Hoy en día, algunas empresas ya están instaurando el concepto de oficina sin papeles, pero todavía no es una práctica generalizada. Algunas compañías, y sobre todo las pymes, son, en cierta medida, reacias a su implementación, debido fundamentalmente a ciertos mitos sobre la oficina sin papel que dificultan la adopción de un nuevo sistema de gestión documental.

Los mitos más extendidos

• El software es difícil de usar. Sin duda alguna, los primeros que miran con cierta cautela la implementación de un nuevo software de gestión documental son los propios empleados. Al fin y al cabo, han estado trabajando con papel durante años, y se sienten cómodos y seguros trabajando de esta forma. Sin embargo, la realidad es que, en general, la primera vez que estos mismos empleados encuentran un documento en unos pocos segundos y comprueban así la rapidez y la facilidad a la hora de recuperar un documento requerido, comienzan a apreciar el sistema.
• La gestión electrónica de documentos es menos segura que los procesos basados en papel. Controlar el acceso a los documentos en papel sólo sería posible mediante el acceso restringido a los lugares en los que éstos se encuentran archivados. De manera que cada vez que un empleado requiera recuperar un documento, se le deberá permitir el acceso a dichos lugares, con lo que todos los archivos y documentos estarán accesibles casi a cualquier persona. Una vez más, la realidad es bien distinta. Un sistema adecuado de gestión documental aumenta notablemente la seguridad, al permitir de una forma sencilla controlar el acceso a los documentos y establecer sistemas de jerarquías entre usuarios mediante la administración de permisos de acceso. Por ejemplo, un grupo de empleados podría únicamente ver el contenido de un documento, pero no editarlo, mientras que otro grupo sí podría leer y modificar el mismo documento.
• Los beneficios del uso de un buen sistema de gestión documental se obtienen únicamente a largo plazo. Tal y como indican las empresas que ya han dado el paso, en el momento de hacer el cambio de procesos basados en papel a procesos digitales, las ventajas en términos de ahorro de tiempo y mejora del rendimiento y de la eficiencia son inmediatos. Además, la necesidad de papel, así como de espacios de almacenamiento, se reducen significativamente. Es decir, este mito se desvanece, ya que la adopción de un buen sistema de gestión documental dará como resultado un gran ahorro de costes, casi de forma inmediata.
• El uso de papel debe eliminarse totalmente para lograr una "oficina sin papel". La realidad es que el traspaso de un sistema tradicional a una oficina sin papeles es un proceso gradual. No cabe duda que reducir al mínimo el consumo de papel es uno de los objetivos en el camino hacia una oficina sin papeles. Sin embargo, la empresa obtendrá los mayores beneficios de la propia gestión electrónica de sus documentos y de la automatización de sus procesos. Siempre habrá algunos documentos que, por ley, serán necesarios conservar en papel.

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Actualmente las soluciones informáticas en modelo cloud/saas se han convertido en un boom y muchos afirman que es el futuro de la gestión de la información. Las grandes empresas que lideran el mercado, parecen haber dicho el “Sí quiero” a la nube. Estas herramientas permiten a las empresas agilizar y facilitar la gestión de sus documentos y procesos de negocio.

Hoy en día existen diferentes servicios que destacan por su sencillez y su facilidad de uso, tal es el caso de Dropbox. Esta herramienta de almacenamiento en la nube se ha convertido en una excelente opción, que permite sincronizar documentos y fotos a través de cualquier terminal. Sin embargo, para obtener funcionalidades más adaptadas a las necesidades de la empresa como niveles de seguridad avanzados, sincronización parcial o manual, buscador de documentos a través de meta-datos, garantía en las copias de seguridad, o gestión de flujos de trabajo (workflow) existen opciones más específicas.

En esta línea, Trebol te ofrece:

• almacenamiento on-line de calidad profesional 
• compartir documentos con clientes y proveedores en espacios de almacenamiento virtualizados 
• creación personalizada de flujos de trabajo y meta-datos para organizar la documentación de la empresa 
• seguridad contractual, cumplimiento de la normativa de protección de datos
• todo ello a un costo realmente competitivo.

No se puede negar que estas herramientas se están convirtiendo en líderes en el mercado, marcando tendencia y futuro en el desarrollo de sistemas seguros para la gestión y el despliegue de la documentación desde cualquier terminal en cualquier lugar.

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La Gestión Documental le permite aumentar drásticamente su productividad empresarial mediante la implantación de un sistema de Gestión Documental.

Las intranets que se han construido en torno a una solución de DM suponen una mejora crítica en los procesos relacionados con los trabajadores cuyas funciones son esencialmente intelectuales (knowledge workers).
Entre las mejoras más claras que supone hacer disponible la Gestión Documental mediante una intranet se cuentan las siguientes:

- Reducción del tiempo de consulta de un documento en papel. Se estima que en organizaciones basadas en papel, se pueden llegar a perder más de 500 horas por empleado y año en busca de documentos. Algunas organizaciones muy centradas en el documento en papel pueden hacer crecer esta cifra (aseguradoras, banca, administración...)

- Reducción del tiempo de consulta de documentos electrónicos, al estar éstos perfectamente categorizados e indizados, mediante atributos o descriptores que los identifican y evitan su pérdida, a la vez que optimizan su búsqueda.

- Reducción de los costes de archivado: en el caso de documentos electrónicos sólo hace falta categorizarlos para que éstos se archiven de forma transparente para el usuario. En el caso de documentos que tienen su versión original en papel, y que deben archivarse en un archivo físico por cuestiones legales, en el momento en que son digitalizados se produce una reducción costes en varios sentidos:
1. No se precisa su manipulación física (ya que están escaneados), con lo que el archivado y acceso al documento es mucho más rápido.
2. No se deterioran ni pierden documentos, al no manipularse manualmente.
3. El espacio de archivo físico puede reducirse hasta un 35% al poderse utilizar criterios de ordenación secuencial, en lugar de infrautilizar espacio debido a previsiones que pueden o no cumplirse.

- Reducción de la recuperación de un documento: el documento está perfectamente catalogado y organizado, con lo que su recuperación (tiempo que transcurre desde la búsqueda hasta que lo tenemos en pantalla) es óptima. Igualmente, se reducen drásticamente los riesgos de pérdida del documento físico original.

- Acceso concurrente a un documento: disponer de los documentos dentro de un sistema de Gestión Documental nos permite que varios empleados puedan acceder simultáneamente a un mismo documento, lo cual es imposible con el documento físico (en este caso hay que esperar a que el usuario A termine de utilizar un documento para que B pueda hacerlo también).

- Mejora de atención a los clientes, tanto internos (otros empleados o departamentos) como externos (clientes finales), ya al disponer de la información de forma centralizada y rápidamente accesible es posible solucionar online cuestiones relacionadas con una consulta de un cliente.

- Reducción de costes legales: la pérdida o deterioro de documentación sensible o de alto valor contractual puede derivar en elevados costes legales por incurrir en demandas y otros procesos legales.

- Reducción de costes de acceso a la documentación (ej: sistemas de identificación por tarjeta), al contar con un sistema fácil y claro de permisos.

- Posibilidad de integrarse con subsistemas de gestión documental específicos: software de captura de facturas, formularios, COLD... a su vez integrables con ERP’s.

- Incremento en la satisfacción de los usuarios internos (miembros de la organización)por agilizar sus procesos de trabajo

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Actualmente, las PYMES (pequeñas y medianas empresas) están atrapadas en la gestión de multitud de documentos y archivos, y además tienen la necesidad de ser tan productivas como sea posible con un coste mínimo.

Todos los documentos y archivos son información valiosa, siempre que se puedan almacenar y acceder a ellos con rapidez y precisión.

En este momento, la información valiosa de la empresa puede, en el mejor de los casos, estar almacenada en carpetas o en archivadores o, peor aún en una caja etiquetada (2007) en lo alto de una estantería, o como archivos existentes por todo el disco duro del ordenador mal etiquetados y con un tiempo de búsqueda muy elevado (difíciles de encontrar).

Si usted encuentra que estos casos son ciertos para su empresa, entonces su empresa necesita un sistema de gestión documental.

Existen sistemas que son una alternativa asequible y fácil de usar como sistemas de gestión documental, estos le permite escanear y almacenar todos sus documentos en papel en un archivo electrónico documental con categorías y un motor de búsqueda que le permite encontrar sus documentos al instante.

Puede pensar, que en su empresa no tienen el tiempo o personal para escanear todos los documentos de papel necesarios. Pero es un error pensar que es un tiempo mal empleado o un coste, el tiempo se pierde en buscar los documentos perdidos (la típica frase donde he dejado ese documento), aquí es donde realmente se pierde tiempo y dinero.

Los pocos segundos que requiere un sistema de gestión documental moderno en escanear un documento, almacenarlo e indexarlo es menor al tiempo que se tarda en poner el documento en una carpeta de un archivador.

Pero, el verdadero beneficio de un sistema de gestión documental está en el tiempo que se tarda en encontrar un documento, aquí está la ventaja de los sistemas de archivo documental y además podrá visualizar el documento exacto que está buscando de forma casi instantánea. Con el archivo documental y los documentos asociados podrá anotar, imprimir o enviar el documento por correo electrónico de manera instantánea.

Actualmente, muchos sistemas de gestión documental además ofrecen:

• Colaboración, los documentos se pueden compartir vía navegador con los demás usuarios de la empresa.
• Seguridad en el acceso a los documentos
• Registros de auditoría
• Control de versiones
• Búsquedas por el contenido a partir de OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres).
• Workflow o procesos de flujo de trabajo asociados con el documento, para la colaboración entre usuarios.

Todas estas funciones y demás, hacen que con un sistema de gestión documental para empresas y archivo documental se obtiene una mayor productividad en la empresa, y todo ello con un precio muy económico.

La conclusión es que situación actual ha creado una gran necesidad de reducir sus costes y aumentar su productividad para mantener su empresa a flote. Nunca ha habido un momento mejor o más crucial para poner esta valiosa tecnología a trabajar para usted. Menos estrés y más productividad es un importante retorno de cualquier inversión y la mejor estrategia a seguir.

Para más información sobre como implantar un sistema de gestión documental se puede contactar con nosotros, y nuestros expertos le indicarán la opción que mejor se adapte a las necesidades de su empresa.

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