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La gestión documental legal es el proceso de almacenamiento, revisión, presentación, preparación, numeración, copia, digitalización y el resumen de los documentos presentados en virtud de una causa judicial. Incluso acciones legales breves generan resmas de papel que tiene que ser gestionadas.

Desde el inicio hasta la culminación de un proceso legal, todos los documentos relacionados con un caso deben ser organizados y agregados, y a esto es lo que comúnmente se le conoce como la gestión documental legal. Los documentos legales también deben ser accesibles y estar clasificados en un sistema que permita a un abogado poder localizar el documento que hagan falta, aunque no supiera que dicho documento se iba a necesitar cuando fue revisado y presentado originalmente.

El núcleo de cualquier proceso judicial es una prueba. Los documentos son a menudo una prueba crucial, sobre todo en un caso civil. Para nadie es desconocido que el registro de un proceso legal puede generar miles de páginas de documentos que necesitan ser revisados para determinar su valor probatorio, y es por ello que la gestión documental legal toma gran importancia. Los abogados son responsables no sólo de la gestión de los trámites normales que rodean un caso, como escritos y la correspondencia, sino que también debe implementar y mantener un sistema de revisión y el uso de los documentos producidos a través de solicitudes legales.

La gestión documental legal es en gran parte relacionada con la gestión de las producciones masivas de documentos que forman parte de los litigios civiles complejos. También se ocupa de la gestión ordinaria de trámites asociados con un caso. Existe toda una industria de empresas que prestan servicios a firmas de abogados para ayudar a almacenar, copiar, escanear, digitalizar, anexar mails críticos y crear bases de datos documentales y de índices de búsqueda por medio de programas especializados para la gestión documental.

El ciclo normal de gestión documental de litigios complejos incluye la recopilación de la categorización de los documentos, la numeración de cada página y el escaneado en una base de datos digital, ejecutando un programa de reconocimiento óptico de caracteres en los documentos para crear un índice de búsqueda, copia de documentos para crear grupos de trabajo, y la creación de exposiciones de material relevante.

El uso de un sistema de software como Trebol es indispensable en la gestión documental de un estudio. Esto permite a un abogado poder realizar una búsqueda de todo el texto contenido en todos los documentos. Si un problema surge en el juicio, los documentos pueden ser buscados en cualquier momento, desde cualquier computadora,  para determinar si hay algo relevante contenido en dicho documento. Por ello es que la gestión documental tiene una gran importancia en los procesos legales.

 Diversas empresas de abogados, como los estudios G.Breuer, y el estudio CSP, han confiado en Trebol para gestionar sus expedientes, digitalizar sus documentos e integrar sus mails. Lo invitamos a crear su cuenta gratuita y comenzar a organizar sus documentos en la nube.

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Más del 83% de los encuestados en un reciente estudio a nivel mundial patrocinado por Ricoh indicó que optimizar los procesos de negocio de cara al cliente no sólo podría reducir los costes, sino que también podría incrementar los ingresos en una media del 10,1%.

Los clientes insatisfechos suponen un freno para el crecimiento de las compañías. Los encuestados que han tenido experiencias negativas por culpa de errores en los procesos de las compañías de las que son clientes:

·         Son menos propensos a volver a tratar con la misma empresa (68,7%);

·         Es probable que cambien de proveedor (60,1%);

·         Es probable que recomiendan a otras personas que no hagan negocios con esas empresas (casi el 56,8%).

Cualquier iniciativa capaz tanto de reducir los costes como de mejorar los ingresos es una iniciativa ganadora, y debería ser una prioridad para los directivos de las organizaciones utilizar un software de gestión documental.  En el mercado actual, conectado y on-line, una mayor satisfacción del cliente (o una menor insatisfacción) es un requisito imprescindible para ser competitivo.

Los procesos documentales sin optimizar no sólo perjudican la relación con sus clientes, sino que también pueden hacerle perder a valiosos empleados capaces de generar ingresos, que se ven frustrados en sus funciones de atención al cliente por culpa de los errores en los procesos. El coste de sustituir al personal de ventas ha sido estimado en hasta el 200% del salario anual del empleado. Ésto no incluye el coste del tiempo y de las oportunidades perdidas mientras se encuentra a un sustituto, ni los clientes que puedan llevarse con ellos al dejar la compañía.

Trebol nos asegura una optimización en los procesos de negocio, no dude en crear su cuenta gratis  y comenzar a gestionar sus documentos de la manera mas eficiente. 

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Hay mil formas de comparar un archivo de documentos en papel, físico, con un archivo de documentos digitales, virtuales en tanto que no ocupan un espacio, pero real, en tanto que puedes leer, imprimir, enviar por mail… en definitiva, utilizarlos como los documentos físicos.

Desde el punto de vista de la seguridad, por ejemplo. Un archivo físico es más robusto que uno digital, que depende de un disco duro que puede romperse en cualquier momento (y lo hace, antes o después). Pero un archivo digital se puede copiar diariamente, completo, y ser en la práctica más seguro ya que podemos proteger las copias y almacenarlas (los discos duros) en lugares físicamente distantes (incluso en la nube) lo que garantiza la supervivencia de los documentos ante la destrucción del original. Aún no conozco a nadie que tenga su archivo en papel duplicado.

Incluso desde el punto de vista de la seguridad de “acceso”, usted desde Trebol tiene la posibilidad de dar permisos individualizados a diferentes archivos digitales para cada perfil de usuario, algo difícil de hacer con los documentos en papel. Los puede meter en un cajón con llave, o en una caja fuerte, pero no es un sistema muy flexible.

Otra comparación interesante es la utilización del espacio físico. Aquí el archivo digital gana por goleada. Nada (como mucho el espacio de un servidor) comparado con decenas de estanterías, carpetas, legajos, habitaciones polvorientas, bóvedas, cuevas… Es una de las principales ventajas de la gestión documental digital.

Pero hay otra ventaja para los aficionados al orden: la capacidad casi ilimitada de crear carpetas y subcarpetas para clasificar la información. Con la llegada de Windows, se hizo popular el sistema de archivo en carpetas con una estructura en “árbol” con diferentes niveles o ramas que se subdividían a su vez en más ramas (carpetas).

La realidad es que podemos tener varios miles de clasificadores y cientos de miles de documentos perfectamente clasificados y accesibles con solo 4 clicks de mouse. Y todo ello en un disco duro o en la nube. Es una ventaja abrumadora respecto al archivo físico.

Existen muchos casos de pérdidas de documentos por inundaciones, robos, una simple gotera o, peor aún, la incapacidad de encontrar el papel en un archivo caótico y completamente desordenado.

Se puede trabajar sin papeles. Y mejor que con ellos. Conozca la flexibilidad y seguridad que le ofrece un software como Trebol. Usted puede registrarse para comprobar los beneficios de gestionar digitalmente sus documentos.

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Actualmente la tendencia mundial tanto en las empresas como en los gobiernos es la implantación de Sistemas de Gestión Documental para el manejo automatizado de la información dentro de la organización. La razón de este cambio de mentalidad en la manera de operar se debe, fundamentalmente, a los beneficios que ofrece una oficina automatizada, una oficina sin papel, y que se traducen en: productividad, eficiencia y ahorro.

Y tan importante es el tema, que muchas empresas de investigación se han dedicado a estudiar el impacto del uso del papel en el mundo comercial. Firmas como Coopers & Lybrand, Nolan Norton Institute, Ernst & Young, Sandy Schiele y Betsy Delfosse, Lee Mantelman y Nucleus Research entre muchas otras, han publicado los resultados de sus estudios los cuales presentan estadísticas asombrosas:

·         El 90% de las tareas típicas de una empresa giran alrededor de la búsqueda y distribución de documentos en papel.

·         El 60% de los empleados invierten una hora diaria o más en duplicar el trabajo de otros..

·         El 30% del tiempo de los empleados se invierte en buscar información para hacer el trabajo..

·         El documento promedio es copiado 19 veces.

·         El 50% de los documentos que archivan las empresas son copias o fotocopias de los documentos.

·         El 7,5% de los documentos archivados en papel se pierden.

·         El 3% de los documentos están mal archivados.

·         El 85% de los documentos generados nunca vuelven a utilizarse.

Definitivamente, los números hablan por sí solos. Y esa es la razón por la cual hoy en día las empresas se preocupan por conocer el impacto real del uso, consumo y abuso del papel en sus operaciones para así cambiar la vieja manera de trabajar por un sistema más eficiente.

Un software de gestión documental como Trebol incrementa la productividad porque utiliza documentos electrónicos que hacen fluir la información rápidamente. Incrementa la eficiencia de los procesos de trabajo porque utiliza Flujos de Trabajo que permiten establecer métodos de ejecución precisos para cada tarea que se realiza, ahorrar tiempo y medir la productividad. Incrementa el ahorro, porque reduce drásticamente los costos asociados al uso de papel y materiales de impresión para la producción de fotocopias e impresiones de documentos.

Todo el problema del flujo efectivo de la información en una empresa se reduce al manejo de los papeles. Inexorablemente, la información que se genera o que se recibe viene en formato de papel; y los problemas surgen cuando la información debe llegar a los usuarios y no llega; cuando la información existe pero el que la necesita no sabe que existe; cuando se archiva indebidamente, se traspapela o sencillamente, se pierde. La diferencia entre el caos y la eficiencia viene dada por la forma en que se administran esos papeles. 

Un software de gestión documental como Trebol es una solución integral que ofrece la organización de la información, la digitalización de los documentos y el almacenamiento de adecuado de sus archivos.

Sin embargo, no siempre es fácil para las empresas asumir un cambio cultural tan radical en la operación y administración de sus documentos. Por esa razón es que hemos desarrollado una cartera de productos y servicios independientes unos de otros que facilitan a los clientes la posibilidad de adaptarlos a las necesidades reales de la empresa. Lo invitamos a crear su cuenta gratuita en Trebol y comenzar a gestionar sus documentos en la nube.

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