La digitalización de documentos transforma una información (un texto, una imagen.) a un sistema de dígitos, para su posterior tratamiento informático. Sin embargo, la transferencia de la documentación física a la electrónica ofrece ventajas prácticas que vale la pena observar, ya que no sólo es un accionar a favor del medioambiente.
Los datos electrónicos se pueden almacenar, indexar y son más eficaces para intercambiar. Es comprensible que algunas empresas todavía utilicen el papel. Sin embargo, en el entorno de trabajo, alcanza una seguridad, que con la documentación física no.
¿Qué es OCR?
OCR es una tecnología que se encarga de escanear y reconocer los caracteres de cualquier tipo de documentos; como expedientes, curriculums, OC, facturas de proveedores, etc.
Los documentos escaneados y de imagen como TIFF, BMP, JPG, PNG, etc. están hechos de píxeles. Incluso los formatos de Archivo PDF, Ms-Word, presentan el texto compuesto por píxeles. Esto hace que la información textual, presentes en una imagen, sea difícil de editar y buscar. Sin embargo, con la tecnología OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) puede ayudar en la edición de imágenes basadas en texto mediante la conversión de imágenes a DOC, PDF, HTML, Word y otros formatos basados en texto, de este modo se facilita la edición y modificación.
La utilización de la tecnología OCR que ofrece Trebol, permite la explotación de sus documentos y gestión electrónica, de forma ágil y segura. A diferencia de otros software, Trebol efectúa la digitalización y el OCR en línea, sin necesidad de instalar softwares stand-alone en cada estación de digitalización. De esta manera se puede distribuir la digitalización a proveedores, clientes, o sucursales de la empresa en forma inmediata y sin costos extras.
Aprovechando las facilidades que nos brindan las nuevas tecnologías, tales como OCR, la digitalización de los documentos ofrece a la empresa múltiples beneficios:
· Agiliza procesos importantes de su negocio
· Ahorro de espacio para almacenar documentos
· Facilidad de acceso a los datos
· Seguridad en la información
· Debe destacarse también la utilidad de la explotación de los documentos, a la hora de llevar a cabo un control y un seguimiento de los mismos.
A continuación podrá ver en funcionamiento la digitalización y OCR que le ofrece Trebol.
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