicionales y, posiblemente, un entorno Citrix o una conexión VPN, lo que añade otro nivel de complejidad y mas gastos asociados.

Como un servicio basado en web, Trebol está disponible desde cualquier dispositivo habilitado para Internet, en cualquier lugar del mundo, lo que elimina completamente la necesidad de conexiones virtuales, u otro sistema. Asi, Trebol permite a los bufetes de abogados con múltiples oficinas colaborar y trabajar juntos eficazmente juntos en una única plataforma de gestión de documentos.

Para conocer lo fácil que es dar el paso a la nube contáctese para coordinar una conferencia via Skype en vivo con uno de nuestros ejecutivos y asi poder discutir cómo nuestro servicio puede optimizar su tecnología y mejorar la práctica de su empresa.

Con la puesta en marcha de un gestor documental como software jurídico, un despacho dispone de un trampolín con el que sus empleados consiguen ser mucho más eficientes y con ello, incrementan la calidad del servicio al cliente.

Uno de los rubros que trabaja con mayor cantidad de expedientes es el jurídico.

Cuanto mayor es la actividad de un estudio jurídico, mayor es el número de expedientes, legajos, folios, carpetas que se van acumulando. No todos son de su propiedad, sino del cliente, del juzgado, de un colega, y a su vez con múltiples formatos y soportes.

Todos estos documentos son información importante para su labor y el acceso a esta, puede resultar vital para el éxito de las acciones acometidas. La rapidez, la eficiencia y la eficacia en el acceso a la información ahorran mucho tiempo y dinero. Todas estas son cualidades de un buen Gestor Documental, pieza clave a la hora de hablar de software jurídico.

Por lo tanto la Gestión Documental debe de ser uno de los principales objetivos de un Despacho de Abogados. Estamos hablando de un conjunto de medidas encaminadas a replicar digitalmente los procesos de trabajo con el objetivo de aumentar la productividad de un despacho, ya que el ámbito jurídico es uno de los que más puede beneficiarse de las soluciones de gestión documental, al trabajar intensamente con todo tipo de información sensible.

Seguridad y confidencialidad 

La seguridad y confidencialidad están aseguradas gracias al control automatizado y al registro de las tareas que realiza cada usuario con los documentos – quién accede, cuándo, quién modifica, etc.-, de manera que el control y seguimiento sobre cualquier caso puede ser tremendamente exhaustivo, algo muy útil en procesos jurídicos. 

Este tipo de soluciones elimina cualquier riesgo de extravío de datos o consulta de papeles, de manera que queda garantizada la confidencialidad con acceso por perfiles de usuario. Además, y de forma automática, se genera una copia de seguridad digital de todos los documentos, lo que evita la pérdida de información ante accidentes inesperados como puede ser un incendio o una inundación. 

La gestión documental en el día a día 

Tras la implantación de estas herramientas, diferentes bufetes de abogados han reorganizado su espacio de manera que han conseguido, por ejemplo, un nuevo despacho a partir de una sala que anteriormente era utilizada para almacenar documentos. 

Otras empresas son hoy día capaces de atender peticiones que antes parecían imposibles, como por ejemplo enviar un testamento que fue firmado hace 15 años. Con una gestión documental adecuada es posible que el cliente, un minuto después de su petición, tenga el archivo en su bandeja de entrada.

Otro beneficio muy importante dentro del sector es la facilidad para trabajar con toda la documentación de un caso determinado desde casa o en un hotel durante un viaje de trabajo. “Es posible preparar un juicio con acceso on line a todos los datos, con lo que esto supone para las apretadas agendas de un abogado que en muchas ocasiones está fuera de su despacho y, por tanto, no tiene acceso a sus documentos ni puede desarrollar sus tareas con normalidad”.

Nuestra solución

Trebol, nuestro gestor documental capaz de integrarse con cualquier software jurídico, permitirá la digitalización, indexación, consulta y gestión de diversos procesos jurídicos. 

Los invito a conocer en carne propia los verdaderos beneficios de un gestor documental haciendo uso de una evaluación gratuita del producto link: http://www.treboldocs.com/registro.php