Más del 83% de los encuestados en un reciente estudio a nivel mundial patrocinado por Ricoh indicó que optimizar los procesos de negocio de cara al cliente no sólo podría reducir los costes, sino que también podría incrementar los ingresos en una media del 10,1%.

Los clientes insatisfechos suponen un freno para el crecimiento de las compañías. Los encuestados que han tenido experiencias negativas por culpa de errores en los procesos de las compañías de las que son clientes:

·         Son menos propensos a volver a tratar con la misma empresa (68,7%);

·         Es probable que cambien de proveedor (60,1%);

·         Es probable que recomiendan a otras personas que no hagan negocios con esas empresas (casi el 56,8%).

Cualquier iniciativa capaz tanto de reducir los costes como de mejorar los ingresos es una iniciativa ganadora, y debería ser una prioridad para los directivos de las organizaciones utilizar un software de gestión documental.  En el mercado actual, conectado y on-line, una mayor satisfacción del cliente (o una menor insatisfacción) es un requisito imprescindible para ser competitivo.

Los procesos documentales sin optimizar no sólo perjudican la relación con sus clientes, sino que también pueden hacerle perder a valiosos empleados capaces de generar ingresos, que se ven frustrados en sus funciones de atención al cliente por culpa de los errores en los procesos. El coste de sustituir al personal de ventas ha sido estimado en hasta el 200% del salario anual del empleado. Ésto no incluye el coste del tiempo y de las oportunidades perdidas mientras se encuentra a un sustituto, ni los clientes que puedan llevarse con ellos al dejar la compañía.

Trebol nos asegura una optimización en los procesos de negocio, no dude en crear su cuenta gratis  y comenzar a gestionar sus documentos de la manera mas eficiente. 

"Fuente"

Hay mil formas de comparar un archivo de documentos en papel, físico, con un archivo de documentos digitales, virtuales en tanto que no ocupan un espacio, pero real, en tanto que puedes leer, imprimir, enviar por mail… en definitiva, utilizarlos como los documentos físicos.

Desde el punto de vista de la seguridad, por ejemplo. Un archivo físico es más robusto que uno digital, que depende de un disco duro que puede romperse en cualquier momento (y lo hace, antes o después). Pero un archivo digital se puede copiar diariamente, completo, y ser en la práctica más seguro ya que podemos proteger las copias y almacenarlas (los discos duros) en lugares físicamente distantes (incluso en la nube) lo que garantiza la supervivencia de los documentos ante la destrucción del original. Aún no conozco a nadie que tenga su archivo en papel duplicado.

Incluso desde el punto de vista de la seguridad de “acceso”, usted desde Trebol tiene la posibilidad de dar permisos individualizados a diferentes archivos digitales para cada perfil de usuario, algo difícil de hacer con los documentos en papel. Los puede meter en un cajón con llave, o en una caja fuerte, pero no es un sistema muy flexible.

Otra comparación interesante es la utilización del espacio físico. Aquí el archivo digital gana por goleada. Nada (como mucho el espacio de un servidor) comparado con decenas de estanterías, carpetas, legajos, habitaciones polvorientas, bóvedas, cuevas… Es una de las principales ventajas de la gestión documental digital.

Pero hay otra ventaja para los aficionados al orden: la capacidad casi ilimitada de crear carpetas y subcarpetas para clasificar la información. Con la llegada de Windows, se hizo popular el sistema de archivo en carpetas con una estructura en “árbol” con diferentes niveles o ramas que se subdividían a su vez en más ramas (carpetas).

La realidad es que podemos tener varios miles de clasificadores y cientos de miles de documentos perfectamente clasificados y accesibles con solo 4 clicks de mouse. Y todo ello en un disco duro o en la nube. Es una ventaja abrumadora respecto al archivo físico.

Existen muchos casos de pérdidas de documentos por inundaciones, robos, una simple gotera o, peor aún, la incapacidad de encontrar el papel en un archivo caótico y completamente desordenado.

Se puede trabajar sin papeles. Y mejor que con ellos. Conozca la flexibilidad y seguridad que le ofrece un software como Trebol. Usted puede registrarse para comprobar los beneficios de gestionar digitalmente sus documentos.

   "Fuente"

La Gestión Documental le permite aumentar drásticamente su productividad empresarial mediante la implantación de un sistema de Gestión Documental.

Las intranets que se han construido en torno a una solución de DM suponen una mejora crítica en los procesos relacionados con los trabajadores cuyas funciones son esencialmente intelectuales (knowledge workers).
Entre las mejoras más claras que supone hacer disponible la Gestión Documental mediante una intranet se cuentan las siguientes:

- Reducción del tiempo de consulta de un documento en papel. Se estima que en organizaciones basadas en papel, se pueden llegar a perder más de 500 horas por empleado y año en busca de documentos. Algunas organizaciones muy centradas en el documento en papel pueden hacer crecer esta cifra (aseguradoras, banca, administración...)

- Reducción del tiempo de consulta de documentos electrónicos, al estar éstos perfectamente categorizados e indizados, mediante atributos o descriptores que los identifican y evitan su pérdida, a la vez que optimizan su búsqueda.

- Reducción de los costes de archivado: en el caso de documentos electrónicos sólo hace falta categorizarlos para que éstos se archiven de forma transparente para el usuario. En el caso de documentos que tienen su versión original en papel, y que deben archivarse en un archivo físico por cuestiones legales, en el momento en que son digitalizados se produce una reducción costes en varios sentidos:
1. No se precisa su manipulación física (ya que están escaneados), con lo que el archivado y acceso al documento es mucho más rápido.
2. No se deterioran ni pierden documentos, al no manipularse manualmente.
3. El espacio de archivo físico puede reducirse hasta un 35% al poderse utilizar criterios de ordenación secuencial, en lugar de infrautilizar espacio debido a previsiones que pueden o no cumplirse.

- Reducción de la recuperación de un documento: el documento está perfectamente catalogado y organizado, con lo que su recuperación (tiempo que transcurre desde la búsqueda hasta que lo tenemos en pantalla) es óptima. Igualmente, se reducen drásticamente los riesgos de pérdida del documento físico original.

- Acceso concurrente a un documento: disponer de los documentos dentro de un sistema de Gestión Documental nos permite que varios empleados puedan acceder simultáneamente a un mismo documento, lo cual es imposible con el documento físico (en este caso hay que esperar a que el usuario A termine de utilizar un documento para que B pueda hacerlo también).

- Mejora de atención a los clientes, tanto internos (otros empleados o departamentos) como externos (clientes finales), ya al disponer de la información de forma centralizada y rápidamente accesible es posible solucionar online cuestiones relacionadas con una consulta de un cliente.

- Reducción de costes legales: la pérdida o deterioro de documentación sensible o de alto valor contractual puede derivar en elevados costes legales por incurrir en demandas y otros procesos legales.

- Reducción de costes de acceso a la documentación (ej: sistemas de identificación por tarjeta), al contar con un sistema fácil y claro de permisos.

- Posibilidad de integrarse con subsistemas de gestión documental específicos: software de captura de facturas, formularios, COLD... a su vez integrables con ERP’s.

- Incremento en la satisfacción de los usuarios internos (miembros de la organización)por agilizar sus procesos de trabajo

Fuente