Hoy en día, casi todas las empresas trabajan con una gran cantidad de documentación en papel. Lo cual actualmente se está convirtiendo en una traba, debido a que no todos poseen acceso al mismo documento en el mismo momento.Sabemos que no siempre es fácil para las empresas asumir un cambio cultural tan radical en la operación y administración de sus documentos. Por eso a continuación plantearemos mitos en torno al uso de papel en su empresa, gestionando eficientemente su documentación.

1. La tecnología no está preparada para la oficina sin papel

Esta es una de las excusas que se esgrimen con más frecuencia. “Me gustaría, pero no creo que la tecnología disponible pueda ayudarme…” Actualmente no sólo existen dispositivos capaces de escanear todo tipo de papel a gran velocidad y a un precio muy reducido sino que también existen software de gestión documental capaces de organizar flujos de trabajo con los que desaparece la necesidad de utilizar de nuevo el papel.

Es decir, lo importante no es solo eliminar el papel que ya tenemos, sino también disponer de las herramientas necesarias para no generarlo de nuevo.  Sin embargo son muchas las empresas que siguen utilizando tecnologías tan obsoletas como el fax.

2. Muchas empresas piensan que es “todo o nada”

Otro de los problemas que esgrimen muchos gestores es que entienden que la oficina sin papel supone renunciar al papel por completo. Al considerarlo una idea poco menos que absurda, ni siquiera se plantean la posibilidad de comenzar a reducir el consumo de papel en su empresa.

Aunque la situación ideal, efectivamente, es la de eliminar por completo el papel, no es algo que vaya a pasar en los próximos años. Hay que afrontar la realidad. Vamos a seguir utilizando el papel para muchas cosas, pero esto no quiere decir que no podamos implantar prácticas que limiten su uso en nuestra empresa.

Comenzando por apostar por la facturación electrónica, promoviendo políticas de impresión responsable, evitar imprimir mails, limitando el número de páginas que pueden imprimirse desde determinados puestos… etc. son solo algunos ejemplos que podemos implantar en nuestra empresa desde ya.

3. La oficina sin papel es “menos segura”

¿Es más seguro mandar un correo electrónico o una carta certificada? Por supuesto, muchos argumentarán que al mandar una carta certificada tenemos todas las garantías de que llegará a su destino. Sin embargo, no nos aseguró qué es lo que pasará durante el camino. Con el correo electrónico pasa lo mismo.

Aunque es cierto que existen “decenas de amenazas” que se ciernen sobre nuestro correo electrónico, también lo es que existen decenas de soluciones (muchas de ellas completamente gratuitas) con las que podemos realizar envíos electrónicos completamente seguros. Por otro lado, también resulta mucho más seguro mantener nuestros documentos almacenados en servidores (ya sea dentro o fuera de la oficina) que en enormes archivos difíciles de consultar y que básicamente, ocupan espacio y son de dificultosa accesibilidad.

4. Con un escáner lo hemos resuelto todo

En el lado de los entusiastas tenemos aquellos que piensan que por comprar un buen escáner ya han resuelto con éxito el reto de vivir sin papel. El escáner cumple ciertamente una función vital a la hora de eliminar el papel que ya tenemos en nuestra oficina, pero no crea por si solo una oficina sin papel.

Lo que realmente importa es llegar a un punto en el que no tengamos la necesidad de escanear ningún documento. Maximizar y mejorar el uso de nuestro correo electrónico, apostar de forma decidida por sistemas de encriptación y firma electrónica, avisar a proveedores y clientes que exigimos toda la información en formato digital… etc. son algunas de las prácticas que podemos poner en marcha.

5. Con la oficina sin papel respetamos el medio ambiente

Vivir sin papel ayuda al medio ambiente si somos capaces de producir menos papel. Si únicamente nos limitamos a escanear documentos y tirar las copias impresas a la basura no estaremos siendo precisamente los más ecológicos del mundo. En este punto, nos remitimos a algunas de las prácticas que ya hemos abordado en otros apartados de este artículo.

6. Vivir sin papel es demasiado caro

Evidentemente la oficina sin papel requiere una inversión inicial. Deberemos comprar un buen escáner, un monitor decente y conseguir un buen gestor documental para organizar los documentos.

7. El papel es mucho más seguro que una copia digital

Si nuestra gestión de copias de seguridad deja mucho que desear, probablemente esta afirmación tenga todo el sentido del mundo. En este sentido, si guardamos todos nuestros datos en un único disco duro externo que puede fallar por mil razones en cualquier momento, resulta del todo recomendable seguir confiando en el papel.

Sin embargo, si realmente nos preocupamos por implementar una buena política de protección de nuestros documentos (copias locales y en “la nube” por ejemplo) no hay nada que haga que el papel sea más seguro que los bits almacenados en un servidor. Es más, el papel envejece bastante mal, por no hablar de la enorme cantidad de espacio que precisa para su correcta gestión.

8. Todos los formatos son equivalentes

Una cosa es ponernos a “escanear alegremente” y otra muy distinta, saber hacerlo bien. Por ejemplo, la mayoría de los escáneres orientados al sector del consumo suelen apostar por el formato *.tiff como predeterminado cada vez que introducimos una nueva imagen o documento. Aunque la calidad del tiff es superior al del JPEG o incluso en PNG, de nada nos servirá si lo que queremos es gestionar los documentos de una oficina.

Deberemos optar en cambio por aparatos que convierten nuestros documentos a PDF, de modo que podamos integrarlos en motores de búsqueda, permitiéndonos además extraer texto cuando lo necesitamos y, en definitiva, integrarlos en un workflow productivo como el que ofrece Trebol. Con esto queremos decir que antes de empezar, conviene informarse y es que no todos los formatos sirven para lo mismo y no, “no da igual” usemos lo que usemos.

9. Vamos a ahorrar mucho tiempo

Una vez más, el simple hecho de escanear documentos no va a producir ahorros estimables de tiempo si nos quedamos en este paso. El objetivo de la oficina sin papel no es disponer de una copia digital de todos nuestros documentos, sino de crear un flujo de trabajo más eficiente y productivo. En este sentido, cuando pensamos en dar el paso, tenemos que pensar que vamos a necesitar cambiar la forma en la que hasta ahora nos hemos organizado.

Afortunadamente, existen desarrollos de software de gestión documental que nos permiten un ágil acceso a los documentos y nos asegura la mejor adaptación según lo que cada empresa necesite.  Conozca más detalles de Trebol, nuestra solución líder en digitalización y gestión documental, cree su cuenta gratis para poder conocer los beneficios de tener sus documentos importantes digitalizados. También puede acceder a nuestro canal de video para conocer cómo es el funcionamiento de Trebol.

Fuente

Uno de los pilares más valiosos de un Gestor Documental, es el modelado de procesos de negocio. Los procesos se modelan acorde a las necesidades de cada cliente.

Un proceso de negocio, dentro del marco de Trebol, es definido como una secuencia de actividades que deben ser ejecutadas para lograr un fin específico para la empresa.

En cualquier proceso de negocio (comercial, productivo, administrativo, selección de personal, etc.) la información generada y administrada durante la ejecución de sus actividades se encuentra consolidada en documentos (fichas, formularios, archivos, etc.). Trebol entiende por documento a la unidad de información de los procesos: imágenes, planillas de cálculo, formularios, correos electrónicos, etc.

Trebol se basa en la idea de flujo de trabajo interdocumental (workflow) para modelar cada proceso como un hilo de ejecución de acciones sobre documentos.

Para informar el avance de un proceso, Trebol maneja dos niveles de estados: estados a nivel proceso, y estados a nivel documento. Como ejemplo, para una Orden de Compra se podrían configurar los estados: “aprobada”, “rechazada”, mientras que para el proceso de Ventas en cuestión se podrán manejar estados: "Cotizado", "En producción", "Facturado".

Las acciones, las cuales son ejecutadas por un usuario o sistema externo que interactúa con Trebol, son las que provocan los cambios de estado en los documentos, y por consiguiente en el proceso en cuestión. 

A su vez, una acción puede implicar la ejecución automática de un conjunto de tareas previamente definidas en el proceso. Entre las tareas más comúnmente utilizadas se encuentran las de notificación vía mail, validaciones de negocio y modificación del estado del proceso en función del estado de los documentos que lo componen.

En los siguientes diagramas se pueden observar distintos casos de éxito de implementación de Trebol y como son funcionan los distintos elementos del proceso.

Proceso comercial para una fábrica de productos

En el mismo podemos ver un usuario, con un perfil asignado de vendedor o comercial, que acciona liberando un pedido para la producción de un producto. El documento con el pedido queda en un estado “pendiente” hasta que otro empleado, con un puesto de trabajo dentro del área técnica, acciona modificando el estado a “aprobado” o en su defecto lo pase a “rechazado” volviendo todo el proceso para atrás, teniendo que ser revisado.

A continuación el departamento de compras genera las órdenes de compra con los materiales requeridos para la producción, quedando las mismas en estado “pendiente” hasta la recibir los materiales de los distintos proveedores. Una vez que los mismos se encuentran disponibles para la producción, el pedido vuelve al área técnica, modificando el estado del pedido a estar “en producción”. Cuando finaliza la misma, se genera la orden para entregar el producto y cuando esto sucede, se modifica el estado del pedido a “entregado”. De este modo nos aseguramos que todos los documentos relacionados a un proceso queden organizados dentro del mismo, tanto para futuras eventualidades como para su consulta. 

A continuación se muestran algunos de los procesos documentales implementados en diferentes Casos de Éxito con Trebol.

Proceso de retención de productos en una empresa alimenticia

Proceso de carga de promociones en un hipermercado

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La digitalización de documentos transforma una información (un texto, una imagen.) a un sistema de dígitos, para su posterior tratamiento informático. Sin embargo, la transferencia de la documentación física a la electrónica ofrece ventajas prácticas que vale la pena observar, ya que no sólo es un accionar a favor del medioambiente.

Los datos electrónicos se pueden almacenar, indexar y son más eficaces para intercambiar. Es comprensible que algunas empresas todavía utilicen el papel. Sin embargo, en el entorno de trabajo, alcanza una seguridad, que con la documentación física no.

¿Qué es OCR?                                                                   

OCR es una tecnología que se encarga de escanear y reconocer los caracteres de cualquier tipo de documentos; como expedientes, curriculums, OC, facturas de proveedores, etc. 

Los documentos escaneados y de imagen como TIFF, BMP, JPG, PNG, etc. están hechos de píxeles. Incluso los formatos de Archivo PDF, Ms-Word, presentan el texto compuesto por píxeles. Esto hace que la información textual, presentes en una imagen, sea difícil de editar y buscar. Sin embargo, con la tecnología OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) puede ayudar en la edición de imágenes basadas en texto mediante la conversión de imágenes a DOC, PDF, HTML, Word y otros formatos basados ​​en texto, de este modo se facilita la edición y modificación.

La utilización de la tecnología OCR  que ofrece Trebol, permite la explotación de sus documentos y gestión electrónica, de forma ágil y segura. A diferencia de otros software, Trebol efectúa la digitalización y el OCR en línea, sin necesidad de instalar softwares stand-alone en cada estación de digitalización. De esta manera se puede distribuir la digitalización a proveedores, clientes, o sucursales de la empresa en forma inmediata y sin costos extras.

Aprovechando las facilidades que nos brindan las nuevas tecnologías, tales como OCR, la digitalización de los documentos ofrece a la empresa múltiples beneficios:

·         Agiliza procesos importantes de su negocio

·         Ahorro de espacio para almacenar documentos

·         Facilidad de acceso a los datos

·         Seguridad en la información

·         Debe destacarse también la utilidad de la explotación de los documentos, a la hora de llevar a cabo un control y un seguimiento de los mismos.

 A continuación podrá ver en funcionamiento la digitalización y OCR que le ofrece Trebol.

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La seguridad es uno de los aspectos clave que debe tener bien cubierto cualquier Sistema de Gestión Documental. Dicho Sistema será el guardián de nuestro activo más valioso: nuestro know-how. No todo el mundo debería tener acceso a toda la documentación, y mucho menos, tener la capacidad de realizar determinadas acciones en determinados documentos.
 
Cuando hablamos de Seguridad no sólo nos referimos a la Seguridad Externa, es decir, al acceso de usuarios ajenos a la organización a nuestro sistema.

Es igualmente primordial mantener el control y seguridad internamente. Es importante contar con controles de acceso que permitan establecer de manera fácil y segura qué usuarios pueden acceder a la información. Y no sólo eso, una vez que el usuario está dentro del sistema, es importante establecer qué acciones puede llevar a cabo y dónde. Cuanto mejor definidos estén estos controles de accesos y privilegios mayor será el grado de seguridad del que dispondremos. Es deseable disponer de permisos y controles a nivel de carpeta y de usuario.

En Trebol se ha planificado la seguridad del software contemplando cómo proveer un sistema que sea seguro y al mismo tiempo nos de la tranquilidad de saber que los empleados pueden manejarse con amplía libertad dentro de los permisos otorgados.

Mediante un esquema de autenticación y autorización basado en usuarios y roles, se permite controlar el acceso de los diversos usuarios a la información y funcionalidades correspondientes. Cada documento va a tener asignado un conjunto de roles para los cuales se permite el acceso y/o modificación de su contenido (escritura o sólo lectura). 

A su vez, las acciones definidas en el workflow se encontrarán accesibles únicamente para aquellos roles a los cuales se otorgue permiso, por lo que un usuario con un rol determinado, como puede ser un empleado del Área de RRHH, podrá acceder a los documentos del área, pero seguramente no cuente con los permisos para ver y/o modificar facturas del proceso documental Ventas. 

Trebol ofrece los siguientes mecanismos de seguridad:

·         Autenticación: se ingresa a Trebol mediante un login basado en usuario y contraseña.

·         Autorización basada en Perfiles: Cada usuario tendrá asignado un conjunto de perfiles acorde a las actividades que realice.

o    Acceso por Proceso Documental: Implemente diferentes procesos documentales y mantenga el control de que área trabaja con cada uno de ellos. Ej.: RRHH, Facturación, Compras, etc.

o    Acceso por Documento: Proteja la información sensible, logrando que cada documento pueda ser visualizado solo por las personas indicadas. Cada documento se encontrará protegido por perfil según se lo clasifique en prohibido, lectura o escritura.

o    Acceso por Atributo: el mayor nivel de granularidad del esquema de seguridad está definido a nivel atributo/índice de un documento. Así un determinado perfil podrá modificar un dato clave de un documento, mientras que otro solo podrá tener acceso de lectura. Ej. Atributo Sueldo Neto del documento Recibo de Haberes de un proceso documental del área de RRHH.

                  o    Autorización por actividad: Seleccione los perfiles responsables de ejecutar cada una de las                            actividades definidas en los workflows de sus procesos.

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No hay dos clientes iguales y no hay dos proyectos iguales. Pero sí hay algunas “reglas” o normas más o menos evidentes que debemos tener en cuenta. Me gustaría tratar de resumir las más importantes muy brevemente. Seguramente me deje alguna, pero voy a tratar de encontrar las 10 más importantes. El orden no implica mayor o menor importancia.

1.- No empieces si no estás convencido. Digitalizar 100 ó 200 documentos es relativamente rápido y sencillo, pero si vas a escanear 10.000 documentos en los próximos meses más vale que estés “concienciado”. Es un trabajo sencillo pero laborioso y no hay atajos. Lleva tiempo.

2.- Busca el momento adecuado. Conforme vas creando tu base de datos documental empezarás a ganar tiempo en la consulta de los documentos, pero esto no ocurre hasta que llevas bastante tiempo alimentando el archivo digital. Al principio es un trabajo adicional, por lo que más vale que lo afrontes cuando tengas cierto tiempo libre en tu jornada diaria.

3.- Cómprate un buen escáner. Desconfía de equipos muy baratos que luego se atascan continuamente. Por supuesto nada de escáneres de cristal, son insoportables para documentos de varios folios y doble cara. Y mas aún si tienes decenas de miles de documentos. Existen marcas con buenos escáneres como Fujitsu son perfectos, o Kodak.

4.- Nada de multifunciones. Mejor varios escáneres pequeños (y baratos) que uno muy grande (y muy caro).

5.- Cómprate monitores grandes. De 22 pulgadas, o mejor aún de 24. Son muy baratos para el rendimiento que dan. Te permiten ver dos páginas en tamaño real y eso es un ahorro impresionante de tiempo cuando manejas cientos de documentos. Los vas a amortizar en pocas semanas.

6.- Organizate antes de empezar. Me refiero a la estructura de carpetas (o similares) en las que vas a clasificar los documentos. Es un trabajo muy importante y que se puede y debe realizar antes de empezar a digitalizar. Revisa tu estructura actual de carpetas de Windows y la del resto de compañeros de la empresa. La del servidor. Tu correo electrónico… Con todo ello, crea un borrador en Excel y revísalo de nuevo hasta que te convenza. Solo entonces empieza a digitalizar y archivar los documentos en esta estructura lógica.

7.- Distingue el archivo “vivo” del “histórico”. Con histórico me refiero a los documentos que apenas consultas y que solo conservas “por si acaso” necesitas acceder a ellos en el futuro. El enfoque, la forma de digitalizarlos y clasificarlos, es bastante diferente. Además, puedes dividir el trabajo en diferentes “fases” y esta es la primera división.

8.- Delega. Si no tienes tiempo ahora, para tu trabajo actual, aún menos vas a tener tiempo para hacer tu trabajo y digitalizar documentos. Es fácil encargar a otra persona que digitalizce determinados tipos de documentos, sobre todo del archivo “histórico”. Seguro que en la empresa hay alguien que puede ir digitalizando las facturas, o contratos antiguos, o recibos del banco… sin que afecten al trabajo de los demás.

9.- Subcontrata. Si el volumen es muy alto, no lo intentes con tus propios medios. Aunque las empresas de digitalización te van a cobrar por hacer este trabajo, el que lo hagas con el personal propio de la empresa también tiene un coste. Salvo que tengas personas desocupadas (parcialmente se entiende) plantéate darle un primer empujón al archivo con una empresa especializada. Puede ser necesario para arrancar el proyecto y alcanzar una masa crítica de documentos digitalizados.

10.- Instala un buen programa de gestión documental. Esto es lo último, pero quizás lo más importante. Gestionar decenas de miles de documentos es sencillo técnicamente, pero hacerlo bien, de una forma ágil, rápida… no es tan fácil. No elijas el software sin ver una demostración y tener claro que te va a ayudar en tu trabajo diario, y no lo contrario. Hay algunos programas tan malos que en vez de aumentar la productividad de la empresa se convierten en una auténtica carga.

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