BrodyFriedman, compañía nacional líder y pionera en el desarrollo de fideicomisos inmobiliarios, confió en Trebol para gestionar de manera eficiente los circuitos de Pago a Proveedores y Cobranzas en forma integrada con el ERP Tango y los servicios provistos por los bancos con los que trabaja la empresa.

"Agilizamos la gestión de documentos para nuestros procesos de Cobranzas y Pago a Proveedores integrando Trebol al ERP Tango"

Diego Meilán, Gerente de Procesos BrodyFriedman

Pago a Proveedores

Mesa de entrada más eficiente. Reducción del papel. Gestión ágil de las facturas de proveedores

Las Facturas de Proveedores provienen de dos canales: correo postal, y mail en el caso de tratarse de facturas electrónicas.

Las Facturas provenientes por correo postal se comenzaron a digitalizar en mesa de entrada. Si bien en primera instancia esto puede parecer un costo extra son conocidas las ventajas de la digitalización en la oficina.

Las Facturas recepcionadas por Mail se incorporan al Gestor Documental Trebol de manera automática a través de reglas predefinidas sobre los asuntos de los correos. De esta manera se evitó la necesidad de imprimir facturas provenientes en formato digital.

El resultado del trabajo de la Mesa de Entrada pasó a ser íntegramente digital. La totalidad de Facturas se encuentran gestionadas y al alcance de cualquier usuario de la empresa, sin necesidad de tener que estar rastreando en expedientes físicos.

Gestión eficiente de las Facturas Pendientes de Pago. Integración con el canal de Pago a Proveedores de Santander Río

El Sector de Pagos interactúa diariamente con el tablero de tareas pendientes de Trebol, donde se detalla entre otras cuestiones los documentos Facturas Pendientes de Pago.

Los usuarios seleccionan que Facturas desean pagar, y Trebol se encarga de generar la interfaz de Pagos con Santander Río.

Esta interfaz de pagos es luego revisada y confirmada por un Supervisor de Pagos, en cuyo momento se realiza la integración con los Servicios Web del Banco.

Como resultado es posible conocer en cualquier momento los pagos pendientes y efectuados por rango de fechas, y además queda auditoría de quién imputo los pagos y en que momento.

Integración con el ERP Tango

Los registros de las facturas y correspondientes registros de pago se impactan sobre el ERP Tango desde el Trebol en forma automática, evitando así procesos de carga en ambos sistemas.

Cobranzas

Los pagos de los clientes son realizados en un 99% en el Banco, ya sea por depósito, transferencia o pago mediante la tarjeta SICE. Se requería contar con una herramienta que permita: dar visibilidad a los clientes de la deuda vencida y a vencer, generar alertas vía mail respecto a los pagos pendientes, generar automáticamente los recibos en las cuentas corrientes de los clientes en base a las interfaces provenientes de los Bancos. Todo esto en una única herramienta que permita gestionar el proceso, los documentos involucrados, y a su vez integrada al ERP Tango de la compañía.

Imputación automatizada de cobranzas en el ERP Tango y generación de Recibos

Se implementaron 3 acciones en Trebol para el procesamiento de extractos Banco Francés, procesamiento extractos Banco Santander, y procesamiento de interfaces SICE.

Estas 3 acciones dan como resultado documentos Cobranza en estado Recepcionado.

A partir de estos documentos Cobranza, la generación de los recibos en la cuenta corriente de cada cliente es automática, así como su integración con Tango.

Como resultado se tiene registro para cada lote de cobranza la interfaz que dió origen al mismo, y los recibos generados. Estos recibos pueden ser luego enviados por mail desde Trebol, o bien consultados por el Cliente final a través de un portal integrado al gestor documental.

Mailing para seguimiento de Cobranzas

Tomando la información de deudas vencidas y a vencer desde el ERP Tango, se implementó un proceso para envío de Mails hacia Clientes que sirve a modo de recordatorio de Próximos Pagos.

En el cuerpo de los mails se da un detalle de los próximos pagos a realizar, y un link que permite a los clientes ingresar a su Legajo Personal para consultar los siguientes Documentos:

• Avance de Obra
• Cuenta Corriente (Cuotas y Pagos)
• Pagos Emitidos