El webinar está dirigido por el Ingeniero Martin de la Rosa, quien para esta ocasión, trató la temática "Cómo administrar eficientemente el Sistema de Gestión de Calidad de su empresa".

Dentro del mismo se abordaron las distintas problemáticas que enfrentan las empresas al administrar y mantener actualizado un Sistema de Gestión de Calidad, y un enfoque de solución mediante la implementación del Gestor Documental Trebol.

Entre ellas podemos mencionar:

Repositorio Documental SGC

• Cómo implementar un repositorio de documentos para el SGC facilitando su acceso y consulta.
• El ciclo de Edición-Revisión-Publicación de los documentos.
• Edición y versionado en línea de documentos Microsoft Office

Proceso de Registro y Tratamiento de incidencias

• Dejar de lado papeles, planillas y/o métodos ad-hoc.
• Sistematizar el alta y tratamiento de Observaciones, Oportunidades de Mejora y No Conformidades.
• Planificación con asignación a responsables y vencimientos de ejecución.
• Verificación del tratamiento y cierre de incidencias.

Implementación de un Proceso Principal de ejemplo alcanzado por la Norma

• Paso a paso la configuración del Proceso Principal de Toma de Pedidos y Generación de Ordenes de Servicio.
• Registros de auditoría de acciones de cada responsable.
• Integración de mails con el cliente.
• Tablero de control con los pedidos discriminados por estado.

Ya sea que tu empresa se encuentre en proceso de certificación o renovación de alguna norma de Calidad, o bien simplemente pretendas hacer más eficientes los procesos, Trebol se convertirá en la herramienta de software que te hará el día a día más fácil y controlado. 

Las certificaciones ya no representarán esfuerzos extras para ordenar y poner al día los registros exigidos por la norma. Al implementar Trebol, los registros irán siendo almacenados en forma natural y ágil por todos en tu empresa. 

Mantener los registros del SGC actualizados día a día aportará valor a tu empresa para la toma de decisiones y es una de las principales razones del porque implementar Trebol.

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A continuación podrás ver online el video con el webinar completo, incluyendo las consultas del auditorio. 

El aseguramiento de la calidad – regulado por las normas ISO 9000- comporta, entre otros aspectos, importantes mejoras en los procesos internos en las organizaciones.

Cuando se hace referencia a esta norma aparecen habitualmente conceptos como beneficios asociados al incremento de la productividad por la reducción de tiempos de actividades y, por tanto de costos, a la mejora del servicio con la disminución de errores, o a una “nueva cultura corporativa”.

Cada vez se hace más evidente que no puede haber un aseguramiento de la calidad si no hay, al mismo tiempo, un sistema de gestión documental sólido que lo respalde. La documentación es el soporte del sistema de gestión de la calidad, pues en ella se plasman no sólo las formas de operar de la organización sino toda la información que permite el desarrollo de todos los procesos y la toma de decisiones.

Un sistema de gestión documental permite tener identificados los documentos asociados a los procesos de calidad, asegurar el acceso a las personas correctas, fijar los criterios de conservación, definir responsables, recolectar registros sobre los procesos productivos, y otras cuestiones.

No pasa, pues como a menudo se interpreta, solamente por “informatizar” el proceso; esto puede ser necesario y muy útil en algunos casos o totalmente insuficiente en otros. Por eso, paralelo a la norma ISO 9000 de calidad, existe la norma ISO15489 (ahora UNE-ISO 15489. Información y documentación. Gestión de documentos). Esta última norma establece los principios generales para un sistema de gestión documental. Un sistema que debe contar, en primer lugar, con el soporte y la implicación activa de la dirección de la empresa y que debe regular todo el ciclo de vida de los documentos: desde que se reciben o generan hasta que se archivan o destruyen.

Al mismo tiempo que un nuevo empleado que se incorpora a la organización recibe un “documento de bienvenida” con el organigrama, quién es quién, el manual de procedimientos, etc., también debería recibir el “Manual o Pautas corporativas de gestión documental”: dónde encontrar los documentos que debe usar para su actividad diaria, como nombrar los nuevos documentos que genera, qué hacer con el correo electrónico que recibe o envía, etc.

Así, Trebol resuelve las siguientes cuestiones, entre otras tantas:

Repositorio Documental SGC

• Cómo implementar un repositorio de documentos para el SGC facilitando su acceso y consulta.
• El ciclo de Edición-Revisión-Publicación de los documentos.
• Edición y versionado en línea de documentos Microsoft Office

Proceso de Registro y Tratamiento de incidencias

• Deje a un lado papeles, planillas y/o métodos ad-hoc. Sistematice el alta y tratamiento de Observaciones,  Oportunidades de Mejora y No Conformidades.
• Planificación con asignación a responsables y vencimientos de ejecución.
• Verificación del tratamiento y cierre de incidencias.

Implementación de los Procesos Principales alcanzados por las Normas Certificadas

• Informatización de los Procesos (acciones, documentos, roles, etc.)
• Registros de auditoría de acciones de cada responsable.
• Integración de mails con los clientes o entidades externas.
• Tableros de control.

Ya sea que su empresa se encuentre en proceso de certificación o renovación de alguna norma de Calidad, o bien simplemente pretenda hacer más eficientes sus procesos, Trebol se convertirá en la herramienta de software que le hará el día a día más fácil y controlado. 

Las certificaciones ya no representarán esfuerzos extras para ordenar y poner al día los registros exigidos por la norma. Al implementar Trebol, los registros irán siendo almacenados en forma natural y ágil por todos en su empresa. 

Mantener los registros del SGC actualizados día a día aportará valor a su empresa para la toma de decisiones y es una de las principales razones del porque implementar Trebol.

Obtenga más información en nuestro site, o bien contáctenos y lo asesoramos en su caso.

A continuación les contaremos un caso de éxito con su correspondiente problemática y la solución brindada por Trébol. 

Problemática

Como gerente de IT de una empresa petrolera líder de LATAM, Gustavo tenía una gran cantidad de objetivos por cumplir. Uno de sus grandes dolores de cabeza era tener que buscar una solución a cada uno de los pedidos para sistematizar tareas y operaciones que estaban por fuera del ERP.

Luego de cotizar customizaciones y desarrollos, se dió cuenta que el camino tenía que ir por otro lado.

El desafío era encontrar una herramienta que le permitiese definir estos procesos y evitar los altos costos y tiempos de implementación en desarrollos o agregados al ERP.

Búsqueda

Ahora el problema de Gustavo era mucho más sencillo: encontrar un único producto que permita ejecutar las operaciones de varios sectores por fuera del ERP. Lo que necesitaba era una herramienta de gestión de procesos.

Luego de buscar e investigar sobre este tipo de soluciones, seleccionó una serie de requisitos que debía encontrar para cumplir con las demandas de sus clientes internos.

• Contar con formularios para el ingreso de información altamente configurables. Uno de sus requerimientos incluía eliminar el envío de planillas para el alta de proveedores, reemplazándolas por formularios web. Es por esto que el producto debería soportar formularios complejos, con valores de diferentes tipos y dependencias entre los mismos.
• Poder definir procesos que vinculen múltiples documentos y formularios. Era imprescindible que toda esta información quede bien organizada en un único lugar y evitar tener un mar de documentos perdidos.
• Tener independencia para manejar las configuraciones sin necesitar transitar el largo camino de presupuestos adicionales por modificaciones a los procesos.

Solución

Luego de evaluar las principales opciones del mercado, Gustavo seleccionó a Trébol ya que cumplía con todos los requisitos, y además contaba con una interfaz de usuario agradable y de gran simplicidad.

 El proyecto de implementación tomó solamente de 2 meses incluyendo el análisis, configuración e implementación de 7 procesos: Solicitud de Notebook, Solicitud de Teléfonos, Solicitud de Tarjeta de Ingreso, Alta de Proveedores, Accesos a Sistemas, Pasajes de Proyectos a Producción y Alta de Usuario.

Finalmente Gustavo logró no solo cumplir con los 3 principales requerimientos de su búsqueda, sino que quedó sorprendido por el alto nivel de adaptación del producto, la flexibilidad del esquema de licenciamiento y el nivel de soporte con tiempos de respuesta mucho más bajos que los esperados.

Comience hoy a gestionar sus procesos y documentos eficientemente. Contáctenos y un consultor se contactará para relevar su escenario y ofrecer una DEMO personalizada sin costo.

Esta suele ser una pregunta muy frecuente a la hora de decidirnos y elegir una forma eficiente de organizar nuestro departamento interno.

Actualmente muchas empresas están utilizando Google Drive, o Dropbox, o mismo una carpeta compartida en la Red para gestionar archivos. Con gestionar me refiero a consultar, crear, editar, compartir, imprimir, enviar por e-mail, y cualquier otra tarea que se necesite realizar con un archivo.

Ahora bien, imaginemos cualquier empresa prestadora de servicios con varios vendedores. Cada vendedor llevando adelante sus ventas con diferentes clientes y trabajando sobre ese repositorio de archivos en la nube.

Se me vienen a la cabeza preguntas del tipo:

·        Tendremos una carpeta de archivos por cliente o una por cada proyecto? O un primer nivel de carpetas para diferenciar clientes y luego en un segundo nivel carpetas con los diferentes proyectos? 


·         Qué sucede si un vendedor crea una carpeta? Existirá alguna otra persona que posteriormente “ordene esas carpetas”? 


·         Quién puede crear nuevas carpetas? Cualquier vendedor? Solo supervisores? Se tiene un vendedor específico llamado “dueño" para gestionar cada cliente? 


·         Cómo consigo que un equipo de vendedores puedan trabajar al mismo tiempo sobre cierto proyecto?  


·         Si necesito buscar el contrato de una venta específica, como lo consigo? Busco por carpeta? Busco por nombre de archivo?

Todas estas preguntas se pueden responder y resolver teniendo soporte de un software que gestione archivos y que ofrezca otras funcionalidades. Ese software es un Gestor Documental.

Entonces, que puede ofrecer un Gestor Documental y cuáles son sus beneficios?

Gestionar documentos, no es solo gestionar archivos, sino poder gestionar cualquier tipo de información (formularios, documentos en papel, e-mails, archivos de cualquier tipo, etc.) y poder trabajar de forma colaborativa sobre las mismas.

Dejaremos de hablar de gestionar archivos, para pasar a hablar de gestión de documentos. Un documento no es más que una información en un cierto formato: formularios con campos diversos, documentos digitalizados, e-mails, archivos de cualquier tipo, etc. El software de Gestión Documental tiene que permitir gestionar cualquier tipo de documento. 

Cómo implemento en Trébol este escenario?

Aparece un concepto que nosotros consideramos clave y es PROCESO. Cualquier información relevante en una empresa está relacionada a un proceso específico. Entonces definir el proceso será el primer paso para agrupar las informaciones de forma adecuada.

Volviendo al ejemplo de la empresa con vendedores, definiremos que nuestro proceso es un Proyecto, y que dentro tendremos documentos típicos a gestionar tanto durante la pre-venta como posterior a la misma: Demanda, Propuesta Técnica, Propuesta Comercial, Contrato, Orden de Compra, Factura, Recibo.

Cuáles serán algunos de los beneficios:

Búsquedas:

• Ya no buscaremos archivos “sueltos” - Podremos buscar informaciones de procesos de venta por cualquier tipo de atributo: fecha, cliente, necesidad concreta.
• Buscar un contrato en particular también será trivial. Tendremos búsquedas implementadas por tipo de documento con los diferentes filtros por atributos definidos.

Organización:

• La información estará almacenada donde y como fue especificado.
• Todos los procesos tendrán la misma forma homogénea. 
• Las ventas tendrán todas las mismas estructuras de carpetas, sin depender de criterios arbitrarios a la hora de subir documentos. 


Colaboración:

• Definir un esquema de permisos para indicar cuales proyectos pueden ser visualizados y/o editados por vendedores específicos. 

• Compartir documentos con los clientes u otros vendedores. 


En resumen, implementar un Gestor de Documentos ordenará los departamentos de su organización y hará el día a día mucho más sencillo y eficiente.

Existirán procedimientos y reglas intrínsecamente implementadas sobre el software que mantendrán el orden documental en la ejecución de los procesos.

Comience hoy a gestionar sus procesos y documentos eficientemente. Contáctenos y un consultor se contactará para relevar su escenario y ofrecer una DEMO personalizada sin costo.

Árbol de Proceso 

Búsqueda de Documento Órdenes de Compra 

Vista de una Venta 

Existe una falta de control y organización en el flujo de pago de facturas de proveedores? Las facturas son perdidas, tiene muchos reclamos de proveedores, se pagan cuentas dos veces o de proveedores inexistentes, muchos recursos alocados en esta tarea? Entonces le sugiero continuar leyendo este artículo, puede ayudarle a encontrar la solución a esos problemas.

Resumamos a continuación las diferentes dificultades que enfrentan las empresas a la hora de gestionar facturas de proveedores.

Recepción distribuida

Las facturas llegan al sector de Pago a Proveedores por diversos medios. Los receptores o mesas de entrada de las facturas no siempre están bien identificados, o bien se encuentran distribuidos en las diferentes sucursales de la empresa, tornando un caos para unificar y enviar esa información para Pagos.

Diferentes formatos

Si la empresa no tiene formalizado el canal de ingreso de las facturas, estas acaban ingresando en diferentes formatos y medios (papel, PDF, imagen, mail, etc.). En la actualidad gracias al régimen de facturación electrónica, un 80% de facturas ya son digitales y en formato PDF. En breve esto va a tender a un 100%, lo que facilitará la implementación de una solución de IT.

Ingreso manual de datos

Una vez que las facturas son recepcionadas, en general son ingresadas a algún sistema o ERP de la empresa. Ese ingreso es realizado via Data-Entry, dedicando muchas horas de trabajo, y posibilitando errores en la carga.

Impresión para aprobación

Para la autorización de pago de las facturas, es muy común que ciertos sectores de la empresa impriman las facturas digitales para luego que sean firmados físicamente por los responsables de dichas compras. Si no son impresas, muchas veces son re-enviadas por mail. Lo que acaba sucediendo son facturas en papel en los escritorios, mails pasados por alto, y facturas sin pagar post su vencimiento.

Solución

Con Treboldocs, la empresa obtendrá en forma inmediata los siguientes beneficios:

• Unificar la entrada de facturas indicando una casilla de mail como input donde los proveedores deberán enviar las mismas en adjunto.
• Automatización de carga via OCR, evitando el trabajo de data-entry y posibles errores.
• Validación de facturas de proveedores, integrando con servicios de AFIP y otros.
• Gestionar el Workflow de aprobación previo e integración con el sistema ERP.  
• Tender a un escenario 100% digital, dejando de lado el papel y costos de impresión.
• Integración con medios de pago. 

Espero este resumen haya ayudado a conocer los puntos a atacar y despertado interés en conocer mas detalles de la solución Trebodocs.

Contáctenos para solicitar un DEMO, costos y otros detalles.