La evolución del universo digital está considerada como uno de los principales motores del cambiante panorama en lo que respecta al almacenamiento de la información, ya que continúa expandiéndose a un ritmo asombroso. Como resultado, el storage empresarial está inmerso en una era de transformaciones debido a que la gestión de datos y documentos corporativos se está convirtiendo en una tarea elaborada y las organizaciones se encuentran en un punto de inflexión ante el enorme desafío que  supone gestionar sus documentos.

La saturación de la información en las empresas es una de las grandes preocupaciones, ya que la capacidad tiene un límite frente a las cantidades ingentes de datos que se multiplican exponencialmente cada día. A esta proliferación continua, hay que añadir además la dificultad de gestionar tanto el almacenamiento como la recuperación de estos datos y documentos de una manera ordenada.

Ante este caos informativo, los departamentos de TI intentan instaurar el orden mientras los usuarios demandan el acceso instantáneo a los datos en el momento en que los necesitan. Aquí es donde se hace imprescindible la adquisición de un software de gestión documental especializado en el almacenamiento y flujos de trabajo.

Las compañías deben despreocuparse por aspectos relacionados con la inseguridad o pérdida de sus datos, y concebir el almacenamiento de la información como una oportunidad para gestionar y optimizar mejor su información, lo que sin duda supone un valor añadido. Además, la mayoría de las empresas fabricantes de software de tecnología documental ofrece soluciones que son fácilmente compatibles y, por tanto, integrables con el resto de las aplicaciones actuales de su organización.

Llegados a este punto, es necesario que las compañías hagan un balance en el que tengan en cuenta el volumen y la complejidad de los datos y documentos que son necesarios procesar, el tiempo invertido en esas actividades, así como los costes de personal y administrativos asociados a la gestión actual de esa información. Las cifras mostrarán que, a corto y medio plazo, la adquisición de una herramienta de gestión documental supondrá una inversión y no un gasto, que además optimizará el trabajo de los empleados.

Compatibilidad del software de gestión documental con las aplicaciones actuales

Un sistema de gestión documental como Trebol está compuesto por aplicaciones modulares que se adaptan a todo tipo de compañías y permiten optimizar la gestión de la información.

Entre las funcionalidades básicas de herramientas y software de gestión documental destacan: que el sistema de búsqueda es ágil; es posible restringir el uso sobre determinada información; permite realizar diferentes acciones sobre los documentos, como consultar, imprimir o enviar por email; y supone un ahorro significativo de espacio de almacenamiento, de tiempo a la hora de realizar búsquedas y de costes asociados a la impresión y distribución.

Y entre las características avanzadas de sistemas de gestión documental se encuentran: la generación eficiente en tiempo real del documento solicitado; la distribución controlada de la información, que en todo momento está vigilada y registrada por la organización; y la captura para la digitalización masiva de documentos.

Cloud storage – una opción con futuro para el almacenamiento de documentos y datos

Otra posibilidad que resuelve el problema del aumento desmesurado de la cantidad de datos y documentos, propiciado en gran parte por los dispositivos móviles, es optar por el almacenamiento en la nube,  que además es una solución en expansión, ya que según la Consultora Gartner, entre las 10 tecnologías estratégicas para el periodo 2012-2015 se encuentra: el cloud computing.

Entre sus principales ventajas se encuentran que los usuarios de sistema de gestión documental como Trebol pueden acceder a los documentos desde cualquier ubicación; y que no es necesario preocuparse por proteger y gestionar la información una vez almacenados en la nube. Lo invitamos a crear su cuenta gratuita en Trebol y comenzar a administrar sus documentos en la nube.

"Fuente"

Los invitamos a suscribirse al newsletter de Trebol, con toda la información actualizada, noticias, eventos, videos y novedades sobre Gestión Documental.  

Si está interesado en recibirlo en su casilla de correo, puede suscribirse aquí.

La gestión documental legal es el proceso de almacenamiento, revisión, presentación, preparación, numeración, copia, digitalización y el resumen de los documentos presentados en virtud de una causa judicial. Incluso acciones legales breves generan resmas de papel que tiene que ser gestionadas.

Desde el inicio hasta la culminación de un proceso legal, todos los documentos relacionados con un caso deben ser organizados y agregados, y a esto es lo que comúnmente se le conoce como la gestión documental legal. Los documentos legales también deben ser accesibles y estar clasificados en un sistema que permita a un abogado poder localizar el documento que hagan falta, aunque no supiera que dicho documento se iba a necesitar cuando fue revisado y presentado originalmente.

El núcleo de cualquier proceso judicial es una prueba. Los documentos son a menudo una prueba crucial, sobre todo en un caso civil. Para nadie es desconocido que el registro de un proceso legal puede generar miles de páginas de documentos que necesitan ser revisados para determinar su valor probatorio, y es por ello que la gestión documental legal toma gran importancia. Los abogados son responsables no sólo de la gestión de los trámites normales que rodean un caso, como escritos y la correspondencia, sino que también debe implementar y mantener un sistema de revisión y el uso de los documentos producidos a través de solicitudes legales.

La gestión documental legal es en gran parte relacionada con la gestión de las producciones masivas de documentos que forman parte de los litigios civiles complejos. También se ocupa de la gestión ordinaria de trámites asociados con un caso. Existe toda una industria de empresas que prestan servicios a firmas de abogados para ayudar a almacenar, copiar, escanear, digitalizar, anexar mails críticos y crear bases de datos documentales y de índices de búsqueda por medio de programas especializados para la gestión documental.

El ciclo normal de gestión documental de litigios complejos incluye la recopilación de la categorización de los documentos, la numeración de cada página y el escaneado en una base de datos digital, ejecutando un programa de reconocimiento óptico de caracteres en los documentos para crear un índice de búsqueda, copia de documentos para crear grupos de trabajo, y la creación de exposiciones de material relevante.

El uso de un sistema de software como Trebol es indispensable en la gestión documental de un estudio. Esto permite a un abogado poder realizar una búsqueda de todo el texto contenido en todos los documentos. Si un problema surge en el juicio, los documentos pueden ser buscados en cualquier momento, desde cualquier computadora,  para determinar si hay algo relevante contenido en dicho documento. Por ello es que la gestión documental tiene una gran importancia en los procesos legales.

 Diversas empresas de abogados, como los estudios G.Breuer, y el estudio CSP, han confiado en Trebol para gestionar sus expedientes, digitalizar sus documentos e integrar sus mails. Lo invitamos a crear su cuenta gratuita y comenzar a organizar sus documentos en la nube.

 "Fuente"

Más del 83% de los encuestados en un reciente estudio a nivel mundial patrocinado por Ricoh indicó que optimizar los procesos de negocio de cara al cliente no sólo podría reducir los costes, sino que también podría incrementar los ingresos en una media del 10,1%.

Los clientes insatisfechos suponen un freno para el crecimiento de las compañías. Los encuestados que han tenido experiencias negativas por culpa de errores en los procesos de las compañías de las que son clientes:

·         Son menos propensos a volver a tratar con la misma empresa (68,7%);

·         Es probable que cambien de proveedor (60,1%);

·         Es probable que recomiendan a otras personas que no hagan negocios con esas empresas (casi el 56,8%).

Cualquier iniciativa capaz tanto de reducir los costes como de mejorar los ingresos es una iniciativa ganadora, y debería ser una prioridad para los directivos de las organizaciones utilizar un software de gestión documental.  En el mercado actual, conectado y on-line, una mayor satisfacción del cliente (o una menor insatisfacción) es un requisito imprescindible para ser competitivo.

Los procesos documentales sin optimizar no sólo perjudican la relación con sus clientes, sino que también pueden hacerle perder a valiosos empleados capaces de generar ingresos, que se ven frustrados en sus funciones de atención al cliente por culpa de los errores en los procesos. El coste de sustituir al personal de ventas ha sido estimado en hasta el 200% del salario anual del empleado. Ésto no incluye el coste del tiempo y de las oportunidades perdidas mientras se encuentra a un sustituto, ni los clientes que puedan llevarse con ellos al dejar la compañía.

Trebol nos asegura una optimización en los procesos de negocio, no dude en crear su cuenta gratis  y comenzar a gestionar sus documentos de la manera mas eficiente. 

"Fuente"

Hay mil formas de comparar un archivo de documentos en papel, físico, con un archivo de documentos digitales, virtuales en tanto que no ocupan un espacio, pero real, en tanto que puedes leer, imprimir, enviar por mail… en definitiva, utilizarlos como los documentos físicos.

Desde el punto de vista de la seguridad, por ejemplo. Un archivo físico es más robusto que uno digital, que depende de un disco duro que puede romperse en cualquier momento (y lo hace, antes o después). Pero un archivo digital se puede copiar diariamente, completo, y ser en la práctica más seguro ya que podemos proteger las copias y almacenarlas (los discos duros) en lugares físicamente distantes (incluso en la nube) lo que garantiza la supervivencia de los documentos ante la destrucción del original. Aún no conozco a nadie que tenga su archivo en papel duplicado.

Incluso desde el punto de vista de la seguridad de “acceso”, usted desde Trebol tiene la posibilidad de dar permisos individualizados a diferentes archivos digitales para cada perfil de usuario, algo difícil de hacer con los documentos en papel. Los puede meter en un cajón con llave, o en una caja fuerte, pero no es un sistema muy flexible.

Otra comparación interesante es la utilización del espacio físico. Aquí el archivo digital gana por goleada. Nada (como mucho el espacio de un servidor) comparado con decenas de estanterías, carpetas, legajos, habitaciones polvorientas, bóvedas, cuevas… Es una de las principales ventajas de la gestión documental digital.

Pero hay otra ventaja para los aficionados al orden: la capacidad casi ilimitada de crear carpetas y subcarpetas para clasificar la información. Con la llegada de Windows, se hizo popular el sistema de archivo en carpetas con una estructura en “árbol” con diferentes niveles o ramas que se subdividían a su vez en más ramas (carpetas).

La realidad es que podemos tener varios miles de clasificadores y cientos de miles de documentos perfectamente clasificados y accesibles con solo 4 clicks de mouse. Y todo ello en un disco duro o en la nube. Es una ventaja abrumadora respecto al archivo físico.

Existen muchos casos de pérdidas de documentos por inundaciones, robos, una simple gotera o, peor aún, la incapacidad de encontrar el papel en un archivo caótico y completamente desordenado.

Se puede trabajar sin papeles. Y mejor que con ellos. Conozca la flexibilidad y seguridad que le ofrece un software como Trebol. Usted puede registrarse para comprobar los beneficios de gestionar digitalmente sus documentos.

   "Fuente"