La gestión documental legal es el proceso de almacenamiento, revisión, presentación, preparación, numeración, copia, digitalización y el resumen de los documentos presentados en virtud de una causa judicial. Incluso acciones legales breves generan resmas de papel que tiene que ser gestionadas.

Desde el inicio hasta la culminación de un proceso legal, todos los documentos relacionados con un caso deben ser organizados y agregados, y a esto es lo que comúnmente se le conoce como la gestión documental legal. Los documentos legales también deben ser accesibles y estar clasificados en un sistema que permita a un abogado poder localizar el documento que hagan falta, aunque no supiera que dicho documento se iba a necesitar cuando fue revisado y presentado originalmente.

El núcleo de cualquier proceso judicial es una prueba. Los documentos son a menudo una prueba crucial, sobre todo en un caso civil. Para nadie es desconocido que el registro de un proceso legal puede generar miles de páginas de documentos que necesitan ser revisados para determinar su valor probatorio, y es por ello que la gestión documental legal toma gran importancia. Los abogados son responsables no sólo de la gestión de los trámites normales que rodean un caso, como escritos y la correspondencia, sino que también debe implementar y mantener un sistema de revisión y el uso de los documentos producidos a través de solicitudes legales.

La gestión documental legal es en gran parte relacionada con la gestión de las producciones masivas de documentos que forman parte de los litigios civiles complejos. También se ocupa de la gestión ordinaria de trámites asociados con un caso. Existe toda una industria de empresas que prestan servicios a firmas de abogados para ayudar a almacenar, copiar, escanear, digitalizar, anexar mails críticos y crear bases de datos documentales y de índices de búsqueda por medio de programas especializados para la gestión documental.

El ciclo normal de gestión documental de litigios complejos incluye la recopilación de la categorización de los documentos, la numeración de cada página y el escaneado en una base de datos digital, ejecutando un programa de reconocimiento óptico de caracteres en los documentos para crear un índice de búsqueda, copia de documentos para crear grupos de trabajo, y la creación de exposiciones de material relevante.

El uso de un sistema de software como Trebol es indispensable en la gestión documental de un estudio. Esto permite a un abogado poder realizar una búsqueda de todo el texto contenido en todos los documentos. Si un problema surge en el juicio, los documentos pueden ser buscados en cualquier momento, desde cualquier computadora,  para determinar si hay algo relevante contenido en dicho documento. Por ello es que la gestión documental tiene una gran importancia en los procesos legales.

 Diversas empresas de abogados, como los estudios G.Breuer, y el estudio CSP, han confiado en Trebol para gestionar sus expedientes, digitalizar sus documentos e integrar sus mails. Lo invitamos a crear su cuenta gratuita y comenzar a organizar sus documentos en la nube.

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Más del 83% de los encuestados en un reciente estudio a nivel mundial patrocinado por Ricoh indicó que optimizar los procesos de negocio de cara al cliente no sólo podría reducir los costes, sino que también podría incrementar los ingresos en una media del 10,1%.

Los clientes insatisfechos suponen un freno para el crecimiento de las compañías. Los encuestados que han tenido experiencias negativas por culpa de errores en los procesos de las compañías de las que son clientes:

·         Son menos propensos a volver a tratar con la misma empresa (68,7%);

·         Es probable que cambien de proveedor (60,1%);

·         Es probable que recomiendan a otras personas que no hagan negocios con esas empresas (casi el 56,8%).

Cualquier iniciativa capaz tanto de reducir los costes como de mejorar los ingresos es una iniciativa ganadora, y debería ser una prioridad para los directivos de las organizaciones utilizar un software de gestión documental.  En el mercado actual, conectado y on-line, una mayor satisfacción del cliente (o una menor insatisfacción) es un requisito imprescindible para ser competitivo.

Los procesos documentales sin optimizar no sólo perjudican la relación con sus clientes, sino que también pueden hacerle perder a valiosos empleados capaces de generar ingresos, que se ven frustrados en sus funciones de atención al cliente por culpa de los errores en los procesos. El coste de sustituir al personal de ventas ha sido estimado en hasta el 200% del salario anual del empleado. Ésto no incluye el coste del tiempo y de las oportunidades perdidas mientras se encuentra a un sustituto, ni los clientes que puedan llevarse con ellos al dejar la compañía.

Trebol nos asegura una optimización en los procesos de negocio, no dude en crear su cuenta gratis  y comenzar a gestionar sus documentos de la manera mas eficiente. 

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Hay mil formas de comparar un archivo de documentos en papel, físico, con un archivo de documentos digitales, virtuales en tanto que no ocupan un espacio, pero real, en tanto que puedes leer, imprimir, enviar por mail… en definitiva, utilizarlos como los documentos físicos.

Desde el punto de vista de la seguridad, por ejemplo. Un archivo físico es más robusto que uno digital, que depende de un disco duro que puede romperse en cualquier momento (y lo hace, antes o después). Pero un archivo digital se puede copiar diariamente, completo, y ser en la práctica más seguro ya que podemos proteger las copias y almacenarlas (los discos duros) en lugares físicamente distantes (incluso en la nube) lo que garantiza la supervivencia de los documentos ante la destrucción del original. Aún no conozco a nadie que tenga su archivo en papel duplicado.

Incluso desde el punto de vista de la seguridad de “acceso”, usted desde Trebol tiene la posibilidad de dar permisos individualizados a diferentes archivos digitales para cada perfil de usuario, algo difícil de hacer con los documentos en papel. Los puede meter en un cajón con llave, o en una caja fuerte, pero no es un sistema muy flexible.

Otra comparación interesante es la utilización del espacio físico. Aquí el archivo digital gana por goleada. Nada (como mucho el espacio de un servidor) comparado con decenas de estanterías, carpetas, legajos, habitaciones polvorientas, bóvedas, cuevas… Es una de las principales ventajas de la gestión documental digital.

Pero hay otra ventaja para los aficionados al orden: la capacidad casi ilimitada de crear carpetas y subcarpetas para clasificar la información. Con la llegada de Windows, se hizo popular el sistema de archivo en carpetas con una estructura en “árbol” con diferentes niveles o ramas que se subdividían a su vez en más ramas (carpetas).

La realidad es que podemos tener varios miles de clasificadores y cientos de miles de documentos perfectamente clasificados y accesibles con solo 4 clicks de mouse. Y todo ello en un disco duro o en la nube. Es una ventaja abrumadora respecto al archivo físico.

Existen muchos casos de pérdidas de documentos por inundaciones, robos, una simple gotera o, peor aún, la incapacidad de encontrar el papel en un archivo caótico y completamente desordenado.

Se puede trabajar sin papeles. Y mejor que con ellos. Conozca la flexibilidad y seguridad que le ofrece un software como Trebol. Usted puede registrarse para comprobar los beneficios de gestionar digitalmente sus documentos.

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La buena gestión de la información en su empresa es algo fundamental que mal gestionada puede traer severas consecuencias.

Los documentos críticos de nuestra empresa, nuestros contratos, las facturas, las escrituras, son la base de nuestro conocimiento del negocio y de las relaciones que mantenemos con nuestro entorno. 

Estos documentos deben de ser legibles, exactos y no manipulables por alguien sin autorización. Los empleados deben ser capaces de encontrar aquellos que sean necesarios para sus tareas diarias sin necesidad de estar navegando a través de documentos irrelevantes.

Con el crecimiento de su empresa y el uso cada vez más importante de información en formato digital proveniente de Internet, correos electrónicos, documentos, etc., la información crecerá y lo hará de forma exponencial. Por tanto la centralización y la organización de esta documentación se hace vital.

Para manejar todo esto tenemos la opción de implantar un software de gestión documental como Trebol que nos ayude a gestionar esa información. A continuación se repasaran 6 puntos.

1. Fácil de usar

Algunos empleados, especialmente aquellos que no están muy familiarizados con el uso de documentos digitales, se pueden beneficiar del uso de un software que les ayude guiándoles por los diferentes procesos de captura, indexación, acceso y gestión de la información. Para asegurarse de esto pregunte a sus candidatos a proveedores cosas como:

o    Interfaz simple.

o    Acceso seguro a través de internet.

o    Utilización de una sola contraseña.

o    Funciones y tips básicos de ayuda para los usuarios.

o    Sistema de digitalización de documentos integrados.

2. Seguridad

Los problemas derivados de cambios de normativas acerca de a qué tipo de información puede acceder cada perfil de usuario deben poder ser solucionados fácilmente con este tipo de software. Un simple cambio de permisos en la configuración de los usuarios afectados tendría que hacer que se cumpliera de inmediato la nueva norma.

De igual forma, un cambio de roles de usuarios en nuestra organización también es fácil de implementar. A lo que antes no podía tener acceso ahora sí, y al revés. Si antes no podía dar su aprobación en un determinado paso de un workflow, puede que ahora sí. Y si antes no podía estampar su firma digital, puede que ahora si.

3. Búsqueda de información

¿Sabía usted que las empresas que trabajan con papel pierden el 7,5% de sus documentos y traspapelan temporalmente un 3% adicional? Con la utilización de Trebol se asegura de lo siguiente:

o    Estandarizar las búsquedas de documentación en la empresa.

o    Utilización de menús desplegables que permiten al usuario inexperto una indexación fácil de la documentación.

4. Escalable a futuras necesidades

Las necesidades que tiene usted hoy pueden ser totalmente diferentes a las que tenga dentro de dos o tres años. Tal vez hoy está usted interesado en gestionar solo recursos humanos y cuentas a pagar pero mañana puede necesitar gestionar la totalidad de la información de su empresa:

o    Piense en las posibilidades de integración de Trebol con todas las aplicaciones que se utilizan en su empresa. Aunque en estos momentos no vaya a integrarlos.

o    Unifique toda la información de su empresa que se encuentra dispersa en diversos sistemas.

o    ¿Qué previsión de crecimiento tiene a 3 años vista? ¿y a 5?

5. Políticas de retención de documentación

Dependiendo de su actividad, puede que esté afectado por políticas de retención de documentación que le obliguen a guardar documentación durante muchos años, incluso permanentemente, aunque esta posiblemente no vaya a ser consultada. Un gestor documental como Trebol es capaz de gestionar esto con agilidad, guardando estos documentos por separado pero manteniendo las posibilidades de acceso si fuera necesario.

6. Gestión de e-mails

Sólo el 19% de las empresas capturan sus correos electrónicos importantes para poder gestionar su contenido. No solo eso. Se sabe que casi la mitad de las empresas mantienen los correos electrónicos de los usuarios en carpetas personales no compartidas en ningún servidor y no involucradas en las políticas de copias de seguridad de su compañía. Si este es su caso, está poniendo en riesgo su negocio.

Una mala gestión del correo electrónico obstaculiza gravemente la productividad cuando por ejemplo un empleado se va de vacaciones y sus correos quedan atrapados en sus carpetas personales. Puede que allí haya información crítica, archivos adjuntos importantes como contratos u ofertas de proveedores o a clientes, que no van a poder ser encontrados hasta que el empleado no acuda a su puesto de trabajo.

Con Trebol, usted se asegura que los mails se encuentren indexados, archivados y permite búsquedas en mensajes y archivos adjuntos.

Conclusión

Un software de gestión documental como Trebol mantiene la integridad y/o seguridad de la información que maneja su compañía. Así se asegura de que sus trabajadores tendrán acceso inmediato, seguro y preciso a la documentación que necesiten y a través de un sistema de fácil administración a largo plazo. Los invito a crear su cuenta en Trebol y comprobar todos estos beneficios que nos otorga un software de gestión documental. 

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El sector seguros es un negocio complejo que se basa en probabilidades y en reglas de grandes números. En este sentido, se trabaja con un gran volumen de información para adecuar el precio del producto, diseñarlo y adaptarlo a las necesidades de los clientes.

Desde hace años, este sector ha sido consciente de la importancia que tiene para su desarrollo contar con un gestor documental, que le permita desde la contratación de una póliza en Internet hasta las relaciones directas con proveedores y clientes. Prácticamente todas las acciones se han visto modificadas gracias a la incorporación de soluciones tecnológicas, que ya no suponen un valor añadido diferenciador para estas compañías, sino que se han convertido en su herramienta de trabajo básica. El elevado nivel de aplicación de las TIC ha permitido, entre otros aspectos, aumentar la calidad del servicio ofrecido tanto a particulares como a empresas.

Conscientes de la importancia que representaba para las organizaciones contar con un software integral de gestión documental, en un primer momento y tal como era de esperar fueron las grandes empresas de este sector las que se sumaron a la apuesta de situar a las nuevas tecnologías como condición imprescindible para el desarrollo de su negocio, seguidas por las de un medianas y, posteriormente, por las pequeñas. En suma,  todas las compañías han centrado en estas plataformas de gestión documental su negocio.

De hecho, las direcciones de estas organizaciones han sido conscientes de que las inversiones en tecnología de gestión documental constituyen un beneficio al consolidarse como una herramienta clave para la gestión del negocio, ya que a través de ellas, se proporciona un mayor acercamiento a los clientes, agentes y proveedores y, de esta forma, se mejora también el servicio en global.

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