La gestión documental es el conjunto de tecnologías, normas y técnicas que permiten a la empresa administrar su flujo de documentos a lo largo de el ciclo de vida del mismo, ya sea bien mediante técnicas manuales o aplicando tecnologías que permiten alcanzar cotas más altas de rendimiento, funcionalidad y eficiencia. En este último caso los sistemas de gestión documental pueden enlazar información contenida en bases de datos de otros sistemas como los ERP´s con documentos y bibliotecas.

La misión principal de un sistema de gestión documental es el rastreo almacenamiento y organización de documentos electrónicos o imágenes de documentos en papel. Estos documentos a diferencia de la información almacenada en un ERP no tienen una organización clara de contenido, es lo que en técnicamente se denomina como información desestructurada. Las organizaciones empresariales tienen que manejar en su gestión diaria, gran cantidad de información de este tipo. Además a efectos legales y de funcionamiento interno, muchas veces son necesarios este tipo de documentos. El objetivo principal de la gestión documental es racionalizar dentro de lo posible el uso de este tipo de información.

Los sistemas de gestión documental han de ofrecer medios de almacenamiento, seguridad, capacidad de recuperación e indexación. Los documentos han de estar siempre disponibles que se necesiten de manera rápida y sencilla.

En lo que a seguridad se refiere son dos las principales funciones de un sistema de gestión documental: garantizar la integridad de los documentos, evitando perdidas o deterioros de los mismos y restringir el acceso a la documentación solamente a las personas autorizadas. Respecto a la indexación, solamente hay que decir que los documentos han de ser recuperables fácilmente por los usuarios, ya sea por jerarquias, busqueda por texto o mediante sistemas de carpetas, para que se emplee el mínimo tiempo posible en este tipo de tareas.

Los invitamos a conocer Trebol, nuestra solución en Gestión Documental que cubre todas las funcionalidades mencionadas.

Son varios los beneficios de convertir un archivo físico en uno digital. Aquí enumeramos algunos de ellos:

CONSULTA DOCUMENTAL

• Gran eficiencia en la consulta de documentos y expedientes.
• Consultas simultáneas de documentos digitales por una gran cantidad de usuarios.
• Incremento en la productividad del personal.
• Las imágenes digitales pueden incorporarse a cualquier documento electrónico, sistemas y aplicaciones diversas o bases de datos, a diferencia del papel.

ARCHIVO FÍSICO

• Reducción de las áreas de archivo físico y ahorros monetarios.
• Reducción de riesgos por pérdida de documentos.
• Ahorros en papel, tonners, copiadoras, impresoras, mobiliario de archivos, etc.
• A diferencia del papel, las imágenes digitales no pierden nitidez, ni se dañan gradualmente con el paso del tiempo.

CAMBIO CULTURAL

• Se elimina la cultura de las fotocopias y los archivos personales dentro del escritorio.
• Se comparten los documentos digitales a través de la red o de CD´s, NO A TRAVÉS DE FOTOCOPIAS.
• Se modifica el paradigma que decía que para tener información hay que atesorar papel.

SEGURIDAD

• Acceso mediante clave personal con contraseña secreta.
• Seguridad a nivel documento: los usuarios solo pueden ver los documentos para los que están autorizados

Para alcanzar estos beneficios los invitamos a conocer la funcionalidad de Digitalización de Trebol en el siguiente link.

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Por razones de inserción internacional, nuestra solución de IT en Gestión Documental ahora se llama TREBOL.

TREBOL ha sido presentado exitosamente en nuevos mercados, entre ellos Colombia, Chile, Uruguay y España.

TREBOL es hoy, internacional, manteniendo nuestra esencia de innovación; junto a esta evolución lanzamos un nuevo Blog ha sido creado y contiene las últimas tendencias y noticias en Gestión documental, te invitamos a inscribirte para mantenernos conectados. 

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Hoy en día, algunas empresas ya están instaurando el concepto de oficina sin papeles, pero todavía no es una práctica generalizada. Algunas compañías, y sobre todo las pymes, son, en cierta medida, reacias a su implementación, debido fundamentalmente a ciertos mitos sobre la oficina sin papel que dificultan la adopción de un nuevo sistema de gestión documental.

Los mitos más extendidos

• El software es difícil de usar. Sin duda alguna, los primeros que miran con cierta cautela la implementación de un nuevo software de gestión documental son los propios empleados. Al fin y al cabo, han estado trabajando con papel durante años, y se sienten cómodos y seguros trabajando de esta forma. Sin embargo, la realidad es que, en general, la primera vez que estos mismos empleados encuentran un documento en unos pocos segundos y comprueban así la rapidez y la facilidad a la hora de recuperar un documento requerido, comienzan a apreciar el sistema.
• La gestión electrónica de documentos es menos segura que los procesos basados en papel. Controlar el acceso a los documentos en papel sólo sería posible mediante el acceso restringido a los lugares en los que éstos se encuentran archivados. De manera que cada vez que un empleado requiera recuperar un documento, se le deberá permitir el acceso a dichos lugares, con lo que todos los archivos y documentos estarán accesibles casi a cualquier persona. Una vez más, la realidad es bien distinta. Un sistema adecuado de gestión documental aumenta notablemente la seguridad, al permitir de una forma sencilla controlar el acceso a los documentos y establecer sistemas de jerarquías entre usuarios mediante la administración de permisos de acceso. Por ejemplo, un grupo de empleados podría únicamente ver el contenido de un documento, pero no editarlo, mientras que otro grupo sí podría leer y modificar el mismo documento.
• Los beneficios del uso de un buen sistema de gestión documental se obtienen únicamente a largo plazo. Tal y como indican las empresas que ya han dado el paso, en el momento de hacer el cambio de procesos basados en papel a procesos digitales, las ventajas en términos de ahorro de tiempo y mejora del rendimiento y de la eficiencia son inmediatos. Además, la necesidad de papel, así como de espacios de almacenamiento, se reducen significativamente. Es decir, este mito se desvanece, ya que la adopción de un buen sistema de gestión documental dará como resultado un gran ahorro de costes, casi de forma inmediata.
• El uso de papel debe eliminarse totalmente para lograr una "oficina sin papel". La realidad es que el traspaso de un sistema tradicional a una oficina sin papeles es un proceso gradual. No cabe duda que reducir al mínimo el consumo de papel es uno de los objetivos en el camino hacia una oficina sin papeles. Sin embargo, la empresa obtendrá los mayores beneficios de la propia gestión electrónica de sus documentos y de la automatización de sus procesos. Siempre habrá algunos documentos que, por ley, serán necesarios conservar en papel.

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Actualmente las soluciones informáticas en modelo cloud/saas se han convertido en un boom y muchos afirman que es el futuro de la gestión de la información. Las grandes empresas que lideran el mercado, parecen haber dicho el “Sí quiero” a la nube. Estas herramientas permiten a las empresas agilizar y facilitar la gestión de sus documentos y procesos de negocio.

Hoy en día existen diferentes servicios que destacan por su sencillez y su facilidad de uso, tal es el caso de Dropbox. Esta herramienta de almacenamiento en la nube se ha convertido en una excelente opción, que permite sincronizar documentos y fotos a través de cualquier terminal. Sin embargo, para obtener funcionalidades más adaptadas a las necesidades de la empresa como niveles de seguridad avanzados, sincronización parcial o manual, buscador de documentos a través de meta-datos, garantía en las copias de seguridad, o gestión de flujos de trabajo (workflow) existen opciones más específicas.

En esta línea, Trebol te ofrece:

• almacenamiento on-line de calidad profesional 
• compartir documentos con clientes y proveedores en espacios de almacenamiento virtualizados 
• creación personalizada de flujos de trabajo y meta-datos para organizar la documentación de la empresa 
• seguridad contractual, cumplimiento de la normativa de protección de datos
• todo ello a un costo realmente competitivo.

No se puede negar que estas herramientas se están convirtiendo en líderes en el mercado, marcando tendencia y futuro en el desarrollo de sistemas seguros para la gestión y el despliegue de la documentación desde cualquier terminal en cualquier lugar.

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