La industria farmacéutica hace frente a problemas compartidos con otras industrias: largos plazos de desarrollo, procesos complejos, retrasos costosos... En algunos casos, el tiempo de desarrollo de un nuevo fármaco es de 10 a 15 años, y la documentación que se genera está sometida a mayores revisiones que otras industrias.

El costo normal para diseñar y producir un nuevo fármaco excede los 150 M US$, y el retraso en el plazo de comercialización está alrededor de 1 M US$ anuales. Es por tanto muy conveniente reducir éste al máximo. Por ello las tecnologías de la información deben estar enfocadas al manejo de documentos y al control de tareas y tiempos de los diferentes especialistas que intervienen.

La tecnología de workflow, aplicada a la industria farmacéutica, juega un papel crucial proporcionando la información correcta a las personas indicadas en el momento preciso. Los Procedimientos estándares operativos (SOPs), las Buenas prácticas de laboratorio (GLP) y las Buenas prácticas de fabricación (GMP), pueden enlazarse con las tareas del proceso para minimizar los tiempos de ejecución y asegurar la calidad del trabajo producido.

Los procesos de trabajo e información expuestos en el ejemplo anterior son relativamente sencillos. Existen otros más complejos que afectan especialmente a la industria farmacéutica, como la fabricación de sus productos y su registro, es decir, la autorización sanitaria.

Imaginemos que una empresa del sector va a iniciar la fabricación de un elixir bucal llamado “Bucalin”. El primer paso es el de pesar cada una de las materias primas (clorhexidrina, sacarina sódica, alcohol etílico y esencia de fresa). La persona encargada de iniciar esta fase pesa cada uno de los componentes (con su código) y al conjunto le asigna un número, que corresponde al lote de la pesada. A continuación, esta persona firma su hoja de trabajo y la pasa a un supervisor que tiene que comprobar que el peso de los elementos del producto se ajusta a la fórmula magistral. Si el supervisor da el visto bueno, el compuesto empieza a fabricarse. En caso contrario el compuesto es devuelto a la fase inicial.

Inmediatamente comienza el proceso de fabricación con unos controles de limpieza previos. Hay que comprobar el estado en el que se encuentra el reactor, el agitador de palas y el caudalímetro. Es obligatorio averiguar cuál fue el producto anterior y quién se encargó de la limpieza. Una vez hechas las comprobaciones y la limpieza, el compuesto pasa un control interno de laboratorio en el que se mide el pH, densidad y color. Si el control le da el visto bueno, el compuesto pasa al proceso de envasado. En caso contrario, es devuelto al comienzo del proceso de fabricación. Una vez envasado, el producto se acondiciona para finalmente superar los controles de calidad que darán o no la autorización para que “Bucalin” salga al mercado.

Con un sistema de workflow como Trebol, el empleado que inicia un proceso de pesaje tiene que rellenar un formulario, que le presenta el sistema, con sus datos y su número de empleado e, inmediatamente, recibe una orden de pesada (documento Word), así como la información acerca de los componentes que debe utilizar, número de código y cantidad. El empleado debe pesar y asignar un número de lote a los elementos del producto “Bucalin” y firmar el formulario. En ese momento el sistema lo envía automáticamente al supervisor.

Cuando el supervisor recibe el formulario, el workflow llama al sistema de información (generalmente una base de datos) que le enseñará la fórmula magistral, pudiendo comprobar que los elementos y cantidades de “Bucalin” corresponden con los que aparecen en dicha fórmula. Si todo va bien, el supervisor lo pasa al proceso de fabricación.

Al empleado encargado de las tareas de fabricación se le abre automáticamente una hoja de trabajo en la que, en primer lugar, aparece una guía de operaciones previas (documento de Word) y donde se le indica el tipo de comprobaciones que tiene que hacer y en qué orden:

·         Limpieza del reactor.

·         Limpieza del agitador de palas.

·         Estado del caudalímetro.

·         Estado del sistema de calefacción y enfriado de la camisa del reactor.

Asimismo, tendrá también online una base de datos en la que se registró en su día el producto anterior que se fabricó con el reactor, en qué fecha se limpió y qué persona realizó la limpieza. Obsérvese que el operario tiene definido su trabajo y dispone de la información precisa para realizarlo. Una vez hechas las comprobaciones y la limpieza, comienza el proceso en el reactor.

El empleado que efectúa este trabajo tendrá la guía de proceso en su ordenador y cada operación que debe efectuar en el orden establecido. A continuación el compuesto pasa por un control de calidad en el que se mide el pH, el color y la densidad. La persona que efectúa este control tiene en la pantalla de su ordenador las tareas realizadas por los operarios que han intervenido en el proceso, así como la información en línea de especificaciones en marcha.

En el caso de que las determinaciones realizadas en el muestreo sean correctas se da la conformidad —mediante firma electrónica—, y el sistema Trebol direcciona automáticamente las tareas siguientes de envasado, acondicionamiento y control de calidad.

La aplicación de un sistema como Trebol a los procesos de fabricación de productos farmacéuticos permite evitar errores que obligan a repetir las tareas de pesada, fabricación y/o envasado y acondicionamiento. Ahorra tiempo a quienes intervienen en la supervisión, puesto que el workflow siempre estará enlazado con el sistema de información al que acudirá para consultar una fórmula, por ejemplo. Además, la aplicación de este sistema permitirá conocer en todo momento los tiempos y costes de cada etapa y de la operación.

Dentro de la industria farmacéutica, el registro o autorización sanitaria de los productos constituye otro de los bloques susceptibles de aplicar un sistema de workflow. El registro farmacéutico no sólo mueve grandes volúmenes de documentos, sino que además está inmerso en numerosas fases de trabajo y de información en las que intervienen las industrias fabricantes y la administración.

El movimiento y generación de documentos, así como las etapas del registro farmacéutico implican tanto a personas y a tareas de las empresas como a las autoridades sanitarias, lo cual supone diseñar procesos  que relacionen a las empresas con instituciones externas, y que todos posean acceso a los documentos necesarios en cualquiera de las distintas etapas.

Conclusión

En la industria farmacéutica es preciso analizar: registro, fábrica, marketing y las actividades de negocio en consonancia con los sistemas de información. El puente entre todos ellos puede ser un potente gestor documental como Trebol. No dude en crear su cuenta gratis y comience a diagramar sus flujos de trabajo de la manera más eficiente con nuestra solución líder en Workflow. También puede acceder a nuestro canal de video para conocer el funcionamiento de Trebol. 

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Hoy en día, casi todas las empresas trabajan con una gran cantidad de documentación en papel. Lo cual actualmente se está convirtiendo en una traba, debido a que no todos poseen acceso al mismo documento en el mismo momento.Sabemos que no siempre es fácil para las empresas asumir un cambio cultural tan radical en la operación y administración de sus documentos. Por eso a continuación plantearemos mitos en torno al uso de papel en su empresa, gestionando eficientemente su documentación.

1. La tecnología no está preparada para la oficina sin papel

Esta es una de las excusas que se esgrimen con más frecuencia. “Me gustaría, pero no creo que la tecnología disponible pueda ayudarme…” Actualmente no sólo existen dispositivos capaces de escanear todo tipo de papel a gran velocidad y a un precio muy reducido sino que también existen software de gestión documental capaces de organizar flujos de trabajo con los que desaparece la necesidad de utilizar de nuevo el papel.

Es decir, lo importante no es solo eliminar el papel que ya tenemos, sino también disponer de las herramientas necesarias para no generarlo de nuevo.  Sin embargo son muchas las empresas que siguen utilizando tecnologías tan obsoletas como el fax.

2. Muchas empresas piensan que es “todo o nada”

Otro de los problemas que esgrimen muchos gestores es que entienden que la oficina sin papel supone renunciar al papel por completo. Al considerarlo una idea poco menos que absurda, ni siquiera se plantean la posibilidad de comenzar a reducir el consumo de papel en su empresa.

Aunque la situación ideal, efectivamente, es la de eliminar por completo el papel, no es algo que vaya a pasar en los próximos años. Hay que afrontar la realidad. Vamos a seguir utilizando el papel para muchas cosas, pero esto no quiere decir que no podamos implantar prácticas que limiten su uso en nuestra empresa.

Comenzando por apostar por la facturación electrónica, promoviendo políticas de impresión responsable, evitar imprimir mails, limitando el número de páginas que pueden imprimirse desde determinados puestos… etc. son solo algunos ejemplos que podemos implantar en nuestra empresa desde ya.

3. La oficina sin papel es “menos segura”

¿Es más seguro mandar un correo electrónico o una carta certificada? Por supuesto, muchos argumentarán que al mandar una carta certificada tenemos todas las garantías de que llegará a su destino. Sin embargo, no nos aseguró qué es lo que pasará durante el camino. Con el correo electrónico pasa lo mismo.

Aunque es cierto que existen “decenas de amenazas” que se ciernen sobre nuestro correo electrónico, también lo es que existen decenas de soluciones (muchas de ellas completamente gratuitas) con las que podemos realizar envíos electrónicos completamente seguros. Por otro lado, también resulta mucho más seguro mantener nuestros documentos almacenados en servidores (ya sea dentro o fuera de la oficina) que en enormes archivos difíciles de consultar y que básicamente, ocupan espacio y son de dificultosa accesibilidad.

4. Con un escáner lo hemos resuelto todo

En el lado de los entusiastas tenemos aquellos que piensan que por comprar un buen escáner ya han resuelto con éxito el reto de vivir sin papel. El escáner cumple ciertamente una función vital a la hora de eliminar el papel que ya tenemos en nuestra oficina, pero no crea por si solo una oficina sin papel.

Lo que realmente importa es llegar a un punto en el que no tengamos la necesidad de escanear ningún documento. Maximizar y mejorar el uso de nuestro correo electrónico, apostar de forma decidida por sistemas de encriptación y firma electrónica, avisar a proveedores y clientes que exigimos toda la información en formato digital… etc. son algunas de las prácticas que podemos poner en marcha.

5. Con la oficina sin papel respetamos el medio ambiente

Vivir sin papel ayuda al medio ambiente si somos capaces de producir menos papel. Si únicamente nos limitamos a escanear documentos y tirar las copias impresas a la basura no estaremos siendo precisamente los más ecológicos del mundo. En este punto, nos remitimos a algunas de las prácticas que ya hemos abordado en otros apartados de este artículo.

6. Vivir sin papel es demasiado caro

Evidentemente la oficina sin papel requiere una inversión inicial. Deberemos comprar un buen escáner, un monitor decente y conseguir un buen gestor documental para organizar los documentos.

7. El papel es mucho más seguro que una copia digital

Si nuestra gestión de copias de seguridad deja mucho que desear, probablemente esta afirmación tenga todo el sentido del mundo. En este sentido, si guardamos todos nuestros datos en un único disco duro externo que puede fallar por mil razones en cualquier momento, resulta del todo recomendable seguir confiando en el papel.

Sin embargo, si realmente nos preocupamos por implementar una buena política de protección de nuestros documentos (copias locales y en “la nube” por ejemplo) no hay nada que haga que el papel sea más seguro que los bits almacenados en un servidor. Es más, el papel envejece bastante mal, por no hablar de la enorme cantidad de espacio que precisa para su correcta gestión.

8. Todos los formatos son equivalentes

Una cosa es ponernos a “escanear alegremente” y otra muy distinta, saber hacerlo bien. Por ejemplo, la mayoría de los escáneres orientados al sector del consumo suelen apostar por el formato *.tiff como predeterminado cada vez que introducimos una nueva imagen o documento. Aunque la calidad del tiff es superior al del JPEG o incluso en PNG, de nada nos servirá si lo que queremos es gestionar los documentos de una oficina.

Deberemos optar en cambio por aparatos que convierten nuestros documentos a PDF, de modo que podamos integrarlos en motores de búsqueda, permitiéndonos además extraer texto cuando lo necesitamos y, en definitiva, integrarlos en un workflow productivo como el que ofrece Trebol. Con esto queremos decir que antes de empezar, conviene informarse y es que no todos los formatos sirven para lo mismo y no, “no da igual” usemos lo que usemos.

9. Vamos a ahorrar mucho tiempo

Una vez más, el simple hecho de escanear documentos no va a producir ahorros estimables de tiempo si nos quedamos en este paso. El objetivo de la oficina sin papel no es disponer de una copia digital de todos nuestros documentos, sino de crear un flujo de trabajo más eficiente y productivo. En este sentido, cuando pensamos en dar el paso, tenemos que pensar que vamos a necesitar cambiar la forma en la que hasta ahora nos hemos organizado.

Afortunadamente, existen desarrollos de software de gestión documental que nos permiten un ágil acceso a los documentos y nos asegura la mejor adaptación según lo que cada empresa necesite.  Conozca más detalles de Trebol, nuestra solución líder en digitalización y gestión documental, cree su cuenta gratis para poder conocer los beneficios de tener sus documentos importantes digitalizados. También puede acceder a nuestro canal de video para conocer cómo es el funcionamiento de Trebol.

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Uno de los pilares más valiosos de un Gestor Documental, es el modelado de procesos de negocio. Los procesos se modelan acorde a las necesidades de cada cliente.

Un proceso de negocio, dentro del marco de Trebol, es definido como una secuencia de actividades que deben ser ejecutadas para lograr un fin específico para la empresa.

En cualquier proceso de negocio (comercial, productivo, administrativo, selección de personal, etc.) la información generada y administrada durante la ejecución de sus actividades se encuentra consolidada en documentos (fichas, formularios, archivos, etc.). Trebol entiende por documento a la unidad de información de los procesos: imágenes, planillas de cálculo, formularios, correos electrónicos, etc.

Trebol se basa en la idea de flujo de trabajo interdocumental (workflow) para modelar cada proceso como un hilo de ejecución de acciones sobre documentos.

Para informar el avance de un proceso, Trebol maneja dos niveles de estados: estados a nivel proceso, y estados a nivel documento. Como ejemplo, para una Orden de Compra se podrían configurar los estados: “aprobada”, “rechazada”, mientras que para el proceso de Ventas en cuestión se podrán manejar estados: "Cotizado", "En producción", "Facturado".

Las acciones, las cuales son ejecutadas por un usuario o sistema externo que interactúa con Trebol, son las que provocan los cambios de estado en los documentos, y por consiguiente en el proceso en cuestión. 

A su vez, una acción puede implicar la ejecución automática de un conjunto de tareas previamente definidas en el proceso. Entre las tareas más comúnmente utilizadas se encuentran las de notificación vía mail, validaciones de negocio y modificación del estado del proceso en función del estado de los documentos que lo componen.

En los siguientes diagramas se pueden observar distintos casos de éxito de implementación de Trebol y como son funcionan los distintos elementos del proceso.

Proceso comercial para una fábrica de productos

En el mismo podemos ver un usuario, con un perfil asignado de vendedor o comercial, que acciona liberando un pedido para la producción de un producto. El documento con el pedido queda en un estado “pendiente” hasta que otro empleado, con un puesto de trabajo dentro del área técnica, acciona modificando el estado a “aprobado” o en su defecto lo pase a “rechazado” volviendo todo el proceso para atrás, teniendo que ser revisado.

A continuación el departamento de compras genera las órdenes de compra con los materiales requeridos para la producción, quedando las mismas en estado “pendiente” hasta la recibir los materiales de los distintos proveedores. Una vez que los mismos se encuentran disponibles para la producción, el pedido vuelve al área técnica, modificando el estado del pedido a estar “en producción”. Cuando finaliza la misma, se genera la orden para entregar el producto y cuando esto sucede, se modifica el estado del pedido a “entregado”. De este modo nos aseguramos que todos los documentos relacionados a un proceso queden organizados dentro del mismo, tanto para futuras eventualidades como para su consulta. 

A continuación se muestran algunos de los procesos documentales implementados en diferentes Casos de Éxito con Trebol.

Proceso de retención de productos en una empresa alimenticia

Proceso de carga de promociones en un hipermercado

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La digitalización de documentos transforma una información (un texto, una imagen.) a un sistema de dígitos, para su posterior tratamiento informático. Sin embargo, la transferencia de la documentación física a la electrónica ofrece ventajas prácticas que vale la pena observar, ya que no sólo es un accionar a favor del medioambiente.

Los datos electrónicos se pueden almacenar, indexar y son más eficaces para intercambiar. Es comprensible que algunas empresas todavía utilicen el papel. Sin embargo, en el entorno de trabajo, alcanza una seguridad, que con la documentación física no.

¿Qué es OCR?                                                                   

OCR es una tecnología que se encarga de escanear y reconocer los caracteres de cualquier tipo de documentos; como expedientes, curriculums, OC, facturas de proveedores, etc. 

Los documentos escaneados y de imagen como TIFF, BMP, JPG, PNG, etc. están hechos de píxeles. Incluso los formatos de Archivo PDF, Ms-Word, presentan el texto compuesto por píxeles. Esto hace que la información textual, presentes en una imagen, sea difícil de editar y buscar. Sin embargo, con la tecnología OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) puede ayudar en la edición de imágenes basadas en texto mediante la conversión de imágenes a DOC, PDF, HTML, Word y otros formatos basados ​​en texto, de este modo se facilita la edición y modificación.

La utilización de la tecnología OCR  que ofrece Trebol, permite la explotación de sus documentos y gestión electrónica, de forma ágil y segura. A diferencia de otros software, Trebol efectúa la digitalización y el OCR en línea, sin necesidad de instalar softwares stand-alone en cada estación de digitalización. De esta manera se puede distribuir la digitalización a proveedores, clientes, o sucursales de la empresa en forma inmediata y sin costos extras.

Aprovechando las facilidades que nos brindan las nuevas tecnologías, tales como OCR, la digitalización de los documentos ofrece a la empresa múltiples beneficios:

·         Agiliza procesos importantes de su negocio

·         Ahorro de espacio para almacenar documentos

·         Facilidad de acceso a los datos

·         Seguridad en la información

·         Debe destacarse también la utilidad de la explotación de los documentos, a la hora de llevar a cabo un control y un seguimiento de los mismos.

 A continuación podrá ver en funcionamiento la digitalización y OCR que le ofrece Trebol.

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La seguridad es uno de los aspectos clave que debe tener bien cubierto cualquier Sistema de Gestión Documental. Dicho Sistema será el guardián de nuestro activo más valioso: nuestro know-how. No todo el mundo debería tener acceso a toda la documentación, y mucho menos, tener la capacidad de realizar determinadas acciones en determinados documentos.
 
Cuando hablamos de Seguridad no sólo nos referimos a la Seguridad Externa, es decir, al acceso de usuarios ajenos a la organización a nuestro sistema.

Es igualmente primordial mantener el control y seguridad internamente. Es importante contar con controles de acceso que permitan establecer de manera fácil y segura qué usuarios pueden acceder a la información. Y no sólo eso, una vez que el usuario está dentro del sistema, es importante establecer qué acciones puede llevar a cabo y dónde. Cuanto mejor definidos estén estos controles de accesos y privilegios mayor será el grado de seguridad del que dispondremos. Es deseable disponer de permisos y controles a nivel de carpeta y de usuario.

En Trebol se ha planificado la seguridad del software contemplando cómo proveer un sistema que sea seguro y al mismo tiempo nos de la tranquilidad de saber que los empleados pueden manejarse con amplía libertad dentro de los permisos otorgados.

Mediante un esquema de autenticación y autorización basado en usuarios y roles, se permite controlar el acceso de los diversos usuarios a la información y funcionalidades correspondientes. Cada documento va a tener asignado un conjunto de roles para los cuales se permite el acceso y/o modificación de su contenido (escritura o sólo lectura). 

A su vez, las acciones definidas en el workflow se encontrarán accesibles únicamente para aquellos roles a los cuales se otorgue permiso, por lo que un usuario con un rol determinado, como puede ser un empleado del Área de RRHH, podrá acceder a los documentos del área, pero seguramente no cuente con los permisos para ver y/o modificar facturas del proceso documental Ventas. 

Trebol ofrece los siguientes mecanismos de seguridad:

·         Autenticación: se ingresa a Trebol mediante un login basado en usuario y contraseña.

·         Autorización basada en Perfiles: Cada usuario tendrá asignado un conjunto de perfiles acorde a las actividades que realice.

o    Acceso por Proceso Documental: Implemente diferentes procesos documentales y mantenga el control de que área trabaja con cada uno de ellos. Ej.: RRHH, Facturación, Compras, etc.

o    Acceso por Documento: Proteja la información sensible, logrando que cada documento pueda ser visualizado solo por las personas indicadas. Cada documento se encontrará protegido por perfil según se lo clasifique en prohibido, lectura o escritura.

o    Acceso por Atributo: el mayor nivel de granularidad del esquema de seguridad está definido a nivel atributo/índice de un documento. Así un determinado perfil podrá modificar un dato clave de un documento, mientras que otro solo podrá tener acceso de lectura. Ej. Atributo Sueldo Neto del documento Recibo de Haberes de un proceso documental del área de RRHH.

                  o    Autorización por actividad: Seleccione los perfiles responsables de ejecutar cada una de las                            actividades definidas en los workflows de sus procesos.

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